Tiden med kvitteringer, lapper og papir er over

Daglig leder i 7SENSE PRODUCTS, Max Tangen. Foto: Ludvig Juvodden

7SENSE heldigitaliserer med Agro Økonomi. Nå er lønnssystemet i skyen, og med den intuitive appen kan ansatte føre utlegg og reiseregninger uansett hvor de er. I tillegg sparer jeg penger, og regnskapsføreren sparer tid!

– Jeg var god på å selge meg inn! 

– Nei, det var ren omsorg fra vår side!

Tonen er uformell og latteren sitter løst over kaffekoppene på møterommet i Horten. Regnskapsfører Roger Hisdal og oppdragsgivere Max Tangen og Frode Stensaa i henholdsvis 7SENSE PRODUCTS og 7SENSE TECHNOLOGIES mimrer tilbake til starten av samarbeidet. Men det var nok ikke omsorgen som var avgjørende da Roger fikk jobben. 

– Da vi ansatte Roger gikk vi ned en tredjedel på regnskapsutgiftene. Jeg sparer penger og Roger sparer tid. Før hadde vi et tungrodd program som var komplisert og tidkrevende, sier Frode.

Roger vet godt hva Frode snakker om. Han har erfaring med mange forskjellige programmer, men da han startet for seg selv i 2013, valgte han å fortsette med Agro Økonomi. Han likte hvordan modulene «snakket med hverandre» og hvor fleksibelt og lett programmet var å jobbe med. 

– Jeg tok i bruk Agro nettopp på grunn av av modulsystemet. Kunden kjøper en løsning som tilpasses deres behov, sier regnskapsføreren. 

Effektivt og ryddig

Roger sitter på huset sammen med Max og Frode. Han liker det sånn, han føler han får fanget opp mye ved å være i nærheten selv om alt foregår digitalt. Å holde seg oppdatert kan være utfordrende, men det er viktig. Derfor heldigitaliserer de nå med ny app for lønn og regninger. 

Tiden med utskrifter, kvitteringer, lapper og papir er over. Noe som har resultert i et mye ryddigere og mer effektivt system. Det er likevel godt å dele kontor når han er eneste ansatt i eget regnskapsfirma. 

– Det er veldig ålreit å være her selv om bilagene kommer inn i dokumentsenteret digitalt. Etter at vi begynte med det, har det nesten ikke vært en eneste purring her. Vi innførte det digitale dokumentsenteret for et par år siden. Før det hadde vi papir, da er det fort gjort at ting glipper», sier Roger.

Nå sender han bare mail til Max og Frode som sitter på kontorene over gangen og ber dem gå inn og godkjenne. Fra sine plasser skriver Max og Frode inn prosjektnummer og eventuelle kommentarer på fakturaene før Roger legger dem inn til betaling. Tid og penger spart. 

–  Det funker veldig bra. Det er et godt samarbeid, sier de enstemmig.

Vegar viser frem appen han bruker dagelig for lønn og utlegg. Foto: Ludvig Juvodden

Ny lønnsmodul

Særlig den nye appen for lønn og regninger har blitt populær. Med Tripletex er lønnssystemet i skyen, og med den intuitive appen kan ansatte føre utlegg og reiseregninger uansett hvor de er.

I dag er det riktignok liv på kontoret, men det er flere som stadig er på reise, og mye av arbeidstiden tilbringes i bilen, på hoteller og andre steder enn i lokalene ved vannkanten i Horten. Da har de tatt i bruk appen som gir god oversikt og forenkler arbeidsprosessene. 

– Det har vært en positiv erfaring. Foreløpig er det Vegard som har brukt den mest, forteller de. 

Vegard Steinstø jobber som «Sales & support engineer» for Max og blir humoristisk omtalt som app-eksperten. Noen ekspert trenger man dog ikke å være, for appen i seg selv er intuitiv og praktisk ifølge Vegard selv, som har slått seg ned ved bordet. Han tar frem mobilen og viser appen han bruker daglig. Spesielt på reiser.

–  Denne appen er veldig fin og gir meg full oversikt over lønn og utlegg. Jeg er glad jeg slipper å printe ut. Jeg har ofte utlegg. Når jeg får en digital kvittering nå, kan jeg bare legge den direkte inn i appen istedenfor å printe ut. Når det gjelder  papirkvitteringer bruker jeg bare bildefunksjonen på mobilen for å registrere, så henter den ut dato og sum og utleggene. Jeg trenger bare å velge ut kategori. I tillegg ser jeg alle lønnslippene i appen, og jeg får varsling på telefonen. Utleggene blir utbetalt via lønn, og alt dette finner jeg oversiktlig i appen, sier Vegard. 

Les mer: Lønn og reiseregning i Agro

Heldigitaliseres

Sjefen selv har også blitt glad i appen.

– Den har også et system for reiseregninger. Hvis du for eksempel har kjørt fra Horten til Røros så bare skriver du inn «Horten Røros», så regner appen ut akkurat hva du skal ha, slik at du får eksakt på meteren. Det er et trygt system, sier Max. 

Å holde seg oppdatert kan være utfordrende, men det er viktig ifølge Frode. Han legger vekt på at selv om Vegard var førstemann ut, skal alle ansatte bruke appen. 

–  7SENSE skal heldigitaliseres. Det er viktig å være oppdatert og ikke minst miljøvennlig, sier Frode. 

Prøv Agro Økonomi gratis

– helt uten forpliktelser!

God utvikling

Roger som har brukt Agro Økonomi siden 2009, kjenner systemet ut og inn og mener appen er en effektivisering av programmet. Men mye skjer på 11 år, og det er stadig forbedringer og endringer i dagens digitale samfunn. Det krever sin mann å holde tritt. Man må alltid være på ballen. 

– Agro har fulgt med i utviklingen opp gjennom disse årene, men utbedringene har vært lettfattelige og gode. Noe smågrums har det kanskje vært, men det har alltid blitt løst», sier Roger.

Les også: Gårdsregnskapet ble enklere og billigere med skyløsning

Skyløsninger

For det er liten tvil om at verden blir mer og mer digital og utviklingen går raskt framover. Det meste effektiviseres og forenkles.

–  Da vi engasjerte Roger hadde vi ikke skyløsning, da var det server. For oss som er så mye på reise er det åpenbart at skyløsningen fungerer veldig bra. Før måtte jeg gjøre alt fra kontoret, nå kan jeg gjøre det fra hotellet, en bensinstasjon eller bilen. Server var knotete, det er mye bedre nå, sier Max.

Så da har han kanskje litt bedre tid når gjengen på 7SENSE møtes på kontoret. I stedet for å lete fram gamle kvitteringer og timelister, printe ut og holde oversikt, har apper, moduler og regnskapsprogram gitt dem tid til en ekstra kopp kaffe, sosial omgang eller ren omsorg på møterommet i Horten.