Skybasert bokføring i koronaens tid

Til vanlig møtes regnskapsfører Roger Hisdal (til venstre) og kunde Max Tangen (til høyre) i 7Sense sine lokaler i Horten. Men fra hjemmekontor fungerer det helt fint å opprettholde god kontakt via nettmøter og gode skyløsninger. Foto: privat

– Joda, her er det «business as usual». Alt ligger jo i skya uansett, sier en fornøyd regnskapsfører Roger Hisdal fra sitt hjemmekontor. Med skybaserte løsninger fra Agro Økonomi går arbeidsdagene nesten som før selv i koronaens tid.

Det spraker litt i lyden og bildet fryser av og til, som det jo gjør når halve Norge sitter på hjemmekontor og forsyner seg av den tilgjengelige nettkapasiteten. Men det er god stemning, og Roger har akkurat koblet seg på det Office-baserte digitale møterommet Teams hvor han daglig holder kontakt med sine kunder.

– Jeg er jo kjent for å være litt «på», ler han når han beskriver seg selv.

Roger Hisdal har drevet enkeltpersonforetaket Hisdal Regnskap siden 2013, og har drøyt 40 faste kunder. En av de største kundene er teknologi- og konsulentselskapet 7Sense.

– Vi er godt vant med regnskapsføreren vår, sier daglig leder i 7Sense, Max Tangen.

Han forklarer at Roger vanligvis sitter fast ute i 7Sense sine kontorlokaler både en og to ganger i uken. Nå er det andre tider.

Max Tangen er daglig leder i 7Sense Products. Nå tar han og alle andre ansatte i bedriften sin del av samfunnsansvaret og jobber hjemmefra under korona-krisen. Foto: privat

Leverer produkter til landbruket

Teknologiselskapet 7Sense ble etablert i 1988, og i 2014 begynte de å utvikle produkter for landbruket, basert på sensorteknologi.

– Vi reiser rundt på norske gårder og fanger opp bøndenes behov. Vårt mål er å gjøre bondens hverdag enklere ved å automatisere manuelle operasjoner, sier Max Tangen fra sitt hjemmekontor.

Ved å bruke sensorikk, altså å automatisere menneskelige sanser som å se, oppfatte, høre eller lukte, har selskapet blant annet utviklet et produkt for landbruket som brukes til å overvåke vanningsvogner.

Alt i ett program

Roger Hisdal har brukt regnskapssystemet Agro Økonomi siden han startet bedriften sin for sju år siden.

– Jeg bruker Agro fordi da får jeg alt jeg trenger i ett program. Det er både tidsbesparende og økonomisk gunstig for meg å kun forholde meg til ett system, sier regnskapsføreren.

Han kjenner systemet godt, og bruker daglig de fleste modulene.

– Agro har egne moduler spesielt tilpasset landbruket, men systemet fungerer helt fint for alle andre typer kunder også, sier Roger.

På kontoret til Roger Hisdal går dagene nesten som normalt. De kundene han ikke får truffet fysisk, holder han kontakt med over nettmøter. Foto: privat

Praktisk med alt i sky

– Nå som fakturamodulen og dokumentsenteret ligger i skya er hverdagen enda enklere for meg, sier Roger.

Han forklarer at han ikke lenger trenger å ha stående en fysisk server på kontoret, som krever både plass og vedlikehold.

Agro24 er en nettbasert løsning for faktura, timeføring, dokumentmottak og regnskapsrapporter. I tillegg kjøres lønn via skyløsningen, Tripletex, som er sømløst integrert i Agro Økonomi. Systemet sørger for at alt er tilgjengelig uansett om du logger deg på fra mobil, nettbrett eller datamaskin.

– Jeg har vist mine kunder hvordan de laster opp alt av bilag elektronisk, så det fungerer veldig fint, sier Roger.

Jeg bruker Agro fordi da får jeg alt jeg trenger i ett program. Det er både tidsbesparende og økonomisk gunstig for meg å kun forholde meg til ett system.
– Roger Hisdal, Hisdal Regnskap

Han er glad for at de nå under de spesielle omstendighetene ikke trenger å føre bilag på papir, stemple og godkjenne slik de gjorde før i tida.

– I praksis kan jeg jobbe akkurat som før, sier Roger.

Tett digitalt samarbeid

Max humrer litt fra sin side av den delte skjermen i Teams-møtet.

– Jeg husker jeg opplevde at fakturaen «forsvant» når jeg sendte den ut til kunder som vedlegg på e-post. Det var nok tryggest å sende papirfaktura i posten. Da ble den betalt, sier han.

Roger bekrefter at det fort kan bli mye rot også i digitale systemer.

– Før «fløyt» det fakturaer overalt, noe lå på mailen, noe lå inne i nettbanken som e-faktura og noe kom som papir i posten. Det var nesten umulig å holde oversikt, sier regnskapsføreren.

Nå har 7Sense sluttet helt med papirfakturaer. Alt går som EHF-faktura, rett inn i Tripletex dokumentsenter som er tilgjengelig inne i Agro Økonomi. Og Max liker å ha full kontroll.

– Nå har jeg tilgang til alt, enten jeg er på kontoret, på reise eller på hytta. Det gjør det enklere for meg å ha oversikt, sier Max.

Fornøyde med Agro Økonomi og Tripletex

Høsten 2019 kartla Hisdal og 7Sense markedet for skybaserte regnskapssystemer, og gjorde en gjennomgang av mulighetene. De landet på at de ville fortsette å bruke Agro Økonomi. Først og fremst fordi de opplever å få dekket alle behov med kun ett system.

– Den siste versjonen av Agro er det beste fra to verdener. De har beholdt årsoppgjør og skatt som alltid har vært svært gode moduler i Agro og kombinert det med lønn og dokumentsenter fra Tripletex, legger Roger til.

Det hundre prosent skybaserte regnskapssystemet Tripletex er ansvarlig for driften av Agro Økonomi, og mange av funksjonalitetene dra dette systemet har derfor kommet Agro-brukerne til gode.

Både Roger og Max trekker også frem den gode kundeservicen de får hos Agro Økonomi.

– Vi har for eksempel en del utenlandske kunder som stiller andre krav til utforming av fakturaer enn de norske kundene, sier Max. Da har Agro Økonomi respondert kjapt og ytt svært god service.

Kaffekoppen er viktig

Selv om hverdagen går sin vante gang, og det fungerer godt for både regnskapsfører og kunde å holde kontakt digitalt, foretrekker de begge fysiske møter.

– Men vi sparer jo en del penger på at Roger ikke sitter hos oss og drikker kaffe hele tiden da, ler Max.

Han blir mer alvorlig når han understreker at Roger er en god sparringspartner for forretningsdriften og at han sitter på mye kunnskap som er verdifullt for de ansatte.

Roger bekrefter at mange av hans kunder setter stor pris hans oppfølging.

– En av mine nyeste kunder er helt «i skyene» over at jeg kommer innom på en kaffe og svarer på spørsmål, ler regnskapsføreren.

Den svært treffende metaforen bringer oss kjapt tilbake til den aktuelle korona-krisen. Det blir flest skybaserte kaffemøter nå.

– Jeg tror tider som dette tvinger frem gode digitale løsninger, avslutter Max.