Kom i gang

Last ned pdf

Installasjon, oppstart og sikkerhetskopiering

Velkommen som bruker av Agro Økonomi
Hele programpakken inneholder moduler for regnskap, budsjett, faktura, lønn og skatt/selvangivelse.
De forskjellige modulene av Agro Økonomi kan kjøpes og brukes enkeltvis, eller sammen (budsjettprogrammet forutsetter at regnskapsprogrammet er i bruk). Dersom du har en (eller flere) av modulene kan du enkelt oppgradere med nye moduler. Ta kontakt via telefon, epost eller hjemmesiden www.agro.no dersom du har behov for flere av modulene i Agro Økonomi.
De delmodulene du ikke har kjøpt lisens til, vil fremkomme som demoversjoner. Demoversjonene har enkelte begrensninger, blant annet begrenset mulighet til utskrifter. På de aller fleste områder vil likevel demoversjonene være kjørbare, og alle data som du legger inn i en demoversjon vil du ta med deg videre dersom du senere velger å kjøpe lisens.

Installasjon

Nedlasting av Agro Økonomi

Linken som starter installasjonen av Agro Økonomi finner du på www.agro.no. Vi anbefaler at du leser gjennom det som står her før du setter i gang installasjonen.

Før du starter nedlasting og installasjon er det viktig å være klar over følgende:

  • Agro Økonomi er et windows-basert program.

Installasjonen foregår på følgende måte:

  • Start nedlastingen ved å gå til www.agro.no. Velg ‘Kundesider’ og ‘Nedlastinger’. Velg Agro Økonomi nedlasting og ‘Last ned PC-versjon’. Du vil få spørsmål om hva du vil gjøre med nedlastings-filen. Vi anbefaler at du velger ‘Kjør’. Dersom du får sikkerhetsadvarsel fra Windows (eller annen antivirusprogramvare) om kjøring av usikre filer, må du bekrefte med ‘Kjør’ en gang til. Evt. må du velge ‘Handlinger’ og ‘Kjør likevel’.
  • Nedlastingen starter, og etter kort tid vil du få frem et installasjonsbilde med teksten ‘Laste ned Agro Økonomi’. Klikk knappen ‘Start’ i dette bildet.
  • Nå starter selve hoved-nedlastingen av programmet. Dette vil kunne ta noe tid, selvsagt avhengig av din internettforbindelse. Bildet har en indikator som viser framdriften av nedlastingen. Har du for dårlig internettforbindelse, kan du få tilsendt CD fra Agrodata.
  • Når nedlastingen er fullført starter selve installasjonen. Du vil få spørsmål om hvilken stasjon du vil installere på. Vi anbefaler sterkt at programmet installeres direkte på stasjonen, og ikke i en undermappe. Velg stasjon og klikk ‘Start’. De nedlastede filene pakkes nå ut og installeres på valgt stasjon.

Første oppstart av Agro Økonomi

  • Agro Økonomi starter nå automatisk.
  • Du vil bli bedt om å oppgi navn og første regnskapsår (= det eldste året du planlegger å legge inn data for). Programmet vil da opprette en klient nr. 001, med det navnet du legger inn. Navnet kan endres senere, hvis behov.
  • Du får deretter anledning til å registrere brukerID og passord for pålogging. Standard-valget er imidlertid at du velger å komme direkte inn i programmet uten pålogging. Dersom du velger pålogging, kan brukerID for eksempel være forbokstavene i navnet ditt (fritt valg, men minimum 2 tegn.), og brukernavn kan være hele navnet ditt. Passord er frivillig, og du kan, om du vil, la dette feltet stå tomt. Du bør notere din valgte brukerID og evt. passord. Du kan senere også registrere flere brukerkontoer, dersom det er flere som benytter programmet.

Registrering av lisensinformasjon

  • Nå vil du få spørsmål om du vil registrere lisens, eller om du vil kjøre demo. Dette spørsmålet vil komme ved hver oppstart, inntil du har lagt inn lisensinformasjon. Det er ingenting i veien for at du først velger ‘demo’, dersom du ønsker å se hvordan programmet fungerer før du legger inn lisenskoden. Detaljert informasjon om inntasting av lisens, finner du i lisensbrevet som sendes deg fra Agrodata etter bestilling.

Du vil senere kunne starte programmet ved å:
– benytte snarveien som normalt blir opprettet automatisk (agro6\bin\agro.exe)
– gå til Start -> Alle programmer -> Agro Økonomi 6 -> Agro Økonomi

Registrere opplysninger om klienten (firmaet ditt)

1

  1. Velg Klient fra menyen til venstre i skjermbildet. Klient er et valg under hovedmenypunktet Startside.
  2. Klikk ‘Endre’-knappen for å registrere klientopplysningene dine, som f.eks. adresse, organisasjonsnummer mv. Org.nr. må registreres fortløpende, uten mellomrom, på følgende måte: “NO999999999MVA”. “NO” står for Norge, etterfulgt av 9 siffer og evt. “MVA” til slutt dersom klienten er registrert i merverdiavgiftsregisteret. Velg også selskapstype.
  3. Klikk gjerne på flikene for Telefon og Tilleggsopplysninger. Her kan du registrere ytterligere opplysninger. Brukere av lønns- og fakturamodulen må registrere klientens/arbeidsgivers bankgironummer. eller klikk på ‘Lagre’-knappen.
  4. Lagre klientopplysningene med F12 eller klikk på ‘Lagre’ -knappen.

Første gangs oppstart

2

Ved lagring av klientopplysningene føres du automatisk til menyvalget ‘Første gangs oppstart’. Dette valget kan du ellers finne under mappen ‘Klient’ i menyen til venstre. De fleste av aktivitetene her er knyttet til regnskapsdelen av programmet, og kan derfor utelates dersom du ikke skal føre regnskap i Agro Økonomi.
Punkt 1 må imidlertid gjennomføres for alle program-moduler:

  1. Velg Kontoplan

For alle klienter må det velges en kontoplan (også dersom du bare skal bruke f.eks. Faktura eller Lønn). Kontoplanen er “ryggraden” i økonomisystemet.
Når du klikker på ‘Velg kontoplan’ få du en oversikt over 6 alternative morkontoplaner:
Landbruk, Forretning, Fiske, Forsøksring, Idrettslag og Forening.
Velg den kontoplanen du ønsker (du kan kun velge en). Velg i tillegg avdeling/driftsgren i boksen under kontoplanalternativene. Landbruk og Forretning har her flere alternativer.
Klikk til slutt ‘Lag kontoplan’.

3

Hvis du ikke skal bruke regnskapsmodulen, kan du nå gå videre til punkt 5, Godkjenne oppstart. Punktene 2-4 er beskrevet i ‘Kom i gang Regnskap’.

Dersom du vil opprette flere klienter, går du tilbake til Klient og taster INSERT eller klikker på ‘Ny’-knappen . Etter at du har lagret klient 2, må du velge klienten ved å dobbeltklikke på klientens navn i klientoversikten (til venstre for registreringsbildet). Klientnavnet kommer da frem i tittellinjen til programmet, helt øverst i bildet. Du blir deretter ledet til ‘Første gangs oppstart’ for denne klienten.
Se videre veiledning i brukerheftene for de enkelte modulene.

Sikkerhetskopiering

Du kan sikkerhetskopiere den klienten du arbeider med fra menyvalget Agro | Sikkerhetskopi (fra den vannrette toppmenylinjen).

4

Du vil også få tilbud om sikkerhetskopiering ved avslutning av programmet. Da foreslås det å ta sikkerhetskopi av alle klienter som har vært i bruk i siste arbeidsøkt. Her kan du også velge å ta kopi av klientregisteret (navn, adresse etc. for alle klientene dine). Det er særlig nyttig dersom du har mange klienter. Huk da av for ‘000 Fellesregister’. Kryss av for klienten(e) du vil kopiere og klikk på knappen “Utfør sikkerhetskopi”. Vent til du får en bekreftelse på at sikkerhetskopiering er utført.

Sikkerhetskopiene lagres i mappen agro6\db\backup (også dersom du ikke krysser av for noen av de 3 alternativene til høyre i dialogen). For å oppnå reell sikkerhet bør du krysse av for ‘Ekstra sikkerhetskopi lokalt’ og bruke den gule mappe-knappen for å velge f.eks. usb minnepenn eller ekstern harddisk. Vi anbefaler at du sjekker at valgt katalog har mottatt filene. Dersom du bruker minnepenn anbefaler vi at du veksler mellom flere penner, og at du flytter pennene til et sikkert sted borte fra PC-en.

Du kan også sende sikkerhetskopi på epost (til f.eks. regnskapsfører, revisor..) eller til deg selv, som en ekstra backup.

Vi kan også tilby lagring av sikkerhetskopiene dine på internett. Velg da ‘Online sikkerhetskopi’. Første gang du bruker rutinen blir du bedt om å velge et passord. Sikkerhetskopien blir lagt på en ekstern server på internett, sikret med ditt selv-valgte passord. Dataene er kryptert og kan kun hentes ut ved hjelp av passordet. Ta derfor godt vare på dette! Skulle du trenge å gjenskape en sikkerhetskopi på en ny pc (etter et havari), trenger du din lisens til Agro Økonomi + passordet for online sikkerhetskopi. Du kan fritt lagre inntil 1 GB uten ekstra kostnad. En gang i mellom bør du i tillegg ta kopi av hele agro6-mappen, bl.a. for å inkludere lisenser og evt. spesialtilpassede rapporter. Ved evt. pc-kræsj, er inn-kopiering av agro6-mappen den raskeste måten å komme i gang igjen på.

Forklaring til sikkerhetskopi-filene (gjelder for alle metodene som er beskrevet over):
Det lages 2 filer for hver klient: DATA001-G01.zip og Arkiv001.zip (for klient 001). Data-filen inneholder alle registrerte data for klienten (unntatt navn, adresse etc.) for alle moduler og alle år, inkl. evt. dokumentdatabase (skannede dokumenter). Betegnelsen ‘G01’ betyr ‘generasjon 1’. Det lagres 10 generasjoner filer. Dvs. at når du lagrer kopi nr. 11 overskrives kopi nr. 1. Arkiv-filen inneholder rapporter og annet som er lagret i mappen agro6\arkiv\arkiv001.
Dersom du har krysset av for ‘000 Fellesregister’ får du i tillegg filen AG-G01.zip. Denne inneholder data fra klientregisteret (navn, adresse, org.nr. etc.)

Sikkerhetskopien genereres av et tilleggsprogram til Agro Økonomi, kalt Agrofix (jobber i bakgrunnen). Agrofix kan startes direkte ved å gå til Start -> Programmer -> Agro Økonomi versjon 6 (eller fra snarvei på skrivebordet). Agro Økonomi og Agrofix kan ikke kjøres samtidig (unntatt for server-installasjoner).
Dersom du får behov for å legge tilbake en sikkerhetskopi, må du starte Agrofix direkte.
Velg Gjenskape og marker klienten som skal gjenskapes.

5

  1. Hente fil fra lokal lagringsplass:
    Kryss av for ‘Lokalt’ under ‘Velg område’.
    Filer fra standard backupkatalog (agro6\db\backup) vises i ruten oppe til høyre. Filer fra andre lagringsplasser hentes med knappen ‘Velg annen’.
    Sjekk at filen har ønsket dato.
    Dobbeltsjekk at du har valgt riktig fil i ruten ‘Detaljer om valgt sikkerhetskopi’.
    Velg ‘Utfør gjenskape’.
    Du får en melding/kvittering når gjenskapingen er fullført.
    Vær oppmerksom på at alle data for valgt klient vil bli overskrevet av dataene som ligger i den filen som gjenskapes (alle år og alle moduler).
    Det er mulig å gjenskape til et annet klientnummer enn det som ligger i filen. Du får da en ekstra varsling.
  2. Hente fil fra online backup:
    Kryss av for ‘Online’ under ‘Velg område’. Du vil da bli bedt om å oppgi online passord, dvs. det passordet du brukte første gang du valgte online sikkerhetskopiering. Sjekk at filen har ønsket dato. Dobbeltsjekk at du har valgt riktig fil i boksen ‘Detaljer om valgt sikkerhetskopi’. Velg ‘Utfør gjenskape’. Du vil få en melding/kvittering når gjenskapingen er fullført.

Flytte Agro Økonomi til ny pc

Dersom du skal flytte Agro Økonomi til ny pc, skjer det enklest ved å kopiere hele mappen ‘agro6’ og lime inn på den nye pc-en. Da flyttes både programfiler, lisenser og data, og det gjenstår bare å opprette snarveier (agro6\bin\agro.exe + agro6\bin\agrofix.exe).

Last ned pdf

Agro Økonomi Regnskap

Velkommen som bruker av Agro Økonomi Regnskap.
For informasjon om installering av programmet, se heftet “Installasjon, oppstart og sikkerhetskopiering”.

Første gangs oppstart

Når klienten er valgt, vil en undermappe under ‘Klient’ med navnet ‘Første gangs oppstart’ vises i den loddrette menyen til venstre:

1

I denne mappen finner du operasjoner du bør gjennomføre ved oppretting av en ny klient. Det er 5 forskjellige aktiviteter, som må gjennomføres i kronologisk rekkefølge. Etter hvert som du gjennomfører aktivitetene, vil de bli merket som utført («Ok»).

Punkt 1 ‘Velg kontoplan’ gjennomføres før du går videre. De andre aktivitetene kan du evt. gjennomføre senere. Hvis du er usikker på om du er ferdig, skal du ikke velge punkt 5 ‘Godkjenn oppstart’. Dette vil nemlig fjerne ‘Første gangs oppstart’ fra menyen. Til venstre i skjermbildet, under de 5 punktene, finner du tips til utføring av de enkelte aktivitetene.

Velg Kontoplan (1)

2

For alle klienter må det velges en kontoplan. Kontoplanen er “ryggraden” i økonomisystemet.
Når du klikker på ‘Velg kontoplan’ få du en oversikt over 6 alternative morkontoplaner:
Landbruk, Forretning, Fiske, Forsøksring, Idrettslag og Forening.

Velg den kontoplanen du ønsker (du kan kun velge en). Velg i tillegg avdeling/driftsgren/selskapsform i boksen under kontoplanalternativene. Landbruk og Forretning har her flere alternativer. Klikk til slutt ‘Lag kontoplan’.

Hvis du skal opprette flere klienter, er det mulig å kopiere kontoplan (evt. også reskontro) fra en annen klient.

Registrer kunder og leverandører (2)

3

Her registrerer du kunder og leverandører i reskontro, og åpningsverdier (krav eller gjeld pr. 1.1.) til disse. Alle kunder og leverandører som har inngående saldo må registreres her (andre kunder og leverandører kan du registrere senere).

Kunder registreres med kontonr. fra 10000 og oppover. Leverandører fra 20000 og oppover. Tast INS for å legge til en ny kunde eller leverandør. Dersom markøren står på en kundekonto, vil du få forslag til ny kundekonto. Tilsvarende for en leverandør.

Hver kunde og leverandør kan registreres med mange forskjellige opplysninger, men i denne omgang er det tilstrekkelig å registrere navn, org.nr. (krav for leverandører) og inngående saldo. Du kan finne mer informasjon om reskontroopplysningene (og mye annet) i Hjelp-funksjonen i programmet. Velg Hjelp | Emner i hjelp -> Indeks/Stikkord eller Søk.

I den nedre delen av bildet, vil du se at programmet beregner hvor mye som skal overføres til konto 1500 (Kundefordringer) og 2400 (Leverandørgjeld) i hovedbok.

Registrer åpningsverdier i hovedbok (3)

4
5

I dette bildet registrerer du inngående regnskapsverdier (saldi pr. 1.1.) for balansekonti. Alle balansekonti fra valgt kontoplan kommer fram, og du kan registrere mengde og beløp på de konti som skal ha saldo. Hver konto blir vist med kontonr, avdeling og evt. prosjekt.

Merk at:

– varelagerkonti bør registreres med både saldo og mengde.
– gjelds-saldi skal alltid registreres med minus-fortegn.
– konti for kundefordringer, leverandørgjeld og egenkapital blir postert automatisk. Saldo for disse vises nederst i bildet.

Du vil sannsynligvis ha bruk for å legge til nye konti i oversikten. Dette kan gjøres på 3 forskjellige måter:

  1. Hente fra kontoplan/ morkontoplan (anbefales). Tast F4
    for å slå opp i kontoplanoversikten. Klikk på ‘Vis morkontoplan’, og bla deg fram til aktuell konto. Merk konto, evt. flere konti samtidig, og klikk på ‘Kopier konti’. Aktuelle konti blir innlagt i egen kontoplan. Klikk på ’Skjul morkontoplan’. Merk den nye kontoen i lista til venstre, og tast
    for å hente konto. Dersom du har valgt en varelagerkonto som har produktkoder, må du velge fra lista som kommer fram.
  2. Lage ny konto manuelt. Denne metoden er aktuell dersom du skal opprette flere konti for bankinnskudd, lån etc. Plasser markøren på den kontoen du vil at ny konto skal etterfølge, og tast INS, evt. klikk på knappen ‘Ny konto’. Et bilde for registrering av ny hovedbokskonto kommer fram, og nytt kontonummer blir foreslått. Se hjelpeemnet Vedlikehold Hovedbok for informasjon om de forskjellige feltene som skal fylles ut. NB: Det vil aldri være aktuelt å benytte annen avgiftskode enn 00 på balansekonti.
  3. Ny avdeling/prosjekt. Dersom du allerede har aktuell konto i bildet, men trenger samme konto på en annen avdeling, evt. med et annet prosjektnummer, benytter du denne metoden. Plasser markøren på aktuell konto, og klikk på knappen merket ‘Ny avd./prosjekt’. Registrer avdeling/prosjektnummer for den nye kontoen, og bekreft med ‘Ok’.

I den nedre delen av bildet ser du overføringer til konto for kundefordringer og leverandørgjeld på grunnlag av registrerte åpningsverdier i reskontro:

6

Denne overføringen skjer automatisk, og du skal ikke registrere saldo på disse manuelt.
Bildet viser også utregnet egenkapital postert på konto. Dersom du benytter andre egenkapitalkonti enn det programmet foreslår, registrerer du saldo på disse manuelt.

Skriv ut dokumentasjon (4)

Når du har registrert åpningsverdier i reskontro og hovedbok, vil det være naturlig å ta en utskrift av disse slik at du lettere kan kontrollere at det som er registrert er korrekt.

Godkjenn oppstart (5)

Når du har valgt kontoplan, registrert åpningsverdier, og kontrollert at disse er korrekte, kan du godkjenne ‘Første gangs oppstart’. Mappen vil da forsvinne fra funksjonslisten. Dersom du senere får behov for å endre åpningsverdier, kan mappen hentes fram igjen ved å velge Agro|Oppsett|Klient|Vedlikehold og krysse av for ’Vis første gangs oppstart’. Etterpå må du gå til klientoversikten og velge klienten på nytt.

Registrere et nytt bilag

1. Velg Regnskap | Bokføring fra funksjonslisten til venstre.

2. Bilagsserien ‘Vanlige bilag’ er forhåndsvalgt.

3. Vi anbefaler å bruke tastatur istedenfor mus ved bokføring. Beskrivelsen videre fokuserer derfor på det.

4. Tast INS, evt. klikk på knappen for ‘Nytt bilag’ for å registrere et nytt bilag. Bilagsnr. velges automatisk, og markøren står nå i feltet ‘Dato’.

5. Dato tastes med fire siffer, uten skilletegn. Eks: 4. juli tastes ”0407”. Fortsett med ENTER. Feltet Periode (‘Per’) settes automatisk lik måneden i datofeltet0400. Dette kan avvikes ved manuelt å endre feltet.

7

6. Legg inn en bilagstekst som sier noe om innholdet i bilaget. Hvis du ikke taster inn tekst, vil kontonavnet fra linje 1 automatisk hentes inn som bilagstekst. Tast ENTER for å gå videre.

7. Tast kontonummer for kostnaden eller inntekten du skal bokføre. Feltet inneholder 4 tegn for konto + 2 tegn for avdeling. Dersom din kontoplan kun har 1 avdeling velges denne automatisk (f.eks. avd. 70 i forretningsregnskap). Dersom du skal ha en annen avdeling enn den som foreslås tastes dette med punktum eller komma som skilletegn. Eks: Konto 6600, avdeling 20, taster du ‘6600,20’.

8. Tast ENTER for å bekrefte kontonummer. Kontonavn og avgiftskode blir hentet fra kontoplanen, og markøren flytter seg til feltet ‘Beløp’.

Du kan slå opp i kontoplan (F4) og reskontrobok (F3) dersom du ikke husker kontonummeret. Se emnet Bokføring under ‘Hjelp’ for mer informasjon om dette, eller tast F1.

9. Hvis du har behov for å bruke annen avgiftskode enn den som kommer fra kontoplanen, kan avgiftskoden endres. Bruk PIL ← for å flytte markøren til feltet ‘Avg’. Oversikt over tilgjengelige avgiftskoder finner du under Registre | Avgift…

10. Legg inn beløp. Positivt beløp for debet, og negativt for kredit. Konti som normalt skal ha kreditposteringer (inntektskonti) vil få ‘-‘ som forslag til fortegn. Fortsett med ENTER.

11. Legg merke til at evt. mva. blir beregnet automatisk, og kommer fram i egne felt nederst i bildet. Bilagsdifferanse blir vist nederst til høyre, og må være 0 før du kan lagre bilaget. Mva-beregningen settes automatisk til Brutto. Mva-beløpet vil da bli trukket fra det beløpet du har tastet. Ved å taste CTRL + N (hvor som helst i bilaget) settes mva-beregningen i bilaget til Netto. Mva-beløpet blir da regnet i tillegg til beløpet du har tastet.

12. Tast ENTER for neste linje i bilaget. Ønsker du å taste inn mengde, prosjekt eller linjetekst taster du isteden pil høyre →.

13. Du er nå i kontonummerfeltet i linje 2, og fortsetter fra pkt. 7. med neste bilagslinje.

14. Når du skal registrere siste bilagslinje for bilaget, kan du gjøre deg nytte av programmets automatiske funksjoner for avslutning av bilag:

a) Kontantbilag (betalt med kontanter el. bankkort):
Dersom bilaget blir betalt fra ‘mest brukte betalingskonto’, taster du ENTER når markøren står i feltet for kontonummer, uten å registrere kontonummer først. ‘Mest brukte betalingskonto’ (kan endres under Agro|Oppsett|Klient|Regnskap| Bokføring) blir hentet, og bilagsdifferansen blir plassert i beløpsfeltet. Hvis bilaget blir betalt fra annen konto, taster du inn kontonr. Når markøren kommer til beløpsfeltet, taster du F9 eller / for å saldere bilaget. Bilagsdifferansen blir plassert i beløpsfeltet.

b) Kredittbilag (betalt over bank): Avsluttes mot reskontro: Tast kontonummer hvis du husker det. Alternativt skriv de første bokstavene i navnet eller tast F3. Her kan du også opprette nye reskontrokonti. Når markøren kommer til beløpsfeltet, taster du F9
eller / for å saldere bilaget. Bilagsdifferansen blir plassert i beløpsfeltet.

15. Tast F12 eller * for å lagre bilaget. Bildet blir tømt, og neste bilagsnummer blir foreslått. Fortsett med neste bilag fra pkt. 4.
Dersom bilagsdifferanse ikke er 0, vil du få melding og må sjekke beløpene.

Vi har nevnt en del hurtigtaster i beskrivelsen over. Du finner en samlet oversikt over disse nede til høyre i bokføringsbildet:

8

Mer detaljer om bokføringsbildet

Bildet hentes ved å velge Regnskap – Bokføring fra funksjonslisten. Her foregår all bilagsregistrering. Eventuell korrigering av tidligere førte bilag gjøres også her.
Bildet er todelt:
Den øvre delen av bildet viser en oversikt over registrerte bilag. Du kan bla fram og tilbake i listen, og du kan velge ut bilag som du ønsker å se nærmere på. Den nederste delen av bildet benyttes ved registrering av nye bilag, og ved korrigering av bilag.

Bilagsserie

Bilagene kan registreres i ulike nummerserier, kalt bilagsserier. Det anbefales først og fremst ved store bilagsmengder. For å opprette nye bilagsserier, velg knappen ‘Bilagsserier…’ øverst i bildet:

9

10

Bilagsserien aktiveres ved å legge inn tekst på den nummerserien du ønsker. Du kan endre ‘Første nr’ men det kreves at det er minimum 1000 bilagsnr. i hver serie.

Bilagsserie nr. 8-15 + 20-23 er forhåndsdefinert for spesielle funksjoner. Disse kan ikke endres.

Bruk nedtrekkslisten for å velge bilagsserie:
11

Registrerte bilag innenfor valgt serie kommer da fram i oversikten.

Bilagsnummer

Bilagsnummeret er et unikt nummer som gis hvert enkelt bilag. Dette kan ikke endres. Bilagsdokumentene skal påføres dette nummeret, og sorteres kronologisk etter bilagsnummer. Ved registrering av nye bilag, vil programmet automatisk nummerere bilagene iht. valgt bilagsserie.

Dato

I dette feltet angir du datoen bilaget skal registreres på. Dette vil for en faktura være fakturadatoen, og for en betaling vil det være betalingsdatoen. Dato skal registreres med 4 siffer, uten skilletegn. Eks: 4. juli skal registreres som ‘0407’. Årstall skal ikke tastes her, da bilagsdatoen alltid vil ligge innenfor valgt regnskapsår. Hvis neste bilag skal registreres i samme måned, holder det å taste kun de 2 første sifrene.

Periode (‘Per’)

Periode vil i de aller fleste tilfeller samsvare med måned, og bestemmer hvilken avgiftstermin bilaget vil medtas i (dersom du har mer enn 1 termin). Periode blir også brukt som utvalgskriterium ved kjøring av rapporter. Gyldige verdier for periode er 1-12. I tillegg vil du få anledning til å bruke periode 13 til korreksjonsposteringer når periode 1-12 er sperret. Programmet vil automatisk sette periode lik måned i inntastet dato. Du kan manuelt overstyre dette.

Netto/Brutto

Her velger du hvordan programmet skal oppfatte beløpene du taster inn. CTRL + ‘N’ (Netto) angir at alle inntastede beløp skal forstås som ‘ekskl. mva’. ‘CTRL +B’ (Brutto) angir at alle beløp skal forstås som ‘inkl. mva’. For konti som ikke har avgiftsbehandling vil dette ikke utgjøre noen forskjell. Brutto er standard-valget i Agro Økonomi. Det er også mulig å taste ‘+’ eller ‘-‘ etter at du har tastet inn beløpet (deretter Enter). Da vil mva.beløpet hhv. legges til eller trekkes fra.

Bilagstekst

Her legger du inn en tekst som beskriver bilaget, og som vil ‘representere’ bilaget ved utskrift av kontospesifikasjon og bilagsjournal. Registrering av tekst er frivillig, og er ikke noe krav fra myndighetene. Dersom du ikke registrerer tekst, vil kontoteksten fra linje 1 automatisk hentes inn.

Kontonummer/Avdeling

Her angir du kontonummer/avdeling for hver enkelt bilagslinje. Kontonummeret er firesifret (femsifret for reskontro), etterfulgt av to siffer for avdeling. Kontonummer og avdeling skilles med et punktum (kan også tastes som komma). Konto 4100, avdeling 70 skal da tastes ‘4100.70’. Dersom du ikke taster avdeling, og kontoen du velger står med avdeling 00 i kontoplanen, velges ’mest brukte avdeling’ fra Agro|Oppsett|Klient|Regnskap|Bokføring.

Dersom du ikke husker kontonummeret, kan du gjøre oppslag i kontoplanen, evt. i reskontrobok, på forskjellige måter:

Hovedbok:
1) Dersom kontonummeret du har tastet ikke finnes, vil du få oppslag i hovedbok på det kontonummeret som ligger nærmest det du tastet.

2) Tast de 2 eller 3 første sifrene i kontonummeret, og tast ENTER. Du får nå oppslag i hovedbok på den første kontoen som passer med sifrene du har tastet. Denne måten å søke på er som regel den raskeste.

3) Trykk F4 for å åpne hovedbok. I oppslaget kan du velge om du vil sortere på kontonummer eller kontonavn ved å klikke på overskriftene. Du kan søke i oppslaget med tall eller bokstaver.

Reskontrobok:

1) Tast de første bokstavene i et reskontronavn etterfulgt av ENTER i feltet for kontonummer. Du får nå oppslag i reskontrobok på den første reskontrokontoen med navn som ligner på det du har tastet. Denne måten å søke på er som regel den raskeste.

2) Trykk F3 for å åpne reskontro. Her velger du også om du vil søke/sortere på nummer eller navn, jfr. punkt 3 over.

I oppslagsbildene flytter du markøren med PIL ↑ og, og velger konto med ENTER. Når konto er valgt/tastet, vil avgiftskode og kontotekst komme fram automatisk.
Hvis du taster ENTER i kontonummerfeltet uten å registrere kontonummer, vil bilaget avsluttes automatisk mot ‘mest brukte betalingskonto’. (Mest brukte betalingskonto angis i menyvalget Agro| Oppsett|Klient|Regnskap|Bokføring).

Prosjekt (‘Prj’)

Hvis du ønsker å dele regnskapet ditt inn i ulike prosjekt, kan du opprette dine egne prosjekt under Vedlikehold | Kontoplan -> Prosjekt .

Du kan også opprette nye prosjekt, eller få oppslag i eksisterende prosjekt, ved å bruke mellomromtasten i feltet ‘Prj’. Prosjekt 0 ‘Felles’ skal alltid beholdes.

12

Deretter kan du angi prosjektnummer på hver bilagslinje. Programmet vil selv foreslå prosjektnummer ut fra følgende kriterier:

1. Prosjekt tilknyttet valgt konto. I kontoplanen kan du registrere faste prosjektnummer til utvalgte konti. Bruk F4 og Detaljer, eller gå til Vedlikehold | Kontoplan. Dette prosjektnummeret blir da foreslått hver gang kontoen blir brukt.

2. Dersom konto ikke har tilknyttet noe prosjekt, vil programmet foreslå det prosjektet som er definert som ‘mest brukte prosjekt’ i menyvalget Agro|Oppsett|Klient|Regnskap|Bokføring.

3. Du kan selv overstyre programmets forslag ved å registrere annet prosjektnummer.

Avgiftskode (‘Avg’)

Hver konto i kontoplanen har tilknyttet en avgiftskode som forteller hvordan posteringer på kontoen skal behandles med hensyn til mva. Du kan selv overstyre avgiftskoden dersom du har en postering som avgiftsmessig skal behandles annerledes enn det som er vanlig for kontoen.
Du kan gjøre oppslag i gyldige avgiftskoder ved å velge Registre|Avgift fra menylinjen, evt. ved å bruke mellomromtasten i ‘Avg’-feltet. Her finnes også koder for forholdsmessig fradrag av mva.

Beløp

Her taster du beløpet som skal posteres på valgt konto. Beløp uten fortegn = debet. ‘-‘ (minus) = kredit. Mest brukte fortegn for valgt konto vil bli foreslått av systemet. Du kan saldere bilaget automatisk ved å taste F9 eller ‘/’-tasten (skråstrek) på det numeriske tastaturet. Bilagsdifferansen blir plassert i beløpsfeltet, og bilaget balanserer.

Mengde

Du kan registrere mengdeopplysninger i tilknytning til hver postering. Dette kan være aktuelt dersom du ønsker at regnskapet skal vise hvor stor mengde du har kjøpt eller solgt.
Ved bokføring av renter brukes mengdefeltet for å angi hvilken hovedbokskonto rentene tilhører:

13
2240 er i dette tilfellet den balanse-kontoen hvor selve lånebeløpet er postert. Denne koblingen kommer til syne i rapporten Gjeld- og kravspesifikasjon.

Linjetekst

Her kan du angi en spesiell tekst knyttet til den enkelte bilagslinje. Ved utskrift av kontospesifikasjon vil denne teksten komme i tillegg til teksten som tidligere er registrert på toppen av bilaget.

Et eksempel på typisk bruksområde for bilagstekst, vil være et samlebilag med forskjellige varekjøp, der teksting av hele bilaget under ett vil gi liten mening.

Summeringsfelter

Nederst i bildet finner du tre summeringsfelter som til enhver tid viser avgiftsberegning for bilaget, samt bilagsdifferanse.

14

Feltene ‘Utgående MVA’ og ‘Inngående MVA’ viser hvor mye merverdiavgift som er beregnet og postert i gjeldende bilag. Husk at når det gjelder Inng. mva, er det kun fradragsberettiget inngående mva som vises. Feltet ‘Diff.’ viser bilagsdifferanse til enhver tid. Bilaget må balansere (sum debet = sum kredit) før bilaget lar seg lagre.

Lagring av bilag

Bilaget må salderes og lagres før du kan registrere neste bilag. Lagring skjer med F12 eller *.
(øverst til høyre på det nummeriske tastaturet). Hvis du ønsker å avbryte registrering/korrigering av et bilag uten å lagre, taster du ESC.

Forenklet bilagsregistrering

Agro Økonomi inneholder en del funksjoner som er laget for å gjøre arbeidet med bilagsregistrering enklere og raskere. Vi anbefaler at du lærer deg disse, og benytter mulighetene som ligger i systemet.

Kalkulator

Agro Økonomi gir deg tilgang til kalkulator direkte fra bilagsbildet. Mest effektivt er det å bruke kalkulatoren fra feltene ‘Beløp’ eller ‘Mengde’.

Tast F11 for å hente kalkulatoren. Vi anbefaler å bruke pc-ens numeriske tastatur inne i kalkulatorbildet. Her har du alle tall, samt de 4 vanligste regnefunksjonene + – * /. ENTER brukes som ‘=’, og DEL som ‘C’.

Når du er kommet fram til svaret, taster du på nytt F11, og tar da med deg tallet tilbake til ‘Beløp’ eller ‘Mengde’.

Mest brukte avdeling

Dersom du fører regnskap med flere forskjellige virksomheter i samme regnskap (avdelinger), kan det være hensiktsmessig å sortere bilagene i forskjellige bilagsserier etter hvilken avdeling de hører hjemme.

Når du da registrerer bilag i de forskjellige seriene, kan du ved å benytte innstillingen ‘mest brukte avdeling’ (se Agro|Oppsett|Klient..) spare deg for noen tastetrykk. Sørg for at denne innstillingen til enhver tid samsvarer med den bilagstypen du registrerer, så slipper du å taste avdelingen ved bilagsregistreringen.

Nye avdelinger opprettes under Vedlikehold | Kontoplan -> Avdeling:

15

Pass på å registrere riktig antall avgifts- terminer for avdelingen. Nacekode kan stå tomt.

Bilagsmaler

Ved hjelp av bilagsmaler kan du effektivisere bilagsarbeidet vesentlig. F5 i feltet ‘Bilagstekst’ gir oppslag i eksisterende maler. Du kan lage egne maler ved å taste ‘Alt’ + ‘F12’ før du lagrer et bilag. Se hjelpefunksjonen i Agro Økonomi for mer informasjon om dette: Tast <F1> for hjelp, velg Indeks/Stikkord og søk etter ’Bilagsmal’.

Automatisk generering av betalingsbilag

Ved føring av faktura via reskontro kan programmet automatisk foreslå betalingsbilag tilhørende en faktura. Denne funksjonen gir vesentlige besparelser. Slik benyttes rutinen:

1. Registrer kostnad/inntekt på den/de første bilagslinjen(e)

2. På siste bilagslinje registreres reskontronummer. Reskontro kan søkes opp på vanlig måte ved å taste første del av kontonavnet. Du trenger ikke taste inn beløpet eller saldere bilaget.

3. Sjekk at bilagssummen stemmer (i feltet ’Diff’ nede til høyre i bildet) og tast nå CTRL F12 eller CTRL *. Nå skjer følgende:

– fakturabilaget salderes mot reskontroen
– fakturabilaget lagres
– nytt bilag for postering av betaling foreslås automatisk med nytt bilagsnummer, og markøren står i feltet for dato.
4. Kontroller/korriger betalingsdato(bilagsdato i betalingsbilaget) og lagre betalingsbilaget med F12 eller *. Dersom du ønsker å lagre betalingsbilagene i en egen bilagsserie, kan du registrere dette under Agro|Oppsett|Klient|Bokføring.

Bilagsimport av utgående fakturaer

Hvis du bruker fakturamodulen i Agro Økonomi, blir fakturaene automatisk bokført i regnskapet, i en egen bilagsserie ‘Overføringer fra faktura’.

Remittering / ocr

Hvis du likevel bruker nettbank for betaling av fakturaer, kan du spare tid på å sende betalingsfil fra Agro Økonomi.

Har du store mengder utgående fakturaer kan det også være mye å hente på å bruke ocr-rutinen. Du må ha en avtale med banken om dette før du iverksetter rutinen.

Begge disse rutinene krever avtale med banken, men krever ingen ekstra lisens til programmet. Se mer om disse emnene under ‘Hjelp’ i programmet.

Andre rutiner i bokføringsbildet

Oppslag hovedbok/reskontro

Tast F3 for å hente reskontrooversikten, evt. F4 for å slå opp i kontoplanen. Bildet du får fram, og funksjonene knyttet til det, er identisk for reskontro- og kontoplanoppslag.

Du søker i listen ved å skrive inn søkekriteriet (navn eller nr). Søket foregår kontinuerlig etter hvert som du skriver. Du kan også flytte markøren i listen ved hjelp av piltaster.

Fra oppslagsbildet kan du utføre følgende operasjoner:

Hente konto

Tast ENTER for å hente merket konto.

Ny konto

Tast INS for å registrere en ny konto. Du får da fram et detaljbilde for reskontro, evt. hovedbokskonto. Hvis du skal opprette ny reskontrokonto vil neste ledige kunde/leverandørnummer blir foreslått. Markørens plassering når du trykker INS har betydning for hvilken type konto programmet oppretter. Dersom markøren er plassert på en kundekonto (10000-serien), vil programmet foreslå en ny kundekonto. Tilsvarende for leverandørkonti. Bruk gjerne globus-knappen (se bildet til høyre) for oppslag i Brønnøysundregistrene. Da kan du søke på org.nr. eller navn, og adressen blir hentet.

Ved oppretting av ny hovedbokskonto må du selv angi kontonummer. Vi anbefaler at du sjekker morkontoplanen før du evt. oppretter ny konto.

16

Kontospesifikasjon

Tast F2 for å kjøre kontospesifikasjon for merket konto. Kontospesifikasjonen viser alle registrerte posteringer på kontoen i inneværende regnskapsår.

Detaljer

Tast F4 for å vise detaljinformasjon om valgt kunde/leverandør, evt. hovedbokskonto. I dette bildet kan du også gjøre eventuelle endringer i opplysningene om kontoen.

Se mer om Reskontro og Kontoplan under ‘Hjelp’.

Søke etter bilag

Bruk knappen ‘Finne bilag’ for å søke i tidligere bokførte bilag:

17

Merk bilag

18

Hvis du lurer på noe angående føring av et bilag kan du merke bilaget med en kommentar. Bruk knappen ‘Merke bilag’.

Etter lagring av kommentaren blir bilaget farget gult, slik at det er lett å finne igjen. Du kan også kjøre rapporten ‘Bokføringsspesifikasjon kun merkede bilag’.

Noen generelle «kommandoer»

INS Setter inn ny linje
CTRL DELSletter en linje
TAB el ENTER Flytter markøren til neste felt
SHIFT TAB Flytter markøren til forrige felt
→ ← ↑ ↓ Flytter markøren fra felt til felt
F2 Endre informasjonen i et felt

Funksjonslisten

19

‘Hovedmenyen’ i Agro Økonomi kalles Funksjonslisten. Denne finner du normalt til venstre i skjermbildet. Klikk en gang for å velge en funksjon fra listen. Dobbeltklikk på en hovedfunksjon (f.eks. Regnskap) vil skjule underfunksjonene. Enkeltklikk på en hovedfunksjon vil åpne den igjen.

Menylinjen, Verktøylinjen og Tittellinjen

20

Menylinjen (2) finner du øverst i bildet, rett under tittellinjen (1). Gjør deg kjent med valgene under de enkelte punktene i menylinjen.

Verktøylinjen (3) finner du rett under menylinjen. Denne inneholder hurtigknapper til valg som du også finner under punktene i menylinjen.

Innholdet i verktøylinjen vil kunne forandre seg alt etter hvilken funksjon i programmet du har valgt. Enkelte knapper vil også kunne være inaktive av samme årsak.

Hjelp – elektronisk brukerhåndbok (F1)

Den aller enkleste og mest effektive måten å slå opp i brukerhåndboka er å taste F1. Du vil da få opp et hjelpeemne som gir hjelp om det stedet i programmet du befinner deg akkurat nå. Denne muligheten er tilgjengelig over alt, og vil lede deg til relevant informasjon. Om du ikke finner den informasjonen du søker umiddelbart kan du lete videre ved hjelp av metodene som er beskrevet under.

Emner i hjelp

Velg ‘Hjelp’ fra menylinjen, deretter ‘Emner i hjelp’. Her finner du 3 forskjellige ‘inngangsporter’ til hjelpeemnene. Alle leder til de samme hjelpeemnene, og du står fritt til å bruke den måten som fungerer best for deg:

Innhold

I innholdsfortegnelsen finner du hjelpeemnene organisert i en oversikt bestående av bøker og emner. En bok kan åpnes og lukkes (dobbeltklikk), og kan inneholde flere emner eller nye bøker. Dobbeltklikk på et emne for å gå til dette.

21

Stikkordregister

Et annet valg er ‘Indeks’ eller ‘Stikkordregister’ (navnet kan variere med ulike windows-versjoner). Her finner du en alfabetisk liste over stikkord som leder deg til relevante hjelpeemner.

Raskest oppslag får du ved å skrive inn det stikkordet du ønsker i søkefeltet. Etter hvert som du skriver vil programmet søke seg fram til ord som passer med det du har skrevet.

Når du velger et stikkord fra listen vil du få opp en oversikt over emner som har sammenheng med valgt stikkord. Dobbeltklikk på valgt emne for å se på dette.

Stikkordregisteret er svært anvendelig når du er på jakt etter flere hjelpeemner som har tilknytning til samme ting.

 

Søk

Fliken ‘Søk’ er 3. alternativ. Ved å angi søkeord i det øverste feltet vil du få fram oversikt over emner som inneholder angitt søkeord. Du kan godt skrive flere ord etter hverandre i vilkårlig rekkefølge. Listen nederst vil hele tiden vise emner som inneholder alle ord som du har skrevet i søkefeltet. Dobbeltklikk på et emne for å gå til dette.

Manøvrering i hjelpeemnene

Når du har fått fram et hjelpemne på skjermen har du mange muligheter til å gå videre for å finne annen relevant informasjon.

Vær oppmerksom på at når du kommer inn i et hjelpemne så er du ikke nødvendigvis plassert i toppen av teksten. Det vil ofte være mer tekst både over og under, og du kan bla opp og ned ved hjelp av rullinjen til høyre eller ↑ ↓.

Elektronisk brukerhåndbok for Agro Økonomi har en utstrakt bruk av hypertekst. Dette er tekst som er ‘klikkbar’, der du ved å klikke på teksten blir ledet videre til annen relevant informasjon direkte tilknyttet teksten. Hypertekst gjenkjenner du ved at teksten er farget og understreket. Hvis du har flyttet deg fra ett hjelpeemne til et annet, f.eks. ved hjelp av klikk på hypertekst, vil du kunne gå tilbake til forrige emne ved å klikke på knappen merket Tilbake.

Enkelte ganger vil du oppleve at du får opp et nytt hjelpevindu i tillegg til det du hadde. Dette kaller vi et oppslag, og du kan gå tilbake til opprinnelig vindu ved å taste ESC.

Hvis du befinner deg i et hjelpeemne som beskriver et skjermbilde i programmet, vil du finne hyperteksten Hurtigtaster rett under den blå overskriften. Klikk her for å få fram en oversikt over tastetrykk som gjør bruken av bildet mer effektiv.

Utskrift av hjelpeemne

Alle hjelpeemner kan skrives ut. Klikk på knappen merket Skriv ut, og velg utskriftsalternativer.

Sikkerhetskopiering

Gode rutiner for sikkerhetskopiering av dine egne datafiler er svært viktig for å unngå tap av data dersom uhell skulle oppstå. Vi anbefaler at du tar sikkerhetskopi etter hver arbeidsøkt.

Vi anbefaler at du bruker flere forskjellige kopi-enheter, som du veksler på å ta kopi til. Dersom feil skulle oppstå på en av enhetene vil du da ha en annen kopi (som riktignok kan være noe eldre) i bakhånd.

Vi anbefaler at du benytter minst 2 av disse alternativene: USB minnepinne, ekstern harddisk, send sikkerhetskopi på e-post til en annen PC eller bruk vår online backup-rutine.

Sikkerhetskopier blir lagret i 10 generasjoner (10 ulike filnavn) for å øke sikkerheten. Dersom du har fått en feil på en av sikkerhetskopiene, vil du da kunne gå tilbake til forrige generasjon for å hente feilfrie data. Vær obs på at siste generasjon ikke nødvendigvis har det høyeste nummer, da dette går i en rundgang (G01,G02,G03.. opp til G10, deretter G01,G02… om igjen).

Se mer om sikkerhetskopiering i heftet «Installasjon, oppstart og sikkerhetskopiering».

Last ned pdf

Informasjon om installasjon av Agro Økonomi og «Første gangs oppstart» med registrering av konto-opplysninger og kontoplan finner du i heftet ‘Installasjon, oppstart og sikkerhetskopiering’.

En forutsetning for å opprette en faktura er at det minimum er opprettet en kunde og en vare.

Registrere ny kunde (reskontrokonto)

Kunderegisteret danner sammen med leverandørregisteret det vi kaller reskontro. Alle kunder må ha et unikt kundenummer (kontonummer) fra 10000 til 19999.

Du kan opprette nye kunder på to måter i programmet:

1.     Reskontrooppslag Ved å taste F3  så får du frem reskontrokonti. Klikk «Ny reskontro».

2.     Vedlikehold | Reskontro (venstre meny). Klikk «Ny»

Fyll ut feltene. Data som lagres her blir flettet inn i fakturaen som kundedata.

Kontonr : Når man klikker «Ny reskontro» henter programmet opp første ledige kundekontonr. Dersom du vil benytte et annet nummer kan du skrive det inn i feltet i stedet for forslaget. OBS. Kunder må være i 10000 serien

Kontonavn: Navn på kunden. Hvis det er et firmanavn skriver du hele navnet her. Hvis det er en privatperson skriver du etternavnet her og fornavnet i neste felt (Fornavn).

Adresse: Kundens adresse. Du kan registrere 2 adresselinjer, postnr. og sted. Poststed blir automatisk hentet når du skriver inn postnr.

Du har nå registrert de opplysningene som er nødvendige for å skrive ut faktura til denne kunden. Dersom du ønsker det kan du videre registrere kontaktperson, bank- og postgirokonti, kundekategori og fast rabatt %. Dersom denne kunden skal ha en fast rabatt på alle fakturaer bør dette registreres her.

Du kan også registrere flere forskjellige telefonnr og e-post adresser for hver kunde.

Forsendelse: Det du registrerer her får betydning for utsendelse av fakturaer og da spesielt på funksjonen  «Masseutsendelse av fakturaer». Velger man EHF faktura er det et krav at man også registrerer org.nr på kunden. Velger man e-post må det stå en e-post adresse under «Arbeid» eller skrive en alternativ e-post adrese under Forsendelse.

Dersom du ønsker å avbryte registreringen uten å lagre ny kunde, taster du ESC i stedet for å lagre.

Agro Internett: I stedet for å skrive inn alt manuelt kan du bruke funksjonen Agro Internett:

1

2

1) Skriv inn søkeord og klikk «Søk». 2) Marker riktig kunde i listen. 3) Klikk «Hent detaljer». 4) Klikk «Kopier data» for å hente de inn i kunderegisteret.

(OBS: Husk å velge «Forsendelse» etterpå).

Registrere ny vare

Gå til Faktura | Varer (venstre meny).

Tast INS eller klikk på ‘Ny vare’ knappen.

Fyll ut feltene. Data som lagres her blir brukt når du setter inn varen på fakturaen.

Varenr: Når man klikker «Ny vare» vil programmet foreslå et nytt varenummer. Overskriv dette dersom du ønsker å registrere et annet varenummer. Et varenummer kan bestå av 15 tegn laget av tall og tekst men ikke spesialtegn som for eksempel «. Varenummer 01-99 er avsatt til «Faste tekster» og kan ikke brukes til varer.

Varebeskrivelse: Tekst som beskriver varen. Maks 50 tegn men ikke spesialtegn som f.eks «

Enhet:  Her oppretter du en valgliste med enheter («Stk.» «Pakke» «Kg» «L» etc…) Når du ikke har opprettet varer tidligere fins det ingen valg her. Da må du skrive inn enheten så vil du få spørsmål om du vil lagre den. Svarer du Ja på det blir den lagret i listen og du kan hente den inn neste gang fra listen. Har du mange enheter kan du søke i listen.

Varegruppe og Varekode: Disse to feltene kan du fritt bruke til å gruppere varene dine. Ved kjøring av utskrifter fra vareregisteret kan du på grunnlag av disse registreringene gjøre utvalg for bestemte varegrupper eller varekoder.

Kontonummer: Alle varer må være tilknyttet en konto i kontoplanen for overføring til regnskapet. Du kan bruke kontoen som programmet foreslår, eller du kan overskrive denne.
De 4 første sifrene i feltet angir kontonummer, de 2 neste angir avdeling

NB! Det er viktig at du velger en konto med korrekt avgiftskode. Avgiftsbehandlingen for varen blir bestemt av avgiftskoden på valgt konto.

Prosjekt: Agro Økonomi lar deg splitte regnskapet opp i forskjellige delregnskap, uten at dette innvirker på det vanlige skatteregnskapet ditt. Ved å merke hver enkelt vare med et prosjektnummer, vil du kunne ta ut rapporter som viser resultat pr. prosjekt.

Pris: Her registres pris på varen. Dersom du ønsker å angi pris inklusive merverdiavgift, krysser du av for dette i avkrysningsboksen til høyre for registreringsfeltet.

NB! Vi anbefaler på det sterkeste at du bruker konsekvent netto eller brutto priser. Blanding av netto og brutto på en og samme faktura vil bli svært uoversiktelig for kunden.

Bekreft lagring av varen med å klikke på Lagre (i høyre side).

Registrere ny ordre/faktura

Du kan bare registrere Fakturaer på det regnskapsåret du står i. Må du endre år kan du gjøre det fra Klient-bildet. Der kommer det opp grønne piler til høyre og venstre for årstallet (øverst) som du kan bruke for å bytte år frem eller tilbake.

Gå til Faktura | Ordre/Faktura (venstre meny).

Hent inn kunde ved å klikke på knappen Kunde, evt tast ALT K

3

Velg rett kunde fra listen som kommer opp. Du kan søke deg fram til kunden ved å skrive inn kundenavnet evt. kundenummeret. Marker kunden og klikk OK.

Kunden hentes inn i Ordre/Faktura bildet. Du kan se adresseopplysninger i det grå feltet under Kunde-knappen. Hvis det tidligere er registrert ordrer/fakturaer på denne kunden vil disse vises i oversiktslisten midt i bildet.

Når du skal lage en Faktura må du først starte med å lage en Ordre.

Tast INS eller klikk på «Ny ordre» knappen (til høyre).

4

En dialog for å sette ordredato kommer opp. Standard valg er dagens dato. Den kan endres bakover eller fremover i tid. Klikk OK for å gå videre.

5

6

En ny ordrelinje kommer fram, klar til å registrere første varelinje. Status er satt til Ordre (merket svart)

Klikk på nedtrekks-listen for «Varer». Her vil du kunne velge mellom alle varer som er registrert under Varer, Faste tekster og Maler.

7

 

Når varen er valgt vil programmet automatisk hente fram varebeskrivelse, prosjekt, enhet, pris og evt. rabatt. Hvis ønskelig kan disse opplysningene endres, f.eks. pris og rabatt %.

Vil du opprette en til varelinje kan du bruke piltastene og tast pil ned en gang så får du opp en tom ordrelinje og fortsetter på den.

Du kan velge å sette inn tekstlinjer i stedet for varelinjer. En tekstlinje kan inneholde fritekst, eller være helt blank. En tekstlinje får du dersom du lar feltet for varenummer stå åpent. Teksten skriver du i feltet for beskrivelse. Legg inn et mellomrom som beskrivelse for å lage en «blank» linje.

En tekstlinje kan også lages ved at du henter en fast tekst som du tidligere har lagret (under «Varer»).

En ordre kjennetegnes ved at den har status Ordre og at den i oversiktslisten ikke har et Fakturanummer.

8

Fakturering

Når alle linjene er ferdig registrert kan du velge å lagre ordren som en faktura. Det gjør du ved å klikke på knappen «Fakturer..». Du behøver ikke fakturere ordren med en gang. Du kan vente med den og gå direkte videre med å registrere neste ordre.

Når du klikker knappen «Fakturer», kommer det opp en dialog for å sette Fakturadato og ant. Dager til Forfall. Det som foreslås fra programmet kan endres. Fakturatype vil i starten være valgt «Faktura med kreditt». OBS: Hvis du endrer den til «Kontaktfaktura» så vil dette valget dukke opp som standard ved neste fakturering.

9

Etter at du har fakturert en ordre vil den endre navn i tittellinjen fra Ordre til Faktura, i oversiktslisten vil det nå stå et Fakturanummer på linjen og status har endret seg fra Ordre til Fakturert.

10

11

En ordre som er fakturert har blitt registrert i regnskapet og kan ikke endres eller slettes.
For å korrigere en feil faktura må man lage en Kreditnota av den feile fakturaen og etterpå evt. lage en ny faktura som er riktig.

Utskrift eller sende e-post

Utskrift
Når man vil ha en utskrift av en Ordre eller en Faktura gjør man det fra Ordre/Faktura bildet
Marker ordren eller fakturaen i oversiktslisten  og tast CTRL P ,eller klikk på ‘Utskrift’-knappen.

Dersom du bare ønsker visning på skjerm velger du i stedet å taste CTRL W , eller klikker på knappen for forhåndsvisning.

Sende på e-post
Dersom du ønsker å sende ordren eller fakturaen med e-post markerer du den og klikker på knappen for e-post utsending.

12

EHF faktura
Staten krever at fakturaer må være i Elektronisk Handels Format (EHF). Andre har også tatt i bruk dette formatet. Du kan sende EHF-fakturaer fra Agro Økonomi.

Fakturaen lages på vanlig måte, men det kreves at man legger inn ‘Deres referanse’ og at det er fylt ut organisasjonsnummer på kunden.

Når Fakturaen er laget markerer man den i oversiktslisten og klikker knappen:

13

Vi har opprettet kontakt med et aksesspunkt med felles avtale for alle våre kunder. Når det gjelder sending av EHF-faktura så er det ingen oppstart- eller mnd/års-pris. Dere betaler kun pr. sendte faktura og prisen er for tiden kr. 7,- + mva. pr. stk. Fakturering skjer ved ordinært forfall for årlig brukeravgift.

Eksport/Import av fakturaer i Agro Økonomi

Fakturaer som lages i Agro Økonomi blir automatisk bokført i regnskapet (i egen bilagsserie «Overføring fra faktura»).

Hvis du ikke fører regnskapet selv, og regnskapsføreren din bruker Agro Økonomi, kan du sende en fil med fakturainformasjon til regnskapsføreren:

1. Velg Faktura | Rapport

2. Endre profil til ‘Eksport’

3. Velg rapporten ‘Eksport faktura til regnskap’

4. Velg periode ‘Fra’ og ‘Til’

5. Hvis du har epost installert på pc-en (Outlook el.lign.): Klikk ‘Send til epost’
Tast inn mottakerens epost-adresse i meldingen som dukker opp, og send.

6. Hvis du har web-epost (hotmail, yahoo el.lign.): Klikk ‘Lagre’
Lagre gjerne på foreslått plassering. Opprett epost og hent inn filen som vedlegg.

14

Mottakeren av filen (den som skal bokføre fakturaene) gjør følgende: 
Lagre filen i klientens arkivmappe (f.eks. agro6\arkiv\arkiv001).
Velg Regnskap|Bokføring, velg ‘Importere’, huk av for ‘Faktura’ og hent filen der du lagret den. Tast OK.
Bilagene blir nå importert til en egen bilagsserie (velges automatisk): ‘Overføringer fra faktura’, bilagsnr. 70001 ->

Det er også mulig å importere fakturaer fra andre økonomisystem, evt. eksportere til andre.Les mer om det her.

Faktura-rapporter

Dette bildet henter du ved å velge Faktura | Rapport fra venstremenyen. Følgende rapporter er tilgjengelige fra fakturamodulen i Agro Økonomi:

Faktura/Kreditnota
Dette er selve fakturablanketten. Dersom totalsummen er positiv vil den bli skrevet ut med overskriften ‘Faktura’. Dersom summen er negativ vil den få overskriften ‘Kreditnota’.
Rapportparameter: Fakturanr: Angi fra-til fakturanr. du ønsker å skrive ut.

Hvis du ønsker å endre hva som vises i fakturaen, evt. legge til logo, så kan du klikke på knappen:

15

Avregning
Dersom du lager Avregninger så bruk denne rapporten.

Ordre
Ordreutskriften gir samme opplysninger som den ferdige faktura, men utskriften inneholder ikke fakturanummer, og heller ikke giro for betaling. Kan sendes til kunde som ordrebekreftelse..

Rapportparametre:
Ordrenr: Angi fra-til ordrenr. du ønsker å skrive ut.
Inkludere: Her velger du om utskriften skal omfatte alle ordrer, eller kun ordrer som ikke er fakturert (ordrereserve).

Følgeseddel
Denne utskriften gir deg liste over alle varer i en ordre eller faktura med tilhørende antall, og med felt for manuell utfylling av ‘Levert’ og ‘Rest’. Fylles ut med penn ved pakking av varer, og legges ved forsendelsen.

Rapportparametre som for ‘Ordre’.

Fakturajournal
Viser oversikt over fakturaer, sortert etter fakturanummer. I tillegg til fakturanummer viser oversikten fakturadato, kunde, beløp før m.v.a. (netto), beregnet m.v.a., samt totalbeløp inklusive m.v.a

Rapportparametre:
– Fakturanr:  Angi fra-til fakturanr. som skal medtas på utskriften. Programmet vil foreslå at rapporten starter der den sluttet sist du kjørte fakturajournal.
– Periode: Angi fra- og til-dato for utskriften. Alle fakturaer med fakturadato innenfor angitt periode blir med i utskriften. Programmet vil med utgangspunkt i dagens dato foreslå fra 1.1. innværende år til dagens dato.

Fakturakonti
Rapporten summerer opp overføringer til regnskap for et utvalg av fakturaer, og viser utfakturert beløp fordelt på overføringskonti.
Rapportparameter som for fakturajournal.

Vareliste
Gir deg en liste over varer som er registrert i vareregisteret. Oversikten viser varenummer, beskrivelse, enhetstype, overføringskonto til regnskap, pris og avgiftsbehandling. Dersom du ønsker varelisten utskrevet etter beskrivelse, kan du velge rapportmalen ‘Vareliste sortert etter beskrivelse’.

Rapportparametre:
– Varegruppe: Angi fra-til varegruppe for varer du ønsker å medta på utskriften.
– Varekode: Angi fra-til varekode for varer du ønsker å medta på utskriften.
– Varenr: Angi fra-til varenummer for varer du ønsker å medta på utskriften.

Du kan kun gjøre utvalg for en av opplysningene om gangen.

Ordrejournal

Viser oversikt over ordrer, sortert etter ordrenummer. I tillegg til ordrenummer viser oversikten kunde, beløp før m.v.a. (netto), beregnet m.v.a., samt totalbeløp inklusive m.v.a.

Rapportparametre:
– Ordrenr:  Angi fra-til ordrenr. som skal medtas på utskriften. Programmet vil foreslå at rapporten starter der den sluttet sist du kjørte odrejournal.
– Ordrejournal: Her velger du om utskriften skal omfatte alle ordrer, eller kun ordrer som ikke er fakturert (ordrereserve).
– Periode: Angi fra- og til-dato for utskriften. Alle ordrer med odredata innenfor angitt periode blir med i utskriften. Programmet vil med utgangspunkt i dagens dato foreslå fra 1.1. innværende år til dagens dato.

Varestatistikk
Viser omsetning pr. vare for en gitt periode. Omsetning vises i mengde og beløp (ekskl. m.v.a.).

Rapportparametre:
– Kunde: Du kan avgrense rapporten til å kun ta med seg omsetning til et utvalg av kundene. Utvalg kan gjøres enten på grunnlag av kategori eller på grunnlag av kundenummer.
-Vare: Du kan avgrense rapporten til et bestemt utvalg av varer. Utvalg kan gjøres enten på grunnlag av varegruppe eller varenummer. Dersom du benytter alfanumeriske varenummer, må du krysse av for dette
– Inkludere: Her velger du om utskriften skal omfatte alle ordrer, eller kun ordrer som ikke er fakturert (ordrereserve).
– Periode: Angi fra- og til-dato for utskriften. Alle fakturaer med fakturadato innenfor angitt periode blir med i utvalget.

Kundestatistikk
Viser omsetning pr. kunde for en gitt periode. Omsetning vises i mengde og beløp (ekskl. m.v.a.)

Rapportparametre:
Kunde: Du kan avgrense rapporten til å kun ta med seg et utvalg av kundene. Utvalg kan gjøres enten på grunnlag av kategori eller på grunnlag av kundenummer.
Vare: Du kan avgrense rapporten til å gjelde omsetning av et bestemt utvalg av varer. Utvalg kan gjøres enten på grunnlag av varegruppe eller varenummer.
Inkludere: Her velger du om utskriften skal omfatte alle ordrer, eller kun ordrer som ikke er fakturert (ordrereserve).
Periode: Angi fra- og til-dato for utskriften. Alle fakturaer med fakturadato innenfor angitt periode blir med i utvalget.

Rentenota
Skrives ut på grunnlag av opplysningene som ligger i purrebildet, og forutsetter at all tilgjengelig informasjon er hentet inn i purrebildet.

Purre- og rentenotaen inneholder ubetalte og forfalte  fakturaer til kunder, med evt. belastninger for renter og gebyr. Det blir skrevet ut en rentenota pr. kunde. Dersom en kunde har flere forfalte fakturaer, vil disse komme på samme rentenota.

Rentenotajournal
Skrives ut på grunnlag av opplysningene som ligger i purrebildet, og forutsetter at all tilgjengelig informasjon er hentet inn i purrebildet.
Rapporten lister opp alle rentenotaene fra purrebildet, og summerer disse til slutt.,

Prisliste
Prislisten lister opp varer fra vareregisteret, og viser enhetstype og pris. Dersom du ønsker prislisten utskrevet alfabetisk, kan du velge rapportmalen ‘Prisliste alfabetisk.QR2’.

Rapportparametre:

– Varegruppe: Angi fra-til varegruppe for varer du ønsker å medta på utskriften.
– Varekode: Angi fra-til varekode for varer du ønsker å medta på utskriften.
– Varenr: Angi fra-til varenummer for varer du ønsker å medta på utskriften.

Du kan kun gjøre utvalg for en av opplysningene om gangen.

Ordrekonti
Rapporten summerer opp overføringer til regnskap for et utvalg av ordrer, og viser ordrebeløp fordelt på overføringskonti. Merk: Så lenge det er snakk om ‘ordrer’, vil overføringer til regnskap dreie seg om forventede posteringer. Faktiske overføringer skjer ikke før ordrene blir fakturert.

Hurtigtaster

Følgende hurtigtaster er tilgjengelige i Ordre/faktura-bildet:

CTRL DEL Sletter en ordrelinje fra en påbegynt ordre, evt. sletter en påbegynt ordre
INS Setter inn en ordrelinje i en påbegynt ordre, evt. setter inn en ny ordre
MELLOMROM Fra varenummerfeltet: Slår opp i vareregisteret
CTRL F Fakturere en ordre
CTRL O Vis alle ordrer
CTRL N Kundenotat
CTRL P Skriv ut ordre/faktura til skriver
CTRL W Skriv ut ordre/faktura til skjerm
CTRL R Hurtigpurring
ALT O Flytt markøren til ordreoversikten
ALT F Flytt markøren til ordreoversikten
ALT K Velg kunde
F1 Gir deg hjelp om det vinduet du befinner deg i
F3 Reskontrooppslag

Last ned pdf

Informasjon om installasjon av Agro Økonomi finner du i heftet ‘Installasjon, oppstart og sikkerhetskopiering’.

Enkel lønnsteori

Her finner du en rask gjennomgang av de vanligste elementene i avlønningsarbeidet.
Vi presiserer at de aller fleste av posteringene som er nevnt under, og i eksempelet s. 4, utføres automatisk når du importerer lønn til regnskapet. Det er kun posteringer som har med utbetaling å gjøre som må posteres manuelt.
Det er likevel viktig at du har en viss kjennskap til bakgrunnen for de forskjellige posteringene. (Kontonummer kan variere noe, avhengig av hvilken kontoplan du har valgt.)
Har du god kjennskap til Lønnsteori kan du hoppe over dette kapitlet.

Lønn

Ved håndtering av lønninger er det vanlig å skille mellom avlønning og utbetaling. Avlønningsdato (dato på lønnsslippen) bestemmer hvilken termin (skatt og arb.g.avg.) lønnen skal medtas i. Denne kan avvike fra utbetalingsdato. Ved postering i regnskap bør derfor avlønning føres på ett bilag, og utbetaling på et annet.
På avlønningsdato blir lønn postert på kostnadskonto for lønn (5000), og motpostert på konto for skyldig lønn (2930).

Skattetrekk

Når arbeidsgiver trekker skatt av arbeidstaker er dette penger som blir innkrevd på vegne av kommunekassereren. Idet skatt blir trukket fra en arbeidstaker, blir arbeidsgiver skyldig tilsvarende beløp til kommunekassereren. Enkelte ganger blir arbeidsgiver pålagt å trekke påleggstrekk og/eller bidragstrekk, og disse skal da håndteres på samme måten som vanlig forskuddstrekk.

Trukket skatt blir på avlønningsdato postert kredit på konto for forskuddstrekk (2600) (evt. 2610 Påleggstrekk eller 2620 Bidragstrekk) og motpostert på konto for skyldig lønn (2930). I praksis er det nettobeløpet (lønn – skattetrekk) som blir postert på konto for skyldig lønn.

Utbetaling av lønn

Utbetalt lønn blir iflg. bankbilag postert kredit på konto for kassekreditt/bankinnskudd, og motpostert på konto for skyldig lønn (2930). Saldo på konto 2930 vil nå bli gjort opp (dersom ikke ny avlønning har skjedd før utbetaling av forrige).

Ved utbetaling av lønn skal trukket skatt settes inn på egen sperret bankkonto, såkalt skattetrekkskonto, der pengene skal stå til terminen forfaller til betaling. Dette blir i regnskapet en ren overføring mellom bankkonti iflg. bilag fra banken.

Begge disse transaksjonene føres i et manuelt bilag.

Arbeidsgiveravgift

På avlønningsdato skal det beregnes og posteres arbeidsgiveravgift av lønn. Sats for arb.g.avg. varierer fra landsdel til landsdel. I eksemplet under har vi brukt gjeldende sats for sone 2 – 10.6 %.

Beregnet arbeidsgiveravgift av vanlig lønn blir ved avlønning postert debet på kostnadskonto for arbeidsgiveravgift (5400), og motpostert på konto for skyldig arbeidsgiveravgift (2770).

Betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift

Innrapportering og betaling av forskuddstrekk og arb.g.avg. er gruppert i 6 terminer pr. år, med januar-februar som termin 1. Innsending av oppgaver og betaling av skyldig skatt/avgift skal skje innen den 15. i måneden etter terminen. (Termin 1 skal betales innen 15.3.)

På betalingsdato blir forskuddstrekk postert debet på konto for skattetrekk (2600), og motpostert skattetrekkskonto (1950). Betalt arbeidsgiveravgift blir postert debet på konto for skyldig arbeidsgiveravgift (2770), og motpostert kassekreditt/bankinnskudd.

Begge disse transaksjonene føres i et manuelt bilag.

Feriepenger

Feriepengene skal utbetales når arbeidstakeren tar ut ferien sin, og skal da erstatte vanlig lønn (hvis månedslønn).

Feriepenger blir utregnet på grunnlag av vanlig lønn året før utbetaling (opptjeningsåret). Gjeldende sats for feriepenger er 10,2 % av lønn. Hvis avtale om 5 ukers ferie er satsen 12 %. For 60-åringer og eldre er satsen 2,3 % høyere.

For feriepenger gjelder følgende prinsipp:
I regnskapet skal feriepenger posteres som lønnskostnad etter hvert som de blir opptjent. Opptjente, ikke utbetalte feriepenger vil akkumulere seg på konto for skyldige feriepenger (2940). For arbeidstakeren blir feriepengene regnet som lønn først når de blir utbetalt, altså normalt året etter at arbeidsgiver har ført disse som kostnad i sitt regnskap.

Ved avlønning skal altså opptjente feriepenger (f.eks. 10.2 % av lønn) posteres til debet på kostnadskonto for feriepenger (5010), og motposteres på konto for skyldige feriepenger (2940).

Arbeidsgiveravgift av feriepenger

Ved postering av opptjente feriepenger skal det samtidig posteres påløpt arbeidsgiveravgift av opptjente feriepenger. Dette blir en kostnad i regnskapet det året feriepengene blir opptjent, selv om selve arbeidsgiveravgifta ikke forfaller til betaling før feriepengene faktisk blir utbetalt. Prinsippet for bokføring blir det samme som ved postering av opptjente feriepenger:
Ved avlønning skal arb.g.avg. av opptjente feriepenger (utregnet fra vanlig sats) posteres debet på kostnadskonto for arb. g.avg. av påløpt ferielønn (5410), og motposteres på konto for skyldig arb.g.avg. av påløpt ferielønn (2785).

Utbetaling av feriepenger

Ved utbetaling av feriepenger året etter opptjeningsåret skal disse lønnsmeldes (tas med på lønns- og trekkoppgave) som vanlig lønn. I regnskapet er disse allerede tatt med som kostnad året før, og skal således bare overføres fra balansekonto der de nå er å finne som saldo pr. 1.1.
Det skal ikke trekkes skatt av feriepenger når disse blir utbetalt året etter opptjeningsåret. Dersom feriepenger blir utbetalt samme år som de er opptjent, skal det trekkes skatt.
Utbetalte feriepenger blir postert debet på konto for skyldig ferielønn (2940), og motpostert konto for kassekreditt/bankinnskudd (evt. kan disse også føres via konto for skyldig lønn, 2930 dersom det skal skilles mellom utlønningsdato og utbetalingsdato). Arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger forfaller nå til betaling (i.h.t. vanlig termin), og skal derfor overføres fra konto 2785 (der de er å finne som saldo pr. 1.1.) til konto for skyldig arb.g.avg. (2770).

Et lite eksempel som viser gangen i det hele (for å gjøre det enkelt har vi bare en utlønning):
Lønn kr. 100 000,- Arb.b.g. avg: 10.6%
Skatt kr. 35 000,- Feriepenger: 10.2%
Utbetalt kr. 65 000,-
Avlønningsdato: 30.4.år 1
Utbetalingsdato: 3.5.år 1
Ferie (året etter): Juli år 2

År 1
Bilag 1 30.04. År 1 Lønn (Import-bilag i bilagsserien ‘Overføringer fra lønn’)
5000.70.000 Lønn fast ansatte 100.000,00
2600.70.000 Forskuddstrekk -35.000,00
2930.70.000 Skyldig lønn -65.000,00
5400.70.000 Arbeidsgiveravgift 10.600,00
2770.70.000 Arbeidsgiveravgift; skyldig -10.600,00
5010.70.000 Ferielønn 10.200,00
2940.70.000 Skyldige feriepenger -10.200,00
5410.70.000 Beregnet arb.giveravg.av påløpt 1.081,20
2785.70.000 Skyldig arb.giveravg. av feriel -1.081,20

Bilag 2 03.05. År 1 Utbetaling av lønn (Manuelt ført bilag. Føres i henhold til rapporten ‘Bankliste’)
2930.70.000 Skyldig lønn 65.000,00
2380.70.000 Kassekreditt -65.000,00
1950.70.000 Bankinnskudd for skattetrekk 35.000,00
2380.70.000 Kassekreditt -35.000,00

Bilag 3 15.05. År 1 Betalt arb.g.avg. 2 termin (Manuelt ført bilag. Føres i henhold til innsendt terminoppgave)
2770.70.000 Arbeidsgiveravgift; skyldig 10.600,00
2380.70.000 Kassekreditt -10.600,00

Bilag 4 15.05. År 1 Betalt forsk. trekk 2. termin (Manuelt ført bilag. Føres i henhold til innsendt terminoppgave)
2600.70.000 Forskuddstrekk 35.000,00
1050.70.000 Bankinnskudd for skattetrekk -35.000,00

År 2
Bilag 1 30.06. År 2 Lønnsbilag feriepenger (Import-bilag i bilagsserien ‘Overføringer fra lønn’)
2930.70.000 Skyldig lønn -10.200,00
2940.70.000 Skyldige feriepenger 10.200,00
2785.70.000 Skyldig arb.giveravg. av feriel 1.081,20
2770.70.000 Arbeidsgiveravgift; skyldig -1.081,20

Bilag 2 01.07. År 2 Utbetaling av feriepenger (Manuelt ført bilag.)
2930.70.000 Skyldig lønn 10.200,00
2380.70.000 Kassekreditt -10.200,00

Bilag 3 15.07. År 2 Betalt arb.g.avg. 4 termin (Manuelt ført bilag. Føres i henhold til innsendt terminoppgave)
2770.70.000 Arbeidsgiveravgift; skyldig 1.081,20
2380.70.000 Kassekreditt -1.081,20

Arbeidsgiver

Dette bildet henter du ved å velge Lønn – Arbeidsgiver fra funksjonslisten. Vanlige klientopplysninger registrerer du i bildet Klient. I lønningsmodulen har klienten blitt ‘arbeidsgiver’ og for å bruke lønningsmodulen trengs en del tilleggsopplysninger. Disse opplysningene registreres i menyvalget Arbeidsgiver.
Opplysningene er gruppert i syv ‘fanekort’: Egenskaper, Overføringskonti, Kommuner, Bank , LTO-koder, Arbeidsgiveravgift og Unntak..

Skatteberegning

Skattetabellene er utarbeidet under den forutsetning at det skal betales skatt i 10½ måned. Det normale er at det er halv skatt i desember. Den måneden det utbetales feriepenger (istedenfor månedslønn) blir automatisk skattefri. I feltene Måned uten skatt angis derfor normalt til ‘13’ og Måned med halv skatt angis normalt til ‘12’.
Når en avlønner for desember vil programmet varsle om halv skatt. Dette varselet kan slås av eller på i feltet Varsles.

Antall utskrifter

Når en ber om utskrifter av lønnsslipper, banklister og terminoppgaver skriver programmet ut så mange rapporter som er angitt.

Sats feriepenger etc.

Verdiene i denne gruppeboksen gjelder for alle arbeidstakere pr klient. Satsene her er lovbestemt og skal bare endres hvis avtalepartene kommer fram til andre verdier. Satsene for arbeidsgiveravgift er fastsatt av departementet. Derfor vil programmet be deg bekrefte at du vil gjøre endringer her når du går inn i denne boksen.

Grenser for oppgaveplikt

For vanlige arbeidstakere skal det stå samme verdi i feltet for totale ytelser og i feltet for utgiftsgodtgjørelser (kr 1000, i 2012). For ideelle organisasjoner kan det være aktuelt med høyere tall her.

Utførte rapporter

Programmet vil her automatisk merke av etter hvert som terminoppgaver/eksport til regnskap blir kjørt. For overføring til regnskap er det her snakk om måneder (1-12). For terminoppgaver er det snakk om terminer for skatt og arbeidsgiveravgift (1-6). Hvis disse feltene er merket av, og en i avlønningsbildet går inn og retter eller avlønner, vil programmet varsle om at ny terminrapport/eksport til regnskap må kjøres. Du skal normalt ikke endre noe her.

Eksport til regnskap

Normalt skal postering av skyldige feriepenger (og arbeidsgiveravgift av feriepengene) overføres til regnskapet. Hvis man av en eller annen grunn ikke vil at dette skal posteres automatisk i regnskapet, kan denne funksjonen slås av her.

I denne boksen kan en også velge om en vil ha lønnsartnummeret skrevet ut på lønnslippen (lønnsartnummeret vil for de fleste arbeidstakere være intetsigende, og kan derfor med fordel utelates).

Dersom du ønsker å legge inn en tekst på alle lønnsslippene legger du denne inn i fritekst-boksen. Teksten vil komme på alle lønnsslipper fra denne arbeidsgiveren inntil teksten endres/fjernes.

Overføringskonti (egen flik)

Lønnsprogrammet er nær knyttet til regnskapssystemet. Det betyr at det må angis hvilke regnskapskonti de forskjellige elementene ved en avlønning skal overføres til.

Selv om alle kontoplaner bygger på Norsk Standard, vil detaljoppbyggingen kunne variere fra klient til klient. Du må derfor angi kontonummer for følgende elementer:

Se pdf

Kontonummeret registreres ved direkte tasting, eller ved oppslag mot kontoplanen. I tillegg til kontonummer, må det registreres avdeling. Du kan også registrere prosjekt.
Når en i Agro Økonomi benytter avdelingsregnskap aktivt, har avdelingsfeltet litt spesiell logikk: ’00’ i dette feltet betyr at du ved overføring til regnskap vil få den avdelingen som er brukt i avlønningsbildet. Du kan også angi en spesifikk avdeling, og således styre alle posteringer til denne avdelingen (gjelder kun balansekonti. Kostnadskonti vil uansett følge avdelingen i avlønningsbildet).

Kommuner

Her finner du adresser til alle kommunene.
Videre finner du her informasjon om hvilken sone for arbeidsgiveravgift hver enkelt kommune befinner seg i.

Bank

Hvis en vil bruke utskriften Bankliste under menyvalget Rapporter, må en her angi navn og adresse på arbeidsgivers bankforbindelse.

LTO-koder

Her finner du oversikt over alle Lønns- og trekkoppgavekodene til Skattedirektoratet. Her er ingen mulighet for å endre/opprette slike selv, så dette bildet blir bare til informasjon.

Arbeidstakere

  1. Velg Lønn – Arbeidstakere fra funksjonslisten til venstre. Bildet for vedlikehold av arbeidstakerregister kommer nå opp.
  2. Klikk på knappen merket ‘Ny’, evt. tast INS
    for å registrere en ny arbeidstaker. Du får nå frem et nytt registreringsbilde, og markøren står i feltet for ‘Nr’.
  3. Programmet foreslår neste ledige nummer. Du kan selv overskrive dette. Legg inn ønsket nummer, og gå videre til neste felt med TAB
    eller ENTER
  4. Legg inn personnummer (11 siffer).
  5. Legg inn fornavn, etternavn og adresse. Når du legger inn postnummer, vil programmet automatisk hente poststed og kommunenummer.
  6. Legg inn (frivillig) telefon, mobiltelefon og telefaks.
  7. Registrer skattetabell og tabelltype. i.h.t. skattekort. Hvis skattekort kun angir %-trekk, gå videre til punkt 8.
  8. Registrer skatteprosent i.h.t. skattekort. Denne blir brukt til lønnsarter der det er angitt at det skal benyttes prosenttrekk.
  9. Legg inn arbeidstakerens bankkontonummer (for utskrift av overføringsliste til bank).
  10. Dersom arbeidstakeren har begynt eller sluttet i løpet av regnskapsåret, angir du dette.
  11. Klikk på knappen Lagre for å lagre opplysningene.

Når du har gått over til nytt år så bruk knappen ‘Hent fra i fjor’ og overfør de arbeidstakerne som skal ha lønn/feriepenger i inneværende år.

Lønns- og trekkarter

  1. Velg Lønn – Lønns- og trekkarter fra funksjonslisten til venstre. Bildet for vedlikehold av lønns- og trekkarter kommer nå opp.
  2. Klikk på knappen merket ‘Ny lønnsart’, evt. tast INS for å lage ny lønns- eller trekkart. Du kommer nå inn i Mor-lønnsartliste. Her ligger en del ferdige lønns- og trekkarter. Velg den som er nærmest de opplysningene du trenger og klikk på Kopier. Da er du tilbake til denne arb.giverens lønns og trekkartliste. Klikk Endre hvis du vil/må endre noen felter før du tar lønnsarten i bruk. Før lønnsarten brukes kan alle felter endres, også nr. Når den har vært brukt er det mindre redigeringsmuligheter.

Se følgende punkter for evt. endring:

  1. Legg inn ønsket nummer, og gå videre til neste felt med TAB.
  2. Legg inn en tekst som beskriver lønnsarten. Gå videre til neste felt.
  3. Legg evt. inn enhetstype for lønnsarten, f.eks. time, uke eller måned, og gå videre til neste felt.Dersom dette er en lønnsart som skal oppføre seg som et prosenttillegg eller -trekk på grunnlag av andre lønnsarter, angir du dette ved å sette ‘%’ som enhetstype. Du må da også angi hvilken LTO-kode grunnlaget skal hentes fra. Se pkt. 13
  4. Angi kode for Lønns- og trekkoppgaven. Du kan velge fra registrerte lønns- og trekkarter ved å klikke på pilen ved siden av feltet.
  5. Legg inn enhetspris for lønnsarten. Dette kan f.eks. være timelønn, ukelønn eller månedslønn.
  6. Angi overføringskonto for regnskap. Denne angir hvordan lønnsarten skal behandles i regnskapet. Konto kan hentes fra kontoplanen ved å klikke på pilen ved siden av feltet. Legg også gjerne inn avdeling (feltet ved siden av). Valgt avdeling vil da bli forslag hver gang lønnsarten blir brukt i avlønningsbildet.
  7. Angi skattekode for lønnsarten. Denne angir hvordan lønnsarten skal behandles skattemessig. Du kan velge mellom:
    – 0 Ingen skatt
    – 1 Prosenttrekk
    – 2 TabelltrekkSkattekode 2 (Tabell) er fleksibel: Dersom aktuell arbeidstaker er registrert med tabelltrekk, trekkes skatt i henhold til tabellen. Dersom arbeidstakeren er registrert kun med %-trekk, trekkes skatt i henhold til %-satsen.
  8. Kryss av (bruk mus, eller tast MELLOMROM) for hvorvidt lønnsarten skal inngå i grunnlag for beregning av:
    – feriepenger
    – arbeidsgiveravgift
    – godtgjørelse for bevegelige helligdager
  9. Dersom denne lønnsarten er feriepenger, eller godtgjørelse for bevegelige helligdager, krysser du av for dette. Du må da også angi om dette er oppspart i år eller i fjor.
  10. I feltet ‘Utbetales/trekkes’ angir du hvorvidt det som blir ført på denne lønnsarten skal utbetales, evt. trekkes fra utbetaling på lønnsslippen. Hvis ikke det skal utbetales, skal det ikke avhukes, da må det fylles ut for motkonto.
  11. I det siste feltet, som heter ‘Grunnlag%’, angir du om lønnsarten skal inngå i grunnlag for automatisk prosenttillegg eller -trekk. Grunnlag blir utregnet pr. LTO-kode. Se pkt. 5.
  12. I feltet ‘Utbetales/trekkes’ angir du hvorvidt det som blir ført på denne lønnsarten skal utbetales, evt. trekkes fra utbetaling på lønnsslippen. Hvis ikke det skal utbetales, skal det ikke avhukes, da må det fylles ut for motkonto.
  13. I det siste feltet, som heter ‘Grunnlag%’, angir du om lønnsarten skal inngå i grunnlag for automatisk prosenttillegg eller -trekk. Grunnlag blir utregnet pr. LTO-kode. Se pkt. 5.
  14. Klikk på knappen Lagre for å lagre opplysningene.

Avlønning

  1. Velg Lønn – Avlønning fra funksjonslisten til venstre. Avlønningsbildet kommer nå opp.
  2. Velg arbeidstaker fra listen til venstre. (Ved å klikke på kolonneoverskriftene (Nr/Navn) kan du endre sorteringsrekkefølgen i listen.) Alle registrerte avlønninger til aktuell arbeidstaker i inneværende år kommer nå frem til høyre.
  3. Klikk på knappen merket ‘Ny avlønning’, evt. tast INS for å lage ny avlønning. Du får nå frem et nytt avlønningsbilde, og markøren står i feltet for dato. Dato for forrige avlønning (alle arbeidstakere) blir forslag.
    Dersom du tidligere har laget en mal for denne arbeidstakeren, vil malen bli brukt som forslag til avlønning. All informasjon som kommer fra en mal kan selvsagt overskrives.
  4. Registrer avlønningsdato, med 2 siffer for dag, og 2 siffer for måned. Årstall skal ikke tastes – dette er gitt ut fra valgt regnskapsår som vises helt øverst i tittellinjen til programmet. Gå videre til neste felt med TAB.
  5. Legg inn en tekst som sier noe om avlønningen, f.eks. hvilken periode avlønningen gjelder. Denne teksten blir skrevet på lønnsslippen. Gå videre til neste felt med TAB.
  6. Du står nå i feltet ‘Nr’. på den første avlønningslinjen Tast MELLOMROM for å åpne listen over lønns- og trekkartene. Dersom du ikke har lagt inn noen lønns- og trekkarter, må dette gjøres før du kan gå videre. Se Registrere en lønns- og trekkart.
    Velg lønnsart med PIL ↑ og PIL ↓, og hent med ENTER. Opplysningene fra lønnsartregisteret blir nå hentet inn i bildet.
  7. Gå videre fra felt til felt med TAB, og registrer antall. Denne blir nå multiplisert med pris, og totalsum regnet ut. Samtidig vil du se at skattetrekk blir utregnet nederst i bildet. Når du kommer til siste feltet på linja, vil du ved å taste TAB få ny linje, og er klar til å registrere flere avlønningslinjer.
    Du kan endre tekst, avdeling, prosjekt, enhet og pris for hver enkelt linje dersom du ønsker det. Bruk tastene → ←↑ ↓ til å flytte deg fra felt til felt.F2 lar deg endre innholdet i et felt. Dersom du ønsker å legge inn en melding til lønnstakeren på lønnsslippen, gjør du dette ved å klikke på knappen merket ‘Melding’. (Se litt mer informasjon nedenfor)Du kan slette en avlønningslinje ved å plassere markøren i aktuell linje, og trykke på CTRL DELETE.
    En hel avlønning kan slettes ved å klikke på avlønningen i toppen av bildet, og deretter på
    CTRL DELETE.
  8. Dersom du ønsker å legge inn en melding til lønnstakeren på lønnsslippen, gjør du dette ved å klikke på knappen merket ‘Melding’. (Se litt mer informasjon nedenfor).
  9. Skriv ut:
    Når du har registrert alle avlønningslinjene, er avlønningen klar til utskrift. Klikk på tegnet for ‘skriv ut’ i Menylinja, evt. tast
    CTRL P.Vis:
    Du kan også velge visning til skjerm: Klikk da på tegnet for forhåndsvisning i Menylinja, evt. tast CTRL W.
  10. Når en lønnsslipp er utskrevet (til skjerm eller skriver) blir denne sperret mot endringer. For endring/retting av avlønning, se Endre en avlønning.

VIKTIG! Nyregistrering av avlønninger i innsendte terminer må kun gjøres i helt spesielle tilfeller. Husk å kjøre ut, og sende, ny terminoppgave. Dersom du registrerer en ny avlønning i en måned som er overført til regnskap, må overføring til regnskap gjøres på nytt. Det bilaget som allerede er bokført for denne perioden, må da nullstilles.

Endre avlønning

Denne knappen brukes dersom du ønsker å endre en avlønning. En avlønning som tidligere er bekreftet vil ha grå bakgrunn, og du på klikke på endre-knappen for å få lov til å endre denne. Plasser markøren på aktuell avlønning før du klikker på endre-knappen. Hvis terminoppgave og/eller eksport til regnskap er kjørt for aktuell termin/måned, vil programmet gi varsel om dette.

Lagre som mal

Hvis denne knappen trykkes inn vil den avlønningen som vises da bli lagret som en mal for denne arbeidstakeren. Når denne arbeidstakeren senere skal avlønnes vil malen automatisk hentes frem som forslag til avlønning. Programmet bruker den enhetsprisen som er lagret i malen når den oppretter en ny avlønning.

Masseavlønning

Her finner du en hjelperutine for å foreta automatisk avlønning av mange arbeidstakere i en operasjon. Her kan programmet automatisk lage avlønninger til:
– alle arbeidstakerer som har avlønningsmal – alle som skal ha utbetalt feriepenger fra i fjor
Masseavlønning kan skje på grunnlag av:
– arbeidstakers lønnsmal – arbeidstakers opptjente feriepenger (opptjent året før).

Avlønning fra mal

  1. Velg først ‘Avlønning fra mal’.
  2. Registrer så avlønningsdato, avlønningstekst, og evt. melding som skal på lønnsslippen.
  3. Klikk ‘Lag liste’. Du får opp en liste over arbeidstakere som er registrert med lønnsmal.
  4. Alle er i utgangspunktet markert i listen. Dersom du vil gjøre utvalg blant de markerte kan du gjøre det ved å holde inne tasten CTRL
    og klikke på hver enkelt du vil merke/fjerne.
  5. Klikk knappen ‘Lag lønninger’ for å bekrefte, evt. ‘Avbryt’ for å avbryte uten å lage avlønninger.
    Avlønningene kan nå kontrolleres og evt. korrigeres i avlønningsbildet før de skrives ut på vanlig måte.
    Merk at arbeidstakere som ikke har fått lagret en avlønningsmal ikke vil vise i listen. For en oversikt over alle avlønningsmaler kan du kjøre rapporten ‘Avlønningsmaler’ fra rapportbildet.

Avlønning fra feriepenger

  1. Velg først ‘Avlønning fra feriepenger’.
  2. Registrer så avlønningsdato, avlønningstekst, og evt. melding som skal på lønnsslippen.
  3. Klikk ‘Lag liste’. Du får opp en liste over arbeidstakere som har opptjente feriepenger fra i fjor. Listen viser også om her er noen av feriepengene som allerede er utbetalt, og rest til utbetaling. Det er beløpet i kolonnen ‘Til utbetaling’ som blir benyttet videre.
  4. Alle er i utgangspunktet markert i listen. Dersom du vil gjøre utvalg blant de markerte kan du gjøre det ved å holde inne tasten CTRL
    og klikke på hver enkelt du vil merke/fjerne.
  5. Klikk knappen ‘Lag lønninger’ for å bekrefte, evt. ‘Avbryt’ for å avbryte uten å lage avlønninger.
    Avlønningene kan nå kontrolleres og evt. korrigeres i avlønningsbildet før de skrives ut på vanlig måte.

Send til e-post

Denne knappen vil lage en e-post til arbeidstaker med valgt lønnsslipp vedlagt som PDF-fil. Arbeidstakers e-postadresse kan registreres i bildet ‘Arbeidstaker’.

Melding

Når denne knappen trykkes vil en meldingboks aktiveres, hvor du kan registrere en melding som skal skrives på lønnsoppgaven. Den meldingen som skrives her vil gjelde for denne lønnstakeren og denne avlønningen.

OTP/AFP/REF

OTP/AFP

Denne knappen brukes for å registrere premie som arbeidsgiver betaler for avtalefestet pensjon. Arbeidsgivers bidrag til Avtalefestet pensjon (AFP) og Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) er avgiftspliktig. Avtalefestet pensjon er slik at premien som skal innebetales ikke tilfaller noen spesiell arbeidstaker. For å oppnå dette bruker programmet en fiktiv arbeidstaker.

For å “avlønne” trykkes på knappen OTP/AFP/REF. Velg deretter arbeidstaker for OTP/AFP og trykk på knappen ‘Ny avlønning’. Bruk lønnsarten “OTP/AFP/Bedriftens pensjonsinnbet” . Pensjonsinnbetalingen tastes som et positivt beløp.

Refusjon sykepenger

Tilbakebetalinger av sykepenger fra NAV må registreres som en «omvendt avlønning» for at arbeidsgiver skal få refundert arbeidsgiveravgiften. Refusjon av arbeidsgiveravgiften foregår ved at denne blir fratrukket på den ordinære terminoppgaven, i den terminen der sykepengerefusjonen blir utbetalt. Merk at det er utbetalingstidspunktet og -beløpet som gir grunnlag for refundert arbeidsgiveravgift, ikke avlønnede sykepenger. På terminoppgaven vil dette fremkomme som et beløp pr. sone, med tekstingen ‘REF’.

Velg den fiktive arbeidstakeren ‘Refundert fra NAV’ og lag en avlønning med lønnsarten «Refundert sykepenger m.m. fra NAV». Det refunderte beløpet tastes som et positivt beløp.

Rapporter

Dette bildet henter du ved å velge Lønn – Rapport fra funksjonslisten.
Se gjerne emnet Rapporter, under Hjelp -> Emner i hjelp, for generell informasjon om hvordan du kjører rapporter, og oppbyggingen av rapportbildet.
Følgende rapporter er tilgjengelige fra lønnsmodulen i Agro Økonomi:

Lønnsslipper

Her må en angi det tidsrom som en ønsker utskrifter for. Programmet vil produsere alle aktuelle lønnsslipper i denne perioden. Hvis alle ønskes skrevet ut, trykker en på skrivertegnet.

En vil da få utskrevet alle lønnslippene i perioden i det antall som er registrert under Arbeidsgiver. Her kan du også bestemme om lønnsartnummer skal skrives på lønnsslippene.

Se flere rapportvalg under Rapportvariant.

Lønnsjournal

Rapporten viser fortløpende alle avlønninger for det aktuelle tidsrom.

Multirapport

I denne rapporten summeres alle aktuelle avlønninger som tilfredsstiller parametrene du angir.
Rapporten viser fordeling på: Skatt og utbetalt, Lønns og trekkarter, LTO koder og Konto, avdeling og prosjekt.

Bankliste

Denne rapporten er et brev beregnet på arbeidsgivers bank med anmodning om å overføre til aktuelle konti. For å få denne rapporten fullstendig må arbeidsgivers bankkonto være registrert i Klient-bildet, og bankens navn og adresse må være registrert i Arbeidsgiver-bildet.

Normalt vil bare de arbeidstakere som har bankkonto registrert bli skrevet ut på denne lista. Vil en imidlertid også ha med de som ikke har bankkonto må en hake av på ‘Kontant’. Tilsvarende gjelder for skattetrekk.

Det gis også en mulighet til å velge denne lista til å gjelde bare for bestemte arbeidstakere. En krysser da av på ‘Utvalg’. Et skrivefelt blir synlig. I dette feltet kan en skrive inn arbeidstakernummer adskilt med komma eller bindestrek. Eks: 2-5,8,11 (arbeidstaker 2 til 5, samt 8 og 11).

Programmet vil automatisk foreslå dagen etter siste bankutskrift som fra-dato og dagens dato som til-dato.

Eksport til regnskap

Når denne rapporten kjøres blir lønnsdata for en måned klargjort for overføring til regnskap. Regnskapssystemet i Agro Økonomi har rutine for import av slike lønnsdata. Det dannes en fil med navnet UTxxxTRS.HLT (hvor xxx står for klientnr.). Filen vil plasseres i arkivmappa for valgt klient (AGRO6\Arkiv\Arkivxxx). For hver gang rapporten kjøres, skrives fila på nytt. Dette innebærer at dersom du skal overføre flere måneder med lønnsdata til regnskap, må dette gjøres for en måned om gangen.

Innholdet i filen blir også vist på skjermen og kan skrives ut. Selv om en ikke velger å importere dataene til regnskapsmodulen, kan rapporten være nyttig, både som månedsoversikt og som bilag for manuell føring av regnskap.

Kryss av for ‘Skatt’ dersom du ønsker at bankoverføring mellom betalingskonto og skattetrekkskonto skal overføres automatisk til regnskap. Vi anbefaler at du heller fører dette i det manuelle bilaget hvor du bokfører lønnsutbetalingen.

Terminoppgave

Terminoppgave for skatt og arbeidsgiveravgift til skatteoppkreveren i kommunen. En må velge termin før en kan trykke på Vis-knappen. Rapporten er lik skjema RF-1037. Terminoppgave kan sendes til AltInn, velg knappen AltInn (høyre side). Om registrering av datasystem i AltInn, se ‘Hjelp’ stikkord AltInn.

Unntakskoder

Hvis du avlønner på flere unntakskoder så må det kjøres terminoppgave på hver kode. Programmet skal gi varsel om at du evt. må kjøre terminoppgave på andre koder også.

Påleggstrekk

Velg kommune og periode. Det forutsettes at kommune er registrert i lønnsartregisteret.
Fagforeningskontingent
Lager en oversikt over trukket fagforeningskontingent.

Aktive arbeidstakere

Lager liste over sum lønn og antall arbeidstakere pr kommune pr kvartal.

RF 1015 Lønns- og trekkoppgaver

Lønns- og trekkoppgaver kan sendes til AltInn. Velg knappen AltInn (høyre side). Om registrering av datasystem i AltInn, se ‘Hjelp’ stikkord AltInn. Lønns- og trekkoppgaver kan også skrives ut på hvitt papir eller på skjema RF-1015.

RF 1025 Årsoppgave – Følgeskriv til Lønns- og trekkoppgaver

Dette skjemaet skal følge en evt. sending av RF-1015 på papir til skatteoppkreveren.
Skjemaet skal ikke sendes til AltInn, da AltInn genererer Årsoppgave på grunnlag av innsendte LTO oppgaver.
Rapporten kan gjerne brukes i forbindelse med avstemming av lønn.

Oversikt lønns og trekkoppgaver

”Forklaringsliste” til RF 1025.

Feriepenger

Denne rapporten gir en oversikt over opptjente og utbetalte feriepenger. Kan kjøres for ‘i år’ eller for ‘i fjor’. Når det utbetales feriepenger, blir grunnlaget som svarer til dette beløpet regnet ut ved hjelp av den aktuelle prosentsats som s tår under Arbeidsgiver. Det kan her forekomme avrundingsfeil slik at beregningsgrunnlaget ikke stemmer på øret med beløpet som programmet har regnet ut i rubrikken “Reduksjon”.

Bevegelige helligdager

Denne rapporten gir en oversikt over opptjente og utbetalte beløp vedr Beveglige helligdager. Kan kjøres for I år eller for I fjor. Når det utbetales lønn blir grunnlaget som svarer til dette beløpet regnet ut ved hjelp av den aktuelle prosentsats som står under Arbeidsgiver. Lønnsarten en bruker til avlønning må være huka av for Godtgjørelse bevegelige helligdager. Det kan her forekomme avrundingsfeil slik at beregningsgrunnlaget ikke stemmer eksakt.

Liste over arbeidstakere

Inneholder Personnr, arbeidstakernr, navn, dato for begynt og sluttet og bankkontonr.

Liste lønnsarter

Opplisting av lønnsartene med spesifikasjon av parameter.

Avlønningsmaler

Inneholder spesifikasjon av lønnsmal pr arbeidstaker.

Last ned pdf

Budsjettering

Dette bildet henter du ved å velge RegnskapBudsjett fra funksjonslisten.

Her registrerer du budsjettall for valgt regnskapsår. Du kan registrere budsjettall manuelt på fritt grunnlag, eller du kan kopiere tall fra årets- eller fjorårets regnskap, og bruke disse som utgangspunkt. Ved kopiering fra regnskap kan du angi et %-påslag eller -fradrag.
Tast CTRL + F9  for å kopiere budsjettall fra referansekolonnen for alle konti.
Tast ‘F9’ for å kopiere èn konto.

Budsjettallene bør fordeles periodevis (månedsvis), slik at du gjennom året kan følge med på hvordan regnskapet utvikler seg i forhold til budsjettet fra måned til måned. Det gjøres i kolonnen ‘Detaljer’.

Forklaring til de enkelte elementene i Budsjett-bildet:

Prosjekt

All budsjettering skjer prosjektvis. Velg det prosjektet du ønsker å budsjettere på fra rullegardinmenyen. Vedlikehold av prosjektregisteret skjer fra bildet Vedlikehold Prosjekt.

 

Referanse

Her velger du om budsjetteringen skal basere seg på årets eller fjorårets regnskap. Referansetallene kommer frem i kolonne 3 og 4 i budsjetteringsbildet. Du kan når som helst endre referansetall, uten at dette påvirker registrerte budsjettall. NB: Endring av referanseår kan ta noe tid, særlig på eldre datamaskiner.

 

% påslag

Dersom du ønsker det, kan du ved kopiering av referansetall fra regnskap til budsjett, angi et %-påslag eller -fradrag. Endring av %-sats vil kun påvirke tall som blir kopiert etter endringen.

 

Konto/Kontonavn

Budsjettbildet vil vise alle konti som har budsjettall, samt alle konti som har posteringer på valgt prosjekt innenfor valgt referanseår (se over). Dersom du ønsker å sette inn en ny konto, taster du INS . Du får da oppslag i kontoplanen, og kan velge konto ved hjelp av pil ↑ og pil ↓ og ENTER.

 

Mengde (år) / Beløp (år)

Disse 2 kolonnene viser referansetall (årets eller fjorårets regnskap), og er danner grunnlaget for evt. kopiering. Innholdet i kolonnene vil endre seg dersom du endrer referanse (se over).
Busjett mengde

Kan tastes inn manuelt.

 

Budsjett beløp

Her registrerer du budsjettert beløp for hver enkelt konto. Beløpene kan tastes inn manuelt, eller du kan kopiere fra referansekolonnen ved å taste F9 . Ved kopiering fra referanse til budsjett, vil beløpet bli omregnet i.h.t. valgt %-påslag.
Du kan også velge å kopiere alle beløp i en operasjon, ved å taste CTRL F9.

Flytt markøren opp eller ned i listen med pil ↑ og pil ↓.

Ved å taste F5, eller klikke på ‘>>’ i kolonnen ‘Detaljer’, får du frem bildet for fordeling av budsjettall på perioder.

Fordeling på perioder

For å få fullt utbytte av budsjetteringen, bør budsjettallene fordeles på årets 12 måneder. Dette gjøres i et eget bilde som du kan henter fram på flere ulike måter:

–       ved å klikke på ‘>>’ i kolonnen ‘Detaljer’.

–       ved å taste F5 fra hovedbildet, evt. ENTER  eller dobbeltklikk.

Øverst i fordelingsbildet vises valgt konto. Du kan bla frem og tilbake i kontoene uten å forlate fordelingsbildet, ved å bruke PGUP og PGDN.  Til høyre i bildet har du 2 kolonner. Den ene kolonnen viser fordeling av årets budsjettall. Dersom automatisk fordeling er valgt, vil bakgrunnsfargen være grå (ingen redigering). Ved manuell korrigering vil bakgrunnsfargen være hvit, som tegn på at du selv kan skrive i feltene.

Den andre kolonnen viser hvordan fordelingen var i fjorårets regnskap, og er kun til informasjon.

 

Automatisk fordeling

Du kan velge mellom fordeling på 2, 4, 6 eller 12 perioder. Programmet fordeler da budsjettert beløp på det antall perioder du har valgt. Du kan angi hvilken periode som skal være første måned. Eks: Dersom du velger 4 perioder, og første måned = 3, vil du få fordelt budsjettert beløp i 4 like store deler på mars, juni, september og desember. Beløp pr. periode vil komme frem i feltet ‘Fast beløp’.

Ved å fjerne avkryssingen for ‘Beløp må være 0’, får du tilgang til selv å angi beløp pr. periode. Programmet vil da plassere angitt beløp i det antall perioder du har angitt at det skal fordeles til.

 

Manuell fordeling

Velg ‘Manuell’ for å foreta manuell fordeling. Du kan da skrive inn budsjettall på hver enkelt måned. Restbeløp (differanse mellom budsjettert beløp og fordelt beløp) vil hele tiden bli vist nederst i bildet.

Dersom ‘Rest må være 0’ er avkrysset, må sum av fordelte beløp være lik budsjettbeløp, og du vil ikke klare å lagre opplysningene før dette er oppfylt. Dersom ‘Rest må være 0’ ikke er avkrysset, vil budsjettert beløp ved lagring bli korrigert automatisk, slik at dette blir identisk med fordelt beløp.

 

Lagring av fordeling

Lagring av fordelingen kan skje på følgende alternative måter:

– klikk på ‘OK’
– tast ‘lagretasten’ * eller F12

– bla til en annen konto med PGUP eller PGDN.

Utskrift av budsjettall

Budsjettlisensen gir tilgang til følgende utskrifter, under Regnskap | Rapport:
Budsjett (hovedrapport)

Denne rapporten viser alle registrerte budsjettall fordelt på enkeltmåneder. Rapporten gir god oversikt over budsjettet, og blir utskrevet avdelingsvis.

Resultatbudsjett (rapportvariant under Budsjett)

Denne rapporten viser budsjetterte tall sammenlignet med regnskap i år og fjor. Avvik mellom regnskap og budsjett blir utregnet i kroner, og som ‘indeks’ (regnskap i % av budsjett).

Rapporten kan kjøres for en eller flere perioder, eller for hele året samlet. Du kan også gjøre utvalg for konti, avdelinger og prosjekt.

Du finner også 3 alternative resultatbudsjett-rapporter, med litt ulike kolonne-valg: Utvidet, Med prosent og Med bruttofortjeneste.

Resultatprognose (rapportvariant under Budsjett)

Viser forventet resultat for aktuelt regnskapsår. Prognosen framkommer ved at regnskap hittil i år    summeres med budsjett for resten av året.

Hurtigtaster

CTRL DEL Sletter en budsjettlinje (en konto) fra budsjettet
INS Setter inn ny budsjettlinje (ny konto)
F1 Gir deg hjelp om det vinduet du befinner deg i
F5 Fordeling på måneder
F9 Kopiere budsjettall fra referansekolonnen for en konto
CTRL F9 Kopiere budsjettall fra referansekolonnen for alle konti
ENTER Fordeling på måneder
PGDN PGUP Bla i budsjettbildet
PIL ↑ og PIL ↓ Flytte markøren fra konto til konto i budsjettbildet

I tillegg vil du fra Fordelings-bildet (‘Detaljer’) ha tilgang til følgende hurtigtaster:
PGDN PGUP Bla fra konto til konto
* Lagre fordelingen og gå tilbake til budsjettbildet.

Last ned pdf

Agro Time er et frittstående timeregistrerings-verktøy som ligger i programpakken Agro Økonomi. Dette har mange nyttige funksjoner for deg som regnskapsfører og andre som skal registrere timer. Du kan kjøre Agro Time parallelt med andre moduler i Agro Økonomi, dersom du installerer Agro Økonomi server versjon. Husk å velge ”pålogging ved oppstart” når du får spørsmål om dette i slutten av installasjonen.

Oppstart: Første gang du starter AgroTime vil dette vinduet komme opp.

1

Du får opp en liste over alle klientene du måtte ha i Agro Økonomi. Du velger klienten som skal knyttes til timeregistreringene. Dersom den aktuelle klienten ikke er opprettet, gjøres dette i Agro Økonomi under ‘Klient’. Når dette er gjort, startes Agro Time igjen og du velger den nye klienten.

Tilgangskontroll

2

Time er avhengig av at brukeren er tildelt en ID. Du kan opprette nye brukere under Agro fra menylinjen, og videre Oppsett og Tilgangskontroll.

Timeregistrering

Regnskapsfører / medarbeider registrerer timer på hver klient (= kundekonto i reskontro) og med de prosjekt/arbeidstyper som er aktuelt. Registreringen danner grunnlag for fakturering til kunde, og for lønning til arbeidstakerne. Her får du god oversikt over medgått tid og et godt grunnlag for en riktig fakturering av timene, og en god dokumentasjon av hva som er utført.

34

Registrere timer

Tast ‘Insert’ for å opprette ny, blank linje. Dagens dato velges automatisk, men kan selvsagt endres om ønskelig. Tast inn fra- og til klokkeslett. Velg kunde ved å skrive en eller flere bokstaver i navnet og velge riktig kunde fra listen som dukker opp. Alternativt klikk på pilen til høyre i feltet. Velg aktivitet ved å taste aktivitetsnummer eller slå opp i listen med piltasten. Aktivitetslisten = varelisten i Agro Faktura. Nye aktiviteter/varer kan opprettes i Agro Time under menyvalget ‘Aktiviteter’ eller i Agro Økonomi under menyvalget ‘Faktura|Varer’. Om ønskelig kan det gjøres endringer/tilføyelser i tekstfeltet. Kolonnen ‘Tid’ og ‘Fakt tid’ (fakturerbar tid) er i utgangspunktet like, men kan endres manuelt. Det vil være kolonnen ”Fakt tid” som danner grunnlag for evt. senere fakturering.

Tips: Det er lurt å opprette en «kunde» som man kaller «Intern» el. lign. for å registrere timer som ikke skal belastes noen spesiell kunde.

Time-status

Oppe til venstre i Timeregistrerings-bildet angis status for ‘Timer’. Denne er i utgangspunktet ‘Kun registrerte’.
Du kan bruke nedtrekksmenyen for å velge timer som er overført til en annen status: ‘Kun godkjente ikke fakturerte’ eller ‘Kun fakturerte’.
Du kan også velge å vise ‘Alle’.

Fakturering på grunnlag av timeregistrering

Gå til ‘Timeregistrering ‘og hent fram de timene du ønsker å fakturere, ved å gjøre utvalg på grunnlag av:

– Kunde (1 eller alle)
– Bruker (1 eller alle)
– Prosjekt (1 eller alle)
– Dato (se valgt intervall nederst i venstre hjørne)

Time-status bør som hovedregel være ‘Kun registrerte’ (øverst til venstre).

Velg ’Utfør’ og ’Lag ordrer’ fra menylinjen øverst, og du får fram et nytt vindu som viser samme time-utvalg. Her kan du markere alle eller gjøre utvalg ved å bruke Ctrl + mus eller Shift + mus. Klikk på knappen ’Lag ordrer’ når du har markert ønskede timer.
I timeregistreringsbildet vil disse timene nå endre status fra ”Kun registrerte” til ”Kun fakturerte timer”.
Du vil finne igjen ordrene i Agro Økonomi under Faktura|Massefakturering. Dersom du ønsker å gjøre endringer eller tilføyelser til ordrene, gjør du det i mappen Ordre/Faktura.

Skal du fakturere i et annet program, gå til rapport og skriv ut timeliste med de utvalgskriteriene som passer.

Godkjenne timer

Du kan velge å godkjenne timene, uten å fakturere dem. Kan hende du vil fakturere dem senere, eller du skal fakturere dem i et annet program, eller det er interne timer som ikke skal faktureres noen gang. Gjør et utvalg av timer, på samme måte som når du skal fakturere. Velg ‘Utfør ‘ og ‘Godkjenn timer’.

Rapporter

5

Vær oppmerksom på at rapporten ‘Timeliste’ har uvanlig mange rapport-parametre.
Det betyr at du i stor grad kan komponere din egen spesielle rapport, ved å velge ulike utvalgskriterier (Venstre del av bildet = ‘Utvalg’).
Under ‘Sortering’ kan du velge inntil 3 kriterier, og du kan velge om du vil ha bruddsum for hvert av kriteriene.

Rapporten ‘Timeliste kunder’ er identisk med ‘Timeliste’, bortsett fra at det er standard krysset av for sortering og bruddsum pr. kunde.

Prøv deg fram!

Verktøy for kontroll og dokumentasjon av regnskapstall

Agro Avstemming hjelper deg å kontrollere og dokumentere verdiene på balanse, resultat og reskontro.
Alle konti vises med oppdaterte tall fra regnskapet, og du kan legge inn kommentarer og evt. dokumenter for å forklare den enkelte saldo.
Konto-summene oppdateres automatisk, når du fører nye eller korrigerer bilag. Du vil da lett se om det har oppstått differanser i forhold til din forrige avstemming. Det er en stor fordel sammenlignet med statiske avstemmings-skjemaer.

Slik bruker du Agro Avstemming:

Velg Regnskap i menyen til venstre, deretter Avslutning, og Avstemming.

Forklaring til knappene oppe til høyre:
«Vis dokument» kan brukes for å hente inn vedlegg som forklarer/dokumenterer en saldo.
«Kontospesifikasjon» gir deg spesifikasjon av valgt konto (kan også bruke F2).
«Kom i gang» forklarer en del hurtig-taster.
«Åpne poster» vises i fliken Kunder og Leverandører dersom du har slått på Post mot post.

1. avstemming

Velg hvilken måned du vil avstemme for.
Her velger jeg august,
da jeg skal avstemme for 4. termin.

Saldoene pr. 31. august for hver enkelt konto hentes nå inn, og du kan velge mellom Balanse, Resultat, Kunder og Leverandører.

Vi foreslår å starte med kunder og leverandører:

2.avstemming

Skriv inn det avstemte/kontrollerte beløpet i angitt kolonne. Alternativt tast F9 for å kopiere regnskapsverdien. Avvik blir 0 når kontoen har riktig verdi. Kolonnen for Regnskap oppdateres umiddelbart dersom du lagrer et nytt eller korrigert bilag i bokføringen.

Skriv inn det som er aktuelt for hver konto på kilde og kommentarer, og hent evt. inn dokumenter.

3.avstemming

På samme måte kan du avstemme kontiene under Balanse og Resultat. Kontroller de du har behov for.  Den første kolonnen Vis, angir hvilke konti som vises i bildet. Ved å høyreklikke på kolonnen kan du velge å merke alle, eller fjerne merkene, og du kan dobbeltklikke for å sette eller fjerne merket for en enkelt konto. Videre kan du klikke på Vis alle (kontoer) eller Vis merkede. På denne måten kan du få fram kun de kontoene du ønsker.

4.avstemming

Dokumenter kan hentes inn ved bruk av knappen Vis dokument og Hent Dokument. Konti med vedlagte dokumenter, vises med en binders i feltet før kilde. Dobbeltklikk på linjen for å vise dokumentet.

Du kan skrive ut eller lagre PDF av rapporten Kontoavstemming ved å bruke knappene Forhåndsvis eller Skriver opp til høyre i bildet (alternativt Ctrl W eller Ctrl P).
Vi anbefaler å lagre en pdf hver gang du er ferdig med en avstemming.

Kort oversikt over utvalg av Norsk standard kontoplan

NS 4102

Benyttes av Agro Økonomi

Motkontoplan kan skrives ut under :
Rapporter velg profil ”Dokumentasjon” og velg kontoplan for ønsket avdeling.

Last ned pdf

Kontoplanen er inndelt slik på balanse og resultat:
1000 Eiendeler
2000 Gjeld og Egenkapital
3000 Inntekter
4000 Varekjøp
5000 Lønnsutgifter
6000 Annen driftskostnad
7000 Annen driftskostnad
8000 Finansinntekter og -kostnader

I tillegg til konto kan en benytte 2 sifret avd. ( vanligvis 70 ) og en kan benytte tre sifret prosjekt for å splitte kostnader og inntekter.

For mer informasjon se www.agro.no eller kontakt Agrodata Øst tlf. 33 07 19 80

1 Eiendeler
10 Immatrielle eiendeler
1000 Forskning og utvikling
11 Tomter, Bygninger og annen fast eiendom
1100 Bygninger , saldogruppe G
1151 Tomter
12 Transportmidler, inventar og maskiner
1200 Maskiner og anlegg
1233 Varebiler
1236 Lastebiler
1250 Inventar
13 Finansielle anleggsmidler
1397 Forskuddleasing
14 Varelager og forskudd til leverandører
1400 Råvarer
1420 Varer under tilvirkning
1440 Ferdig egentilvirkede varer
1460 Innkjøpte varer for videresalg
15 Kortsiktige fordringer
1500 Kundefordringer ( samlekonto reskontro)
1580 Avsetning tap på kundefordringer
17 Forskuddsbetalt kostnad, påløpt inntekt og lignende
1700 Forskuddsbetalt leie
18 Kortsiktige finansinvesteringer
1810 Aksjer, børsnoterte aksjer
19 Bankinnskudd, kontanter og lignende
1900 Kontanter
1920 Bankinnskudd
1950 Bankinnskudd for skattetrekk

2 Egenkapital og Gjeld
20 Egenkapital
2000 Aksjekapital
2050 Egenkapital
2060 Privatkonto
2070 Skatter
2080 Udekket tap
22 Langsiktig gjeld
2240 Pantelån
23 Kortsiktig gjeld, Driftskreditt, Kassakreditt, annen korts.gjeld
2380 Kassakreditt
24 Leverandørgjeld
2400 Leverandørgjeld ( samlekonto reskontro)
26 Skattetrekk og andre trekk
2600 Forskuddstrekk
27 Skyldige offentlige avgifter
2740 Oppgjørskonto merverdiavgift
2770 Arbeidsgiveravgift skyldig
28 Annen kortsiktig gjeld
2930 Skyldig lønn
2940 Skyldige feriepenger
2950 Påløpt renter

3 Inntekter
30 Salgsinntekt, avgiftspliktig
3000 Salgsinntekter avgiftspliktig
3060 Uttak av varer (avg.pl.)
3080 Rabatt og annen salgsinntektsreduksjon
31 Salgsinntekter avgiftsfrie
3100 Salgsinntekter, avgiftsfrie
3160 Uttak av varer, avgiftsfri
3180 Rabatt og annen salgsinntektsreduksjon
32 Salgsinntekter utenfor avgiftsområdet
3200 Salgsinntekter utenfor avgiftsområdet
34 Offentlige tilskudd / refusjon
36 Leieinntekter
3600 Leieinntekter fast eiendom
3610 Leieinntekt andre varige driftsmidler

4 Varekjøp m.m
40 Forbruk av råvarer og innkjøpt halvfabrikata
4000 Innkjøp av råvarer og halvfabrikata
4060 Frakt,toll og spedisjon
43 Forbruk av innkjøpte varer for videresalg
4300 Innkjøp av varer for videresalg
4360 Frakt, toll og spedisjon
45 Fremmedytelser og underentreprise
4500 Fremedytelser og underentreprise

5 Lønninger m.m.
50 Lønn til ansatte
5000 Lønn
5010 Feriepenger
52 Fordel i arbeidsforhold
5200 Fri bil
5210 Fri telefon
54 Arbeidsgiveravgift
5400 Arbeidsgiveravgift
58 Offentlig refusjon vedrørende arbeiskraft
5800 Refusjon av sykepenger

6 Avskrivning, annen driftskostnad
60 Avskrivninger ( føres via avslutning / årsavslutning)
61 Frakt , transport vedrørende salg
62 Energi, brensel og vann vedr. produksjon
6200 Elektrisitet
6220 Fyringsolje
6250 Bensin, diesel
63 Kostnad lokaler
6300 Leie lokaler/bygninger
6320 Kommunale avgifter
64 Leie/Leasing av maskiner, m.m.
6400 Leie maskiner
65 Verktøy og utstyr
6500 Motordrevet verktøy
6510 Håndverktøy
6540 Inventar
66 Vedlikehold og reparasjoner
6600 Rep og vedlikehold bygning
6620 Rep og vedlikehold utstyr
67 Diverse fremmede tjenester
6705 Regnskapshonorar
68 Kontorkostnad, trykksaker m.m.
6800 Kontorrekvisita
6810 Edb kostnad
6840 Aviser, tidsskrifter, bøker og lignende
69 Telefon og porto
6900 Telefon
6940 Porto

7 Andre driftskostnader
70 Transportmidler
7001 Diesel, olje
7011 Bensin
7021 Vedlikehold
7040 Forsikring
7050 Årsavgift
7080 Bruk av privat bil i næring
7099 Privat bruk av næringsbil ( inntektsføres )
71 Kostnad og godtgjørelse for reise, diett, bil og lignende
7100 Bilgodtgjørelse oppgavepliktig
72 Provisjonskostnad
73 Salgs-, reklame- og representasjonskostnad
7300 Salgskostnad
74 Kontingent og gave
7400 Kontingenter fradragsberettiget
75 Forsikringspremie
7500 Forsikringspremie drifta
77 Kostnad, annen
7770 Bank og kontogebyrer

8 Finansinntekt og kostnad
80 Finansinntekt
8050 Annen renteinntekt
8079 Annen finansinntekt
81 Finanskostnad
8150 Annen rentekostnad
8179 Annen finanskostnad

Last ned pdf

Agro Kontor er et frittstående internkontroll-verktøy som dekker kvalitetsikringskravene for regnskapskontor. Agro Kontor er et nyttig og effektivt program for deg som regnskapsfører. Du kan kjøre Agro Kontor parallelt med Agro Økonomi og/eller Agro Time, dersom du installerer server-versjon.

I Agro Kontor finner du:

– Klientregister med oversikt over oppdrag og faste opplysninger
– Oppdragsjournal
– Oppdragsjournal alle
– Oversikt oppdrag
– Mankolister
– Rapporter

Programmet kan naturligvis brukes sammen med hvilket som helst regnskapsprogram.

Bruker du Agro Kontor dekker du kravene fra Kredittilsynet og NARF for fullstendig kvalitetssikring av kontoret.

Klientregister

Under fliken ‘Kontor’ i klientregisteret registrerer du nødvendig informasjon om oppdraget og hvem som er ansvarlig.

1

Trykk på knappen ”detaljer” for å huke av de oppdragstypene du skal utføre for denne klienten. (Trykk på Endre-knappen først).

Når dette er registrert, vet programmet hva hver enkelt faglig ansvarlig og/eller saksbehandler skal utføre.

Faste opplysninger har også en egen flik under ‘Klient.

Her registrerer du faste opplysninger pr. klient. Typiske opplysninger er notater om deling av inntekt, fordeling av strøm og telefon, og spesielle forhold som du må huske. Du kan selv legge inn nye momenter i registeret i tillegg til de forhåndsdefinerte. Opplysningene kan skrives ut pr. klient eller for alle klienter som en oversikt.

Oppdragsjournal

Her registrerer du det som blir gjort hver dag. Dato for mottak av bilag og bokføring av bilag, dato for innsending av momsoppgaver, levering av selvangivelse, utfakturering til kunde etc.

Disse registreringene oppfyller myndighetenes krav til dokumentasjon av regnskapsoppdraget.

På grunnlag av disse registreringene kan du også få oversikt over hva som er utført for hver klient.

2

Oppdragsjournal alle

Her kan du både registrere oppdrag og få oversikt over utførte oppdrag for flere klienter samtidig.

Eksempel på oversikt:

3

”Bruker 1” er saksbehandler og vil se oversikt over ”bilag inn”. Da ser man at Hansen Transport og Snekker Hansen har levert, men ikke de to andre klientene til ”bruker 1” (som er av huket med oppdrag «bilag inn» under Klient | Kontor -> Detaljer).

Her får du en tydelig oversikt over hvilke oppdrag som er utført, og hvilke som gjenstår. Andre gode eksempler på nyttige oppdragsoversikter er ”Alm. Mva 2 mnd. signert Altinn” eller ”Fakturert kunden”.

 

Eksempel på registrering for flere klienter samtidig:

”Bruker 2” er faglig ansvarlig og vil registrere at hun har levert 3 årsoppgaver mva. Start med å markere de 3 klientene (Ctrl + mus) og klikk ”Nytt oppdrag”.

4

I dialogboksen som nå dukker opp registrerer du oppdragstype, måned, år, dato og evt. fritekst.

Oversikt oppdrag

Her får du en grafisk oversikt over mange oppdragstyper samtidig.

Eksempel:

5

Øverst i bildet vises valgt bruker. Den som er pålogget er i utgangspunktet valgt, men man kan også velge andre.

Nederst finnes knappen ”Endre parametre”. Her velger du de oppdragstypene som du ønsker skal vises for valgt regnskapsår, termin og måned.

Klikker du på tallet i enden på søylen får du fram en rapport som viser hvilke klienter som er utført(grønn) og hvem som ikke er utført (rød)

Her får du en rask oversikt over framdriften på de oppdragstypene som er aktuelle akkurat nå.

 

Mankoliste

Her registreres mangler og spørsmål etter hvert som du fører bilag. Dette kan være til intern bruk, eller spørsmål du vil rette til klienten.

6

Bruker du Agro Regnskap kan du registrere direkte i mankolista fra bokføringsbildet ved å bruke knappen ”Merke bilag”. Du får opp dette vinduet og beskriver problemet:

7

Når du ønsker å lage et brev til klienten, velger du ”Utfør” fra menylinjen i Kontor | Mankoliste, deretter ”Lag brev til klient”. Du markerer de sakene du vil ha med, og klikker på knappen ”Lag brev”.

8

Da lages et Word-brev adressert til kunden.  Brevet foreslås lagret i arkivmappen til klienten (agro6\arkiv\arkiv001\dokumenter). Du kan evt. gjøre endringer i brevet, og deretter skrive det ut eller sende det som vedlegg til epost. Kunden kan notere sine svar direkte i brevet og levere det tilbake til regnskapsfører, som i sin tur noterer svarene i mankolisten i Agro Kontor. Dette blir dermed en god dokumentasjon på framdriften i regnskapsarbeidet og kommunikasjonen mellom kontor og klient.

 

Rapporter

Agro Kontor har mange ulike rapporter som dokumenterer arbeidet.
Vi trekker spesielt fram rapporten ”Bokføringsoversikt”. Denne gir god oversikt over hvorvidt bilag er innkommet og/eller bokført, for hele kontoret (ikke huk av for bruker) eller for en gitt bruker:

9

 

Tilgangskontroll

Kontor er avhengig av at brukeren er tildelt en ID. Du kan opprette nye pålogginger/brukere under Agro fra menylinjen, og videre Oppsett og Tilgangskontroll.

Last ned pdf

Avslutning av finans – skatteregnskap AS

1. Varelager / Avskrivinger

  1. Gå til Regnskap | Avslutning -> Årsavslutning regnskapsmessig og velg ‘Regnskapsmessig varelager / avskriving’:

1

Legg inn mengde og verdi, på den /de kontoen(e) som er aktuelle. Bruk knappen «Ny konto» ved behov. Når det ikke er aktuelt med mengde settes denne til 1, og en legger hele verdien inn på enhetsverdi.

Velg så fliken «Driftsmidler» ved siden av varelager. Det forutsettes at en har opprettet driftsmidler etter veiledningen for «oppstart av finansregnskap.»

2

Kjenner en kostprisen, akkumulerte avskrivinger og anskaffelses dato, legger en inn dette og velger avskrivingstid. Avskrivningstiden beregnes pr. måned fra anskaffelses dato. Dette medfører at blir et driftsmiddel anskaffet 1. mai blir avskrivningene 8/12 av avskrivningene for ett år.

Kjenner en kun saldoen for 1.1 så setter en anskaffelses dato til 1.1 og setter avskrivningstiden til resterende levetid for driftsmiddelet.

 

Vi er nå ferdige med den regnskapsmessige vurderingen av varelager og avskrivninger.

2. Skattemessig varelager og avskrivinger

Velg nå fliken «Årsavslutning skattemessig» og velg «Skattemessige verdier og forskjeller»

3

Legg inn skattemessig verdi på varelager.

Velg så avskrivbare konti. Husk at IB normalt er forskjellig fra bokført verdi, som hentes første året. Sjekk med RF-1084 Avskrivning fra 2010 hva utgående saldo er der, og sett denne som IB 2011. Bruk knappen nede til venstre «Endre IB». Endre avskrivingssats, dersom det er aktuelt (vanligvis ikke). Dette gjøres for hver saldogruppe en har.

Gå så videre til fliken «Forskjeller»:
Her ser en at forskjellene på driftsmidler og varebeholdning er satt opp.

Så har vi utestående fordringer. Her ligger bokførte verdier. Har en etter regnskapsmessige vurderinger forventet tap på fordringer, bokføres disse manuelt på konto: debet på 7831 og kredit på 1580.

4

Klikk så på det grønne feltet på linje 43, og du får opp dette bildet:

5

Her beregnes den skattemessige verdien på kundefordringer etter konstaterte tap på fordringer. Øvrige forskjeller legges inn ved å klikke på de grønne feltene.

Forskjellsskjema er nå ferdig. Klikk lagre, og du er tilbake i Årsavslutning.

Velg så fliken «Resultat, skatt og utbytte»

Under Resultat legger du inn de beløp som ikke er skattepliktige kostnader eller inntekter, og som ikke allerede er hentet fra regnskapet.

6

Under Skatt kan en legge inn korrigeringer til selvangivelsen, og se hva som er beregnet skatt og bokføringene av dette. Kontoene kan korrigeres. Dersom en har beløp på utsatt skatt (2120) skal denne reduseres dersom en får utsatt skattefordel et år.

7

Under Utbytte finner en beregningen av maksimalt utbytte og plass for å avsette og bokføre utbytte.

8

Under Avstemming av egenkapital finner du felter for korrigeringer som ikke ligger i regnskapet.

Gå videre til Foretaksopplysninger og underskrifter for registrering av opplysninger.