Nyttige tips

Brukernavn og passord må tastes inn under Agro | Oppsett|..| Import.

Selve bokføringen skjer ved at du går til Regnskap | Bokføring,
velger ‘Importere’, krysser av for EHF faktura og taster OK.

Bilagene legges automatisk i egen bilagsserie: ‘Import elektroniske fakturaer’.

Du får ingen melding fra faktura-avsender om at EHF er sendt. Det er derfor ditt ansvar å sjekke med jevne mellomrom.

Konto 4000 foreslås som standard kostnadskonto. Endre evt. denne.

Hver mottatte faktura faktureres med kr. 3,00 + mva. Fakturering skjer i forbindelse med ordinært forfall for brukeravgift.

Hent digitale skattekort fra Altinn

Rutinen fungerer slik:

Endre regnskapsår til det året du skal hente skattekort for.

Opprett først arbeidstakerne i nytt år på vanlig måte (hent fra i fjor dersom du har arbeidstakere der).

Kontroller at arbeidstakere som har sluttet (og som du dermed ikke skal hente skattekort for) faktisk har en registrert «Sluttet»-dato. Har de slutt-dato som er eldre enn bestillingsdato, blir de ikke med i bestillingen.

De som bare skal ha utbetalt feriepenger i år, trenger ikke skattekort.

Klikk knappen ‘Hent skattekort’. I dialogen som kommer må du angi kontaktperson for bestillingen, med e-post og mobiltelefon. Velg samtidig om denne kontaktpersonen er å regne som felles for alle klienter i datasystemet ditt, eller bare for denne klienten.

Kontroller listen med arbeidstakere (nederst i dialogen).

Alle arbeidstakere som ligger her, vil få beskjed om at du har hentet skattekort for dem.

Klikk knappen ‘Bestill’ for å sende bestillingen (Evt. ‘Oppdater’ hvis du har hentet skattekort for inneværende år tidligere).
Skatteetaten vil sende varsel på e-post og sms når skattekort er klar for nedlasting. Dette vil normalt skje i løpet av 1 virkedag. Meldingen vil også komme i foretaket sin ‘innboks’ i Altinn.

Når du har mottatt melding om at skattekort er klare kan du laste dem ned. Når det er mer enn 1 dag siden bestilling, og du åpner bildet for ‘Arbeidstaker’ eller ‘Avlønning’ vil programmet spørre om det skal laste ned skattekort. Svar ‘Ja’ på dette.

Du blir da bedt om å legge inn personlig innlogging til Altinn, med mottak av pinkode på SMS.
Altinn krever rollen ‘Utfyller/Innsender’ for å hente skattekort. Rollen må være delegert både til foretaket som er tilknyttet datasystemet, og til den personen som logger inn ved nedlasting av skattekort.’
Etter innhenting av skattekort må du som bruker ta stilling til om foretaket er hovedarbeidsgiver eller biarbeidsgiver for hver arbeidstaker. Hvis man velger ‘Biarbeidsgiver’ vil eventuelt skattetabell skjules, slik at kun % satsen er tilgjengelig for programmet. Hvis man senere velger ‘Hovedarbeidsgiver’ vil skattetabellen hentes fram igjen.

Dersom arbeidstaker har skattetabell må du spesielt kontrollere valget for tabelltype. Denne kommer ikke fra Altinn, men programmet velger månedstabell som standard. Du må derfor selv passe på at dette blir korrekt.

Vær oppmerksom på at arbeidstakerens adresse ikke er med i importen fra Altinn, mens skattekommunen er med.

Hvis du skal hente skattekort for 2. gang (eller mer) for samme år, kan det være lurt å skrive     ut rapporten ‘Arbeidstakere, detaljer’ først. Da kan du sammenligne de nye

skattekortopplysningene med de gamle.

Alternative rutiner for henting av skattekortopplysninger:

Alternativ 1:
Hvis det er problemer med å laste ned opplysninger fra Altinn kan du lese inn opplysninger  fra fil:

Logg deg på Altinn og gå til innboksen for org.nr. som har bestilt skattekort. Der finner du  meldingen (tidligst 1 døgn etter bestilling): RF-1211 – Svar på bestilling: elektronisk skattekort

Åpne meldingen og du finner en fil med navnet ‘orgnr.txt’. Den kan lagres i arkivmappa til  klienten  eller annet sted på maskinen.

Åpne Agro Økonomi og gå til ‘Arbeidstaker’ eller ‘Avlønning’:

Hent skattekort og bruk knappen ‘Importere skattekort fra fil’.

Bla deg fram til riktig plassering, hent filen og trykk ‘OK’.

Alternativ 2:

Hvis du må ha skattekortopplysninger med èn gang, kan du bestille utenom  programmet:

Logg på Altinn, fyll ut RF 1307 og få svar umiddelbart. Opplysningene må da tastes manuelt  inn i  programmet på hver enkelt arbeidstaker.

Meldingen tyder på at Agro Økonomi ikke finner noen tilgjengelig skriver.
Prøv å velge skriver ved hjelp av skriver-knappen som finnes midt i skjermbildet når du har valgt ‘Rapport’ fra menyen i venstremargen.
Her velges standard skriver for Agro Økonomi.
Dersom ingen skriver er tilgjengelig her, kan du prøve følgende:

Gå til Kontrollpanel | Administrative verktøy | Tjenester og start tjenesten ‘Print spooler’.

Registrering i Altinn

Gå til siden altinn.no og logg deg inn ved hjelp av en av innloggingsmetodene der.

Når du er innlogget sjekker du først at det står fødselsnummeret ditt i boksen ‘Den jeg representerer nå.’ Dersom ikke; bytt til fødselsnummeret ditt.

Gå så til bildet ‘Min profil’ (som du velger fra den blå linjen i toppen). Her må du registrere ditt mobiltelefonnummer og et selvvalgt passord som du senere skal bruke til pålogging. Registrer gjerne også din e-post-adresse. Mobilnummeret må skrives som et sammenhengende tall uten mellomrom.

Neste trinn blir å registrere at du skal sende inn data direkte fra ditt økonomisystem. Dette må gjøres før du kan sende inn oppgaver/skjemaer fra Agro Økonomi.

1. Klikk på ‘Tilgangsstyring’ i toppen av bildet.

2. Sjekk at det fremdeles står ditt fødselsnr. i boksen ‘Vis roller for den jeg representerer nå’ øverst i bildet. Dersom ikke, bytt til ditt fødselsnr. og klikk knappen ‘Oppdater’.

3. Klikk på ‘Datasystemer’ til venstre i bildet.

4. Sjekk om du har registrert datasystem fra før (nederst i bildet). Dersom ikke, registrer følgende:
Beskrivelse:                 Agro Økonomi  <skriv inn i feltet selv>
Type datasystem:        Agro Økonomi  <velg fra listen>
Passord:                     <Registrer et eget passord her. Husk dette!>
Bekreft passord:           <Registrer passordet ditt en gang til…>

Klikk til slutt knappen ‘Legg til’. Du vil nå få tildelt et ID-nummer (nederst i bildet). Noter dette nummeret.

5. ID-nummeret og passordet registrerer du i Agro Økonomi under menyvalget Agro|Oppsett… -> Altinn
Du har nå registrert datasystemet ditt, og fått en ID som identifiserer deg og ditt datasystem når du skal sende noe til Altinn. ID’en er knyttet til fødselsnummeret ditt, og Altinn vil koble all innsending til dette fødselsnummeret.

Altinn vil uten videre også godta innsendinger som gjelder ditt eget organisasjonsnummer (f.eks momsoppgaver og lønnsoppgaver).

 

Sende inn på vegne av andre:

For at Altinn skal godkjenne innsending (og uthenting) for andre aktører må det delegeres roller i Altinn. Alle personer eller foretak som du skal sende for (bortsett fra eget organisasjonsnr) må delegere innsendingsrettigheter til det fødselsnummeret der datasystemet er registrert (som da er ditt fødselsnummer). Hvilken rettighet som behøves, varierer fra skjema til skjema. Fullstendig oversikt over hvilke roller som kreves finner du i Altinn, under hovedvalget ‘Skjema og tjenester’, ved å klikke på hvert enkelt skjema.

De to vanligste rollene som kreves er: ‘Regnskapsmedarbeider’ og ‘Utfyller/innsender’. Disse gir rett til å sende inn selvangivelse, momsoppgave, terminoppgave for lønn, lønns- og trekkoppgave, og årsregnskap til Brønnøysund. I tillegg kan du bestille elektroniske skattekort med disse rollene. For å hente ut forhåndsutfylt selvangivelse trenger du i tillegg rollene ‘Begrenset signeringsrett’ (Nynorsk: Avgrensa signeringsrett) og ‘Privatperson begrensede rettigheter’.

Slik delegerer du roller i Altinn:

1. Klikk på ‘Tilgangsstyring’ i toppen av bildet.

2. Du er nå kommet til bildet for administrasjon. Start med å velge korrekt person/firma fra boksen ‘Vis roller for den jeg representerer nå’ øverst i bildet. Velg det foretaket/personen som du skal sende inn skjemaer for og klikk knappen ‘Oppdater’.

3. Klikk på ‘Deleger roller og rettigheter’ til venstre i bildet. Dersom dette valget ikke er synlig har du ikke rettighet til å delegere roller for dette fødselsnr./firmaet. Da må du logge deg på Altinn med de personlige kodene til denne personen. (Hvis firma: til den personen som administrerer firmaet).

4. Kryss av for at du vil delegere til et fødselsnummer, og angi eget fødselsnr. (samme nr. som du brukte da du registrerte datasystem) sammen med etternavnet.

5. Rull nedover i bildet, og kryss av de rollene du vil delegere, eksempelvis ‘Regnskapsmedarbeider’, ‘Utfyller/innsender’, ‘Begrenset signeringsrett’ og ‘Privatperson begrensede rettigheter’.

6. Rull oppover i bildet igjen, og klikk på knappen ‘Deleger roller’ for å bekrefte delegeringen..
NB: Denne oppskriften viser fremgangsmåten for privatpersoner med tilknyttede foretak. Regnskapskontorer og aksjeselskaper bør ikke følge denne, men registrere datasystemet på sitt eget organisasjonsnr., ikke på fødselsnummer. Delegeringer fra regnskapskontorets klienter (som kontoret ikke har fått automatisk gjennom enhetsregisteret) må da alltid skje til organisasjonsnummeret.

Prinsippet med EHF-faktura er at fakturaen sendes elektronisk fra avsenderens økonomisystem, via et aksesspunkt, og direkte til mottakerens økonomisystem.
Mottakeren importerer fakturaen ved hjelp av ‘Importere’-knappen i bokføringsbildet. Det sendes ingen varsling på epost el.lign. så det er mottakerens ansvar å sjekke evt. innkomne fakturaer.
Agrodata har opprettet en felles avtale med et aksesspunkt for alle våre kunder, ang. sending av EHF-faktura.
Brukere av Agro Økonomi trenger derfor ikke foreta seg noe i forhold til dette.
Dere betaler kun pr. sendte faktura, ingen oppstart- eller års-pris.
Prisen er kr. 3,- + mva. pr. stk. Dette faktureres ved ordinært forfall for brukeravgift.

Registrer EHF-forsendelse på den kunden du skal sende dette faktura-formatet til.
Det gjøres i Reskontro (F3) på fliken ‘Forsendelse’:

1. forsendelse_ehf_faktura

ELMA registeret finner du oversikt over alle som kan motta EHF faktura. Det er organisasjonsnummeret som er nøkkelen. Hvis et firma har flere org.nr. så er det kun det/de org.nr som er registrert på ELMA registeret som kan motta EHF fakturaer.
Du må også registrere org.nr. på kunden (på fliken ‘Reskontrodata’).

Fakturaen lages på vanlig måte, men det er krav om at “Deres ref.” må være utfylt.

2. send_ehf_faktura

Sende EHF faktura til kunde:

Bruk knappen ‘Send ehf faktura’ i      Ordre/Faktura vinduet.

Du vil ganske raskt få en melding  som bekrefter at fakturaen er  levert.

I menyvalget Faktura | Rapport finner du rapporten «Logg fakturautsending». Denne viser hvilke fakturaer som er sendt til hvilket tidspunkt. (Agrodata a.s er i dette tilfelle mottakeren av EHF-fakturaen):

3. logg_fakturautsending

Det er mulig å motta EHF-faktura i Agro Økonomi.

Prinsippet med EHF-faktura er at fakturaen sendes elektronisk fra avsenderens økonomisystem, via et aksesspunkt, og direkte til mottakerens økonomisystem.
Mottakeren importerer fakturaen ved hjelp av ‘Importere’-knappen i bokføringsbildet. Det sendes ingen varsling på epost el.lign. så det er mottakerens ansvar å sjekke evt. innkomne fakturaer.
Det koster det samme å motta en EHF som å sende en EHF. Det er for tiden kr 3,- + mva. Det er ikke etableringsgebyr.

For å starte med mottak av EHF må det inngås en avtale med vårt aksesspunkt. Fremgangsmåten er å sende en e-post til kundeservice@agro.no med ønske om å opprette en slik avtale. Så oppretter vi avtalen for dere.

Vi trenger da firmanavn, organisasjonsnummer og kontaktperson. For å opprette avtalen må vi registrere et brukernavn. Hvis dere ikke oppgir noe annet så bruker vi den e-post adressen dere sender fra.

Vi sender tilbake et brukernavn og passord dere må registrere i oppsettet i Agro Økonomi.. Det vil også følge med rutine for hvordan dere importerer EHF fakturaer.

Når avtalen er godkjent og dere som står som godkjent mottaker av EHF fakturaer i ELMA registeret så skal de som ønsker det kunne sende dere en EHF faktura fra et program som har mulighet for det.

Skanneprosessen

Skannere har mange ulike valg for innstillinger alt ettersom hva man ønsker av kvalitet og automatisering. Vær oppmerksom på at høy kvalitet kan gi store filer. Prøv derfor å finne en optimal innstilling med hensyn til både kvalitet og størrelse.
De fleste skannere har funksjoner for å sette opp faste jobber, slik at man f.eks. kan ha en fast innstilling og fil-sti for hver enkelt regnskapsklient. Ta kontakt med leverandøren av skanneren for å finne ut hvilke muligheter din skanner har.

Bilag som skal skannes for bokføring i Agro Økonomi skal være i pdf-format og lagres i Agro6\Arkiv\Arkivklientnummer\Dokumentimport\2013 (det årstall som bilagene hører hjemme i).
Dersom denne mappen ikke finnes, kan man gjøre følgende for å opprette den:
Velg aktuell klient og gå til Bokføring.

1. Regnskap_Import_Skanning_bilag

1. Velg ønsket bilagsserie. Vi har ikke lagt opp til noen standard bilagsserie for skannede bilag, så her er det fritt valg.

2. Klikk ”Importere…”

3. Huk av for Skannede bilag

4. Når du klikker på den gule mappe-knappen opprettes mappen Dokumentimport\2013 (det regnskapsåret du har valgt), og du kan starte skanningen til denne mappen.

Dokumentinport og bokføring i Agro Økonomi

Gjør prosedyren som er forklart i punkt 1-4 over. Når du klikker på den gule mappa i punkt 4 får du opp dette bildet:

2. Regnskap_Valg_av_importfiler

5. Programmet åpner klientens arkivmappe \Dokumentimport\2013 (det året de skannende bilagene skal bokføres)

6. Marker de bilagene som skal importeres

7. Klikk ”Åpne” for å starte importen

Nå åpnes det første bilaget i et eget vindu og et nytt bilag blir automatisk opprettet i bokføringsbildet.

Det er hensiktsmessig å bruke en to-skjerm løsning, der man flytter vinduet med bilaget over på den ene skjermen og beholder Agro Økonomi på den andre. Rutinen blir da å lese bilaget på den ene skjermen og registrere bilaget i Agro Økonomi på den andre skjermen. Når man er ferdig med å registrere første bilag og lagrer dette, vil neste bilag i dokument-køen dukke opp, og et nytt bilag blir opprettet og er klart til registrering.

Tanken er at det skal være lettvint med en slik flyt i bilagsregistreringen. Men det er noe man må passe på når man henter inn mange bilag på en gang:

Hvis det dukker opp et bilag som man ikke ønsker å bokføre akkurat nå, kan man bruke knappen ”Fjern dokument”.
Man får da opp et spørsmål: “Ønsker du å flytte dette dokumentet tilbake til dokumentimport området?”
Klikker man Ja her, blir dette dokumentet flyttet tilbake til mappen den kom fra, og man kan importere det ved en senere anledning.
Klikker man Nei, vil dokumentet bli stående i skjermbildet (fungerer som Avbryt).

Nede til høyre i bildet som viser dokumentet finnes knappen  ”Lukk”. Hvis du må avbryte bilagsføringen før alle de merkede dokumentene er bokført, kan du bruke denne.
Når du vil fortsette bokføringen, vil du finne igjen de importerte (men ikke-bokførte) dokumentene ved å gå til Bokføring, klikke Importere, huke av for Skannede bilag og klikke OK (uten å klikke deg inn på dokumentimport-området og velge filer):

3. Regnskap_skanning

Bilag som består av flere sider/dokumenter
Alternativ 1: Flere siders bilag skannes separat, og man stiller inn skanneren for å lagre alle sidene som ett dokument (èn fil).
Alternativ 2: Når man kommer til et bilag med flere sider, henter man inn side1, fører bilaget og lagrer. Side 2 vil nå dukke opp som forslag til neste bilagsnr. Fjern dokumentet (dvs. at det flyttes tilbake til dokumentimport-mappen). For å slippe å huske på at man senere skal importere s.2, avbryter man nå bilagsføringen, ved å klikke “Lukk”. Korriger sist lagrede bilag og hent inn dokumentet som inneholder bilagets s.2. (Se beskrivelse under for henting av dokumenter til allerede lagrede bilag).
Deretter kan man fortsette bilagsføringen, som forklart over (siste skjerm-dump).

Vis (og hent) dokument
Hvis man ønsker å se dokumentene som er knyttet til et bilag, markerer man bilaget og klikker på ”Vis dokument..”  til høyre i skjermbildet. Man får da en visning av dokumentet i samme dokumentleser som da man importerte dokumentene.
Nederst i vinduet som viser dokumentet, finner man knappen “Hent dokument”. Den kan brukes for å hente inn flere dokumenter som skal knyttes til dette bilaget.
Man kan også benytte denne rutinen for å hente skannede dokumenter til bilag som ikke har noe tilknyttet dokument fra før.

Om dokumentleseren
Det vinduet som dokumentene vises i er en dokumentleser basert på Adobe Reader.
Vindustittel er ”Dokumentasjon for bilag  xxxxx”.
På verktøylinjen finner man ikoner for generell behandling av dokumentet (uavhengig av Agro Økonomi).
Det er bl.a. Skriver, Lagring, Bla-knapper, Forstørring/ forminsking og knapp for å vise dokumentet innenfor hele skjermen eller deler av skjermen:

4. Regskap_dokumentleser

Bruk gjerne disse knappene for å få visningen best mulig tilpasset dine behov.

Vi anbefaler at du leser gjennom det som står her før du setter i gang installasjonen. Nedlastingslinken finner du på

agro.no→ Kundesenter → Nedlastinger

Last ned Agro Økonomi serverversjon

Før du starter nedlasting og installasjon er det viktig å være klar over følgende punkter:

– Denne rettledningen er for brukere som kjører programmet på nettverksserver
– At det ikke fins en tidligere installasjon av Agro Økonomi (ingen Agro6 mappe)
– Agro Økonomi krever Windows 2000 eller nyere, og kan ikke kjøre på maskiner med Windows 95/98.
Installasjonen er delt i fire deler:

  1. Installasjon av Agro Økonomi og Firebird SQL server:

    Du må “sitte” på serveren for å foreta installasjon. Ved fjernbetjening av server, må det benyttes «konsoll». I en terminalserverløsning mener vi her filserveren, der programmet og dataene skal ligge. Installasjonen må skje på en lokal partisjon (ikke mappet nettverksdisk). Under installasjonen vil du kun få valg mellom fysiske partisjoner på lokal disk. Har serveren kun én disk må du installere på C:. Har den flere kan du med fordel unngå å bruke C:, hvis de andre diskene har kapasitet.

    Installasjonen vil automatisk installere Agro Økonomi og Firebird SQL server. Firebird SQL server følger Agro Økonomi og medfører ingen ekstra kostnad/lisens.

    Firebird vil installeres som en tjeneste på serveren, og du vil finne den i Kontrollpanel, under Administrative Verktøy, og Tjenester. Firebird starter automatisk opp etter evt. restart av serveren.

  2. Sjekk at AgServer starter:

    AgServer er et program som må gå kontinuerlig på serveren og har som oppgave å foreta sikkerhetskopi på bestilling fra brukerne i nettverket, samt å ta kopi av alle klienter kl 0300 hver natt. AgServer kan i tillegg benyttes til å oppdatere Agro Økonomi på serveren.

    Hovedinstallasjonen vil automatisk opprette tjenesten AgService (som du finner i Kontrollpanel, under Administrative Verktøy, og Tjenester) og starte programmet ‘AgServer’. Tjenesten er styrt av filen ‘AgGuardian’ som ligger på bin-området. Tjenesten AgService har kun én oppgave: Den skal sørge for at AgServer blir startet automatisk dersom den blir stoppet, etter evt. restart av maskinen, og senest en gang pr. døgn i forbindelse med nattlig sikkerhetskopi. Hvis tjenesten AgService ikke oppstår automatisk, kan den installeres manuelt ved å gi kommandoen ‘AgGuardian /install’ fra mappen ..\agro6\bin\ i et DOS-vindu, for deretter å gå til Kontrollpanel, Administrative Verktøy, og Tjenester og starte den.

  3.  Nettverksdeling

    Hvis partisjonen som installasjonen ligger på er delt fra før i nettverket trenger du ikke dele den ut igjen. Hvis ikke må mappen Agro6 «shares» ut og rettigheter deles ut til brukerne. Det gjøres ved å høyreklikke mappen og sette innstillinger under Egenskaper.

    Evt. brannmur må åpnes opp for trafikk mot Agro Økonomi og Firebird.

  4.  Oppsett på arbeidsstasjonene

    PC-er som skal jobbe mot serveren i nettverket må være registrert i samme domene eller i samme Windows Workgroup.

    Mappen Agro6 må mappes opp til en nettverksstasjon. Det gjøres ved å høyreklikke “Min datamaskin” (My computer) og velge «Koble til» (Connect).

    Snarveier til programmet opprettes ved å kjøre programmet ‘AgroIcon.exe’ som du finner under \agro6\bin fra hver enkelt arbeidsstasjon. Det blir opprettet 4 snarveier: Agro Økonomi, AgroFix, Agro Time og Agro Kontor. Slett evt. de du ikke har bruk for. Det kan alternativt lages snarveier manuelt ved å høyreklikke programikonet i agro6\bin mappa og velge Send Til\ Skrivebord (Lag snarvei).

For ordens skyld: Du trenger ikke sperre momsterminen(e) for å få riktig moms-oppgave eller regnskap.

Men for å sikre at et ferdig regnskap ikke blir endret, forsettlig eller ved uhell, vil det være fornuftig å sperre alle bilagsregistreringer når regnskapet er ferdig avstemt/godkjent.
Det kan gjøres enten ved å avslutte momstermin eller ved å sperre bilag månedsvis. Begge deler forklares under:

Velg Regnskap | Avslutning → Periodeavslutning