Agro Time er et frittstående timeregistrerings-verktøy som ligger i programpakken Agro Økonomi. Dette har mange nyttige funksjoner for deg som regnskapsfører og andre som skal registrere timer. Du kan kjøre Agro Time parallelt med andre moduler i Agro Økonomi, dersom du installerer Agro Økonomi server versjon. Husk å velge ”pålogging ved oppstart” når du får spørsmål om dette i slutten av installasjonen.
Oppstart: Første gang du starter AgroTime vil dette vinduet komme opp.
Du får opp en liste over alle klientene du måtte ha i Agro Økonomi. Du velger klienten som skal knyttes til timeregistreringene. Dersom den aktuelle klienten ikke er opprettet, gjøres dette i Agro Økonomi under ‘Klient’. Når dette er gjort, startes Agro Time igjen og du velger den nye klienten.
Tilgangskontroll
Time er avhengig av at brukeren er tildelt en ID. Du kan opprette nye brukere under Agro fra menylinjen, og videre Oppsett og Tilgangskontroll.
Timeregistrering
Regnskapsfører / medarbeider registrerer timer på hver klient (= kundekonto i reskontro) og med de prosjekt/arbeidstyper som er aktuelt. Registreringen danner grunnlag for fakturering til kunde, og for lønning til arbeidstakerne. Her får du god oversikt over medgått tid og et godt grunnlag for en riktig fakturering av timene, og en god dokumentasjon av hva som er utført.
Registrere timer
Tast ‘Insert’ for å opprette ny, blank linje. Dagens dato velges automatisk, men kan selvsagt endres om ønskelig. Tast inn fra- og til klokkeslett. Velg kunde ved å skrive en eller flere bokstaver i navnet og velge riktig kunde fra listen som dukker opp. Alternativt klikk på pilen til høyre i feltet. Velg aktivitet ved å taste aktivitetsnummer eller slå opp i listen med piltasten. Aktivitetslisten = varelisten i Agro Faktura. Nye aktiviteter/varer kan opprettes i Agro Time under menyvalget ‘Aktiviteter’ eller i Agro Økonomi under menyvalget ‘Faktura|Varer’. Om ønskelig kan det gjøres endringer/tilføyelser i tekstfeltet. Kolonnen ‘Tid’ og ‘Fakt tid’ (fakturerbar tid) er i utgangspunktet like, men kan endres manuelt. Det vil være kolonnen ”Fakt tid” som danner grunnlag for evt. senere fakturering.
Tips: Det er lurt å opprette en «kunde» som man kaller «Intern» el. lign. for å registrere timer som ikke skal belastes noen spesiell kunde.
Time-status
Oppe til venstre i Timeregistrerings-bildet angis status for ‘Timer’. Denne er i utgangspunktet ‘Kun registrerte’. Du kan bruke nedtrekksmenyen for å velge timer som er overført til en annen status: ‘Kun godkjente ikke fakturerte’ eller ‘Kun fakturerte’. Du kan også velge å vise ‘Alle’.
Fakturering på grunnlag av timeregistrering
Gå til ‘Timeregistrering ‘og hent fram de timene du ønsker å fakturere, ved å gjøre utvalg på grunnlag av:
– Kunde (1 eller alle) – Bruker (1 eller alle) – Prosjekt (1 eller alle) – Dato (se valgt intervall nederst i venstre hjørne)
Time-status bør som hovedregel være ‘Kun registrerte’ (øverst til venstre).
Velg ’Utfør’ og ’Lag ordrer’ fra menylinjen øverst, og du får fram et nytt vindu som viser samme time-utvalg. Her kan du markere alle eller gjøre utvalg ved å bruke Ctrl + mus eller Shift + mus. Klikk på knappen ’Lag ordrer’ når du har markert ønskede timer. I timeregistreringsbildet vil disse timene nå endre status fra ”Kun registrerte” til ”Kun fakturerte timer”. Du vil finne igjen ordrene i Agro Økonomi under Faktura|Massefakturering. Dersom du ønsker å gjøre endringer eller tilføyelser til ordrene, gjør du det i mappen Ordre/Faktura.
Skal du fakturere i et annet program, gå til rapport og skriv ut timeliste med de utvalgskriteriene som passer.
Godkjenne timer
Du kan velge å godkjenne timene, uten å fakturere dem. Kan hende du vil fakturere dem senere, eller du skal fakturere dem i et annet program, eller det er interne timer som ikke skal faktureres noen gang. Gjør et utvalg av timer, på samme måte som når du skal fakturere. Velg ‘Utfør ‘ og ‘Godkjenn timer’.
Rapporter
Vær oppmerksom på at rapporten ‘Timeliste’ har uvanlig mange rapport-parametre. Det betyr at du i stor grad kan komponere din egen spesielle rapport, ved å velge ulike utvalgskriterier (Venstre del av bildet = ‘Utvalg’). Under ‘Sortering’ kan du velge inntil 3 kriterier, og du kan velge om du vil ha bruddsum for hvert av kriteriene.
Rapporten ‘Timeliste kunder’ er identisk med ‘Timeliste’, bortsett fra at det er standard krysset av for sortering og bruddsum pr. kunde.
Velkommen som bruker av Agro Økonomi Regnskap. For informasjon om installering av programmet, se heftet “Installasjon, oppstart og sikkerhetskopiering”.
Første gangs oppstart
Når klienten er valgt, vil en undermappe under ‘Klient’ med navnet ‘Første gangs oppstart’ vises i den loddrette menyen til venstre:
I denne mappen finner du operasjoner du bør gjennomføre ved oppretting av en ny klient. Det er 5 forskjellige aktiviteter, som må gjennomføres i kronologisk rekkefølge. Etter hvert som du gjennomfører aktivitetene, vil de bli merket som utført («Ok»).
Punkt 1 ‘Velg kontoplan’ må gjennomføres før du går videre. De andre aktivitetene kan du evt. gjennomføre senere. Hvis du er usikker på om du er ferdig, skal du ikke velge punkt 5 ‘Godkjenn oppstart’. Dette vil nemlig fjerne ‘Første gangs oppstart’ fra menyen. Til venstre i skjermbildet, under de 5 punktene, finner du tips til utføring av de enkelte aktivitetene.
Velg Kontoplan (1)
For alle klienter må det velges en kontoplan. Kontoplanen er “ryggraden” i økonomisystemet. Når du klikker på ‘Velg kontoplan’ få du en oversikt over 6 alternative morkontoplaner: Landbruk, Forretning, Fiske, Forsøksring, Idrettslag og Forening.
Velg den kontoplanen du ønsker (du kan kun velge en). Velg i tillegg avdeling/driftsgren/selskapsform i boksen under kontoplanalternativene. Landbruk og Forretning har her flere alternativer. Klikk til slutt ‘Lag kontoplan’.
Hvis du skal opprette flere klienter, er det mulig å kopiere kontoplan (evt. også reskontro) fra en annen klient.
Registrer kunder og leverandører (2)
Her registrerer du kunder og leverandører i reskontro, og åpningsverdier (krav eller gjeld pr. 1.1.) til disse. Alle kunder og leverandører som har inngående saldo må registreres her (andre kunder og leverandører kan du registrere senere).
Kunder registreres med kontonr. fra 10000 og oppover. Leverandører fra 20000 og oppover. Tast INS for å legge til en ny kunde eller leverandør. Dersom markøren står på en kundekonto, vil du få forslag til ny kundekonto. Tilsvarende for en leverandør.
Hver kunde og leverandør kan registreres med mange forskjellige opplysninger, men i denne omgang er det tilstrekkelig å registrere navn, org.nr. (krav for leverandører) og inngående saldo. Du kan finne mer informasjon om reskontroopplysningene (og mye annet) i Hjelp-funksjonen i programmet. Velg Hjelp | Emner i hjelp -> Indeks/Stikkord eller Søk.
I den nedre delen av bildet, vil du se at programmet beregner hvor mye som skal overføres til konto 1500 (Kundefordringer) og 2400 (Leverandørgjeld) i hovedbok.
Registrer åpningsverdier i hovedbok (3)
I dette bildet registrerer du inngående regnskapsverdier (saldi pr. 1.1.) for balansekonti. Alle balansekonti fra valgt kontoplan kommer fram, og du kan registrere mengde og beløp på de konti som skal ha saldo. Hver konto blir vist med kontonr, avdeling og evt. prosjekt.
Merk at:
– varelagerkonti bør registreres med både saldo og mengde. – gjelds-saldi skal alltid registreres med minus-fortegn. – konti for kundefordringer, leverandørgjeld og egenkapital blir postert automatisk. Saldo for disse vises nederst i bildet.
Du vil sannsynligvis ha bruk for å legge til nye konti i oversikten. Dette kan gjøres på 3 forskjellige måter:
Hente fra kontoplan/ morkontoplan (anbefales). Tast F4 for å slå opp i kontoplanoversikten. Klikk på ‘Vis morkontoplan’, og bla deg fram til aktuell konto. Merk konto, evt. flere konti samtidig, og klikk på ‘Kopier konti’. Aktuelle konti blir innlagt i egen kontoplan. Klikk på ’Skjul morkontoplan’. Merk den nye kontoen i lista til venstre, og tast for å hente konto. Dersom du har valgt en varelagerkonto som har produktkoder, må du velge fra lista som kommer fram.
Lage ny konto manuelt. Denne metoden er aktuell dersom du skal opprette flere konti for bankinnskudd, lån etc. Plasser markøren på den kontoen du vil at ny konto skal etterfølge, og tast INS, evt. klikk på knappen ‘Ny konto’. Et bilde for registrering av ny hovedbokskonto kommer fram, og nytt kontonummer blir foreslått. Se hjelpeemnet Vedlikehold Hovedbok for informasjon om de forskjellige feltene som skal fylles ut. NB: Det vil aldri være aktuelt å benytte annen avgiftskode enn 00 på balansekonti.
Ny avdeling/prosjekt. Dersom du allerede har aktuell konto i bildet, men trenger samme konto på en annen avdeling, evt. med et annet prosjektnummer, benytter du denne metoden. Plasser markøren på aktuell konto, og klikk på knappen merket ‘Ny avd./prosjekt’. Registrer avdeling/prosjektnummer for den nye kontoen, og bekreft med ‘Ok’.
I den nedre delen av bildet ser du overføringer til konto for kundefordringer og leverandørgjeld på grunnlag av registrerte åpningsverdier i reskontro:
Denne overføringen skjer automatisk, og du skal ikke registrere saldo på disse manuelt. Bildet viser også utregnet egenkapital postert på konto. Dersom du benytter andre egenkapitalkonti enn det programmet foreslår, registrerer du saldo på disse manuelt.
Skriv ut dokumentasjon (4)
Når du har registrert åpningsverdier i reskontro og hovedbok, vil det være naturlig å ta en utskrift av disse slik at du lettere kan kontrollere at det som er registrert er korrekt.
Godkjenn oppstart (5)
Når du har valgt kontoplan, registrert åpningsverdier, og kontrollert at disse er korrekte, kan du godkjenne ‘Første gangs oppstart’. Mappen vil da forsvinne fra funksjonslisten. Dersom du senere får behov for å endre åpningsverdier, kan mappen hentes fram igjen ved å velge Agro|Oppsett|Klient|Vedlikehold og krysse av for ’Vis første gangs oppstart’. Etterpå må du gå til klientoversikten og velge klienten på nytt.
Registrere et nytt bilag
1. Velg Regnskap | Bokføring fra funksjonslisten til venstre.
2. Bilagsserien ‘Vanlige bilag’ er forhåndsvalgt.
3. Vi anbefaler å bruke tastatur istedenfor mus ved bokføring. Beskrivelsen videre fokuserer derfor på det.
4. Tast INS, evt. klikk på knappen for ‘Nytt bilag’ for å registrere et nytt bilag. Bilagsnr. velges automatisk, og markøren står nå i feltet ‘Dato’.
5. Dato tastes med fire siffer, uten skilletegn. Eks: 4. juli tastes ”0407”. Fortsett med ENTER. Feltet Periode (‘Per’) settes automatisk lik måneden i datofeltet0400. Dette kan avvikes ved manuelt å endre feltet.
6. Legg inn en bilagstekst som sier noe om innholdet i bilaget. Hvis du ikke taster inn tekst, vil kontonavnet fra linje 1 automatisk hentes inn som bilagstekst. Tast ENTER for å gå videre.
7. Tast kontonummer for kostnaden eller inntekten du skal bokføre. Feltet inneholder 4 tegn for konto + 2 tegn for avdeling. Dersom din kontoplan kun har 1 avdeling velges denne automatisk (f.eks. avd. 70 i forretningsregnskap). Dersom du skal ha en annen avdeling enn den som foreslås tastes dette med punktum eller komma som skilletegn. Eks: Konto 6600, avdeling 20, taster du ‘6600,20’.
8. Tast ENTER for å bekrefte kontonummer. Kontonavn og avgiftskode blir hentet fra kontoplanen, og markøren flytter seg til feltet ‘Beløp’.
Du kan slå opp i kontoplan (F4) og reskontrobok (F3) dersom du ikke husker kontonummeret. Se emnet Bokføring under ‘Hjelp’ for mer informasjon om dette, eller tast F1.
9. Hvis du har behov for å bruke annen avgiftskode enn den som kommer fra kontoplanen, kan avgiftskoden endres. Bruk PIL ← for å flytte markøren til feltet ‘Avg’. Oversikt over tilgjengelige avgiftskoder finner du under Registre | Avgift…
10. Legg inn beløp. Positivt beløp for debet, og negativt for kredit. Konti som normalt skal ha kreditposteringer (inntektskonti) vil få ‘-‘ som forslag til fortegn. Fortsett med ENTER.
11. Legg merke til at evt. mva. blir beregnet automatisk, og kommer fram i egne felt nederst i bildet. Bilagsdifferanse blir vist nederst til høyre, og må være 0 før du kan lagre bilaget. Mva-beregningen settes automatisk til Brutto. Mva-beløpet vil da bli trukket fra det beløpet du har tastet. Ved å taste CTRL + N (hvor som helst i bilaget) settes mva-beregningen i bilaget til Netto. Mva-beløpet blir da regnet i tillegg til beløpet du har tastet.
12. Tast ENTER for neste linje i bilaget. Ønsker du å taste inn mengde, prosjekt eller linjetekst taster du isteden pil høyre →.
13. Du er nå i kontonummerfeltet i linje 2, og fortsetter fra pkt. 7. med neste bilagslinje.
14. Når du skal registrere siste bilagslinje for bilaget, kan du gjøre deg nytte av programmets automatiske funksjoner for avslutning av bilag:
a) Kontantbilag (betalt med kontanter el. bankkort): Dersom bilaget blir betalt fra ‘mest brukte betalingskonto’, taster du ENTER når markøren står i feltet for kontonummer, uten å registrere kontonummer først. ‘Mest brukte betalingskonto’ (kan endres under Agro|Oppsett|Klient|Regnskap| Bokføring) blir hentet, og bilagsdifferansen blir plassert i beløpsfeltet. Hvis bilaget blir betalt fra annen konto, taster du inn kontonr. Når markøren kommer til beløpsfeltet, taster du F9 eller / for å saldere bilaget. Bilagsdifferansen blir plassert i beløpsfeltet.
b) Kredittbilag (betalt over bank): Avsluttes mot reskontro: Tast kontonummer hvis du husker det. Alternativt skriv de første bokstavene i navnet eller tast F3. Her kan du også opprette nye reskontrokonti. Når markøren kommer til beløpsfeltet, taster du F9 eller / for å saldere bilaget. Bilagsdifferansen blir plassert i beløpsfeltet.
15. Tast F12 eller * for å lagre bilaget. Bildet blir tømt, og neste bilagsnummer blir foreslått. Fortsett med neste bilag fra pkt. 4. Dersom bilagsdifferanse ikke er 0, vil du få melding og må sjekke beløpene.
Vi har nevnt en del hurtigtaster i beskrivelsen over. Du finner en samlet oversikt over disse nede til høyre i bokføringsbildet:
Mer detaljer om bokføringsbildet
Bildet hentes ved å velge Regnskap – Bokføring fra funksjonslisten. Her foregår all bilagsregistrering. Eventuell korrigering av tidligere førte bilag gjøres også her. Bildet er todelt: Den øvre delen av bildet viser en oversikt over registrerte bilag. Du kan bla fram og tilbake i listen, og du kan velge ut bilag som du ønsker å se nærmere på. Den nederste delen av bildet benyttes ved registrering av nye bilag, og ved korrigering av bilag.
Bilagsserie
Bilagene kan registreres i ulike nummerserier, kalt bilagsserier. Det anbefales først og fremst ved store bilagsmengder. For å opprette nye bilagsserier, velg knappen ‘Bilagsserier…’ øverst i bildet:
Bilagsserien aktiveres ved å legge inn tekst på den nummerserien du ønsker. Du kan endre ‘Første nr’ men det kreves at det er minimum 1000 bilagsnr. i hver serie.
Bilagsserie nr. 8-15 + 20-23 er forhåndsdefinert for spesielle funksjoner. Disse kan ikke endres.
Bruk nedtrekkslisten for å velge bilagsserie:
Registrerte bilag innenfor valgt serie kommer da fram i oversikten.
Bilagsnummer
Bilagsnummeret er et unikt nummer som gis hvert enkelt bilag. Dette kan ikke endres. Bilagsdokumentene skal påføres dette nummeret, og sorteres kronologisk etter bilagsnummer. Ved registrering av nye bilag, vil programmet automatisk nummerere bilagene iht. valgt bilagsserie.
Dato
I dette feltet angir du datoen bilaget skal registreres på. Dette vil for en faktura være fakturadatoen, og for en betaling vil det være betalingsdatoen. Dato skal registreres med 4 siffer, uten skilletegn. Eks: 4. juli skal registreres som ‘0407’. Årstall skal ikke tastes her, da bilagsdatoen alltid vil ligge innenfor valgt regnskapsår. Hvis neste bilag skal registreres i samme måned, holder det å taste kun de 2 første sifrene.
Periode (‘Per’)
Periode vil i de aller fleste tilfeller samsvare med måned, og bestemmer hvilken avgiftstermin bilaget vil medtas i (dersom du har mer enn 1 termin). Periode blir også brukt som utvalgskriterium ved kjøring av rapporter. Gyldige verdier for periode er 1-12. I tillegg vil du få anledning til å bruke periode 13 til korreksjonsposteringer når periode 1-12 er sperret. Programmet vil automatisk sette periode lik måned i inntastet dato. Du kan manuelt overstyre dette.
Netto/Brutto
Her velger du hvordan programmet skal oppfatte beløpene du taster inn. CTRL + ‘N’ (Netto) angir at alle inntastede beløp skal forstås som ‘ekskl. mva’. ‘CTRL +B’ (Brutto) angir at alle beløp skal forstås som ‘inkl. mva’. For konti som ikke har avgiftsbehandling vil dette ikke utgjøre noen forskjell. Brutto er standard-valget i Agro Økonomi. Det er også mulig å taste ‘+’ eller ‘-‘ etter at du har tastet inn beløpet (deretter Enter). Da vil mva.beløpet hhv. legges til eller trekkes fra.
Bilagstekst
Her legger du inn en tekst som beskriver bilaget, og som vil ‘representere’ bilaget ved utskrift av kontospesifikasjon og bilagsjournal. Registrering av tekst er frivillig, og er ikke noe krav fra myndighetene. Dersom du ikke registrerer tekst, vil kontoteksten fra linje 1 automatisk hentes inn.
Kontonummer/Avdeling
Her angir du kontonummer/avdeling for hver enkelt bilagslinje. Kontonummeret er firesifret (femsifret for reskontro), etterfulgt av to siffer for avdeling. Kontonummer og avdeling skilles med et punktum (kan også tastes som komma). Konto 4100, avdeling 70 skal da tastes ‘4100.70’. Dersom du ikke taster avdeling, og kontoen du velger står med avdeling 00 i kontoplanen, velges ’mest brukte avdeling’ fra Agro|Oppsett|Klient|Regnskap|Bokføring.
Dersom du ikke husker kontonummeret, kan du gjøre oppslag i kontoplanen, evt. i reskontrobok, på forskjellige måter:
Hovedbok: 1) Dersom kontonummeret du har tastet ikke finnes, vil du få oppslag i hovedbok på det kontonummeret som ligger nærmest det du tastet.
2) Tast de 2 eller 3 første sifrene i kontonummeret, og tast ENTER. Du får nå oppslag i hovedbok på den første kontoen som passer med sifrene du har tastet. Denne måten å søke på er som regel den raskeste.
3) Trykk F4 for å åpne hovedbok. I oppslaget kan du velge om du vil sortere på kontonummer eller kontonavn ved å klikke på overskriftene. Du kan søke i oppslaget med tall eller bokstaver.
Reskontrobok:
1) Tast de første bokstavene i et reskontronavn etterfulgt av ENTER i feltet for kontonummer. Du får nå oppslag i reskontrobok på den første reskontrokontoen med navn som ligner på det du har tastet. Denne måten å søke på er som regel den raskeste.
2) Trykk F3 for å åpne reskontro. Her velger du også om du vil søke/sortere på nummer eller navn, jfr. punkt 3 over.
I oppslagsbildene flytter du markøren med PIL ↑ og ↓, og velger konto med ENTER. Når konto er valgt/tastet, vil avgiftskode og kontotekst komme fram automatisk. Hvis du taster ENTER i kontonummerfeltet uten å registrere kontonummer, vil bilaget avsluttes automatisk mot ‘mest brukte betalingskonto’. (Mest brukte betalingskonto angis i menyvalget Agro| Oppsett|Klient|Regnskap|Bokføring).
Prosjekt (‘Prj’)
Hvis du ønsker å dele regnskapet ditt inn i ulike prosjekt, kan du opprette dine egne prosjekt under Vedlikehold | Kontoplan -> Prosjekt .
Du kan også opprette nye prosjekt, eller få oppslag i eksisterende prosjekt, ved å bruke mellomromtasten i feltet ‘Prj’. Prosjekt 0 ‘Felles’ skal alltid beholdes.
Deretter kan du angi prosjektnummer på hver bilagslinje. Programmet vil selv foreslå prosjektnummer ut fra følgende kriterier:
1. Prosjekt tilknyttet valgt konto. I kontoplanen kan du registrere faste prosjektnummer til utvalgte konti. Bruk F4 og Detaljer, eller gå til Vedlikehold | Kontoplan. Dette prosjektnummeret blir da foreslått hver gang kontoen blir brukt.
2. Dersom konto ikke har tilknyttet noe prosjekt, vil programmet foreslå det prosjektet som er definert som ‘mest brukte prosjekt’ i menyvalget Agro|Oppsett|Klient|Regnskap|Bokføring.
3. Du kan selv overstyre programmets forslag ved å registrere annet prosjektnummer.
Avgiftskode (‘Avg’)
Hver konto i kontoplanen har tilknyttet en avgiftskode som forteller hvordan posteringer på kontoen skal behandles med hensyn til mva. Du kan selv overstyre avgiftskoden dersom du har en postering som avgiftsmessig skal behandles annerledes enn det som er vanlig for kontoen. Du kan gjøre oppslag i gyldige avgiftskoder ved å velge Registre|Avgift fra menylinjen, evt. ved å bruke mellomromtasten i ‘Avg’-feltet. Her finnes også koder for forholdsmessig fradrag av mva.
Beløp
Her taster du beløpet som skal posteres på valgt konto. Beløp uten fortegn = debet. ‘-‘ (minus) = kredit. Mest brukte fortegn for valgt konto vil bli foreslått av systemet. Du kan saldere bilaget automatisk ved å taste F9 eller ‘/’-tasten (skråstrek) på det numeriske tastaturet. Bilagsdifferansen blir plassert i beløpsfeltet, og bilaget balanserer.
Mengde
Du kan registrere mengdeopplysninger i tilknytning til hver postering. Dette kan være aktuelt dersom du ønsker at regnskapet skal vise hvor stor mengde du har kjøpt eller solgt. Ved bokføring av renter brukes mengdefeltet for å angi hvilken hovedbokskonto rentene tilhører:
2240 er i dette tilfellet den balanse-kontoen hvor selve lånebeløpet er postert. Denne koblingen kommer til syne i rapporten Gjeld- og kravspesifikasjon.
Linjetekst
Her kan du angi en spesiell tekst knyttet til den enkelte bilagslinje. Ved utskrift av kontospesifikasjon vil denne teksten komme i tillegg til teksten som tidligere er registrert på toppen av bilaget.
Et eksempel på typisk bruksområde for bilagstekst, vil være et samlebilag med forskjellige varekjøp, der teksting av hele bilaget under ett vil gi liten mening.
Summeringsfelter
Nederst i bildet finner du tre summeringsfelter som til enhver tid viser avgiftsberegning for bilaget, samt bilagsdifferanse.
Feltene ‘Utgående MVA’ og ‘Inngående MVA’ viser hvor mye merverdiavgift som er beregnet og postert i gjeldende bilag. Husk at når det gjelder Inng. mva, er det kun fradragsberettiget inngående mva som vises. Feltet ‘Diff.’ viser bilagsdifferanse til enhver tid. Bilaget må balansere (sum debet = sum kredit) før bilaget lar seg lagre.
Lagring av bilag
Bilaget må salderes og lagres før du kan registrere neste bilag. Lagring skjer med F12 eller *. (øverst til høyre på det nummeriske tastaturet). Hvis du ønsker å avbryte registrering/korrigering av et bilag uten å lagre, taster du ESC.
Forenklet bilagsregistrering
Agro Økonomi inneholder en del funksjoner som er laget for å gjøre arbeidet med bilagsregistrering enklere og raskere. Vi anbefaler at du lærer deg disse, og benytter mulighetene som ligger i systemet.
Kalkulator
Agro Økonomi gir deg tilgang til kalkulator direkte fra bilagsbildet. Mest effektivt er det å bruke kalkulatoren fra feltene ‘Beløp’ eller ‘Mengde’.
Tast F11 for å hente kalkulatoren. Vi anbefaler å bruke pc-ens numeriske tastatur inne i kalkulatorbildet. Her har du alle tall, samt de 4 vanligste regnefunksjonene + – * /. ENTER brukes som ‘=’, og DEL som ‘C’.
Når du er kommet fram til svaret, taster du på nytt F11, og tar da med deg tallet tilbake til ‘Beløp’ eller ‘Mengde’.
Mest brukte avdeling
Dersom du fører regnskap med flere forskjellige virksomheter i samme regnskap (avdelinger), kan det være hensiktsmessig å sortere bilagene i forskjellige bilagsserier etter hvilken avdeling de hører hjemme.
Når du da registrerer bilag i de forskjellige seriene, kan du ved å benytte innstillingen ‘mest brukte avdeling’ (se Agro|Oppsett|Klient..) spare deg for noen tastetrykk. Sørg for at denne innstillingen til enhver tid samsvarer med den bilagstypen du registrerer, så slipper du å taste avdelingen ved bilagsregistreringen.
Nye avdelinger opprettes under Vedlikehold | Kontoplan -> Avdeling:
Pass på å registrere riktig antall avgifts- terminer for avdelingen. Nacekode kan stå tomt.
Bilagsmaler
Ved hjelp av bilagsmaler kan du effektivisere bilagsarbeidet vesentlig. F5 i feltet ‘Bilagstekst’ gir oppslag i eksisterende maler. Du kan lage egne maler ved å taste ‘Alt’ + ‘F12’ før du lagrer et bilag. Se hjelpefunksjonen i Agro Økonomi for mer informasjon om dette: Tast <F1> for hjelp, velg Indeks/Stikkord og søk etter ’Bilagsmal’.
Automatisk generering av betalingsbilag
Ved føring av faktura via reskontro kan programmet automatisk foreslå betalingsbilag tilhørende en faktura. Denne funksjonen gir vesentlige besparelser. Slik benyttes rutinen:
1. Registrer kostnad/inntekt på den/de første bilagslinjen(e)
2. På siste bilagslinje registreres reskontronummer. Reskontro kan søkes opp på vanlig måte ved å taste første del av kontonavnet. Du trenger ikke taste inn beløpet eller saldere bilaget.
3. Sjekk at bilagssummen stemmer (i feltet ’Diff’ nede til høyre i bildet) og tast nå CTRL F12 eller CTRL *. Nå skjer følgende:
– fakturabilaget salderes mot reskontroen – fakturabilaget lagres – nytt bilag for postering av betaling foreslås automatisk med nytt bilagsnummer, og markøren står i feltet for dato. 4. Kontroller/korriger betalingsdato(bilagsdato i betalingsbilaget) og lagre betalingsbilaget med F12 eller *. Dersom du ønsker å lagre betalingsbilagene i en egen bilagsserie, kan du registrere dette under Agro|Oppsett|Klient|Bokføring.
Bilagsimport av utgående fakturaer
Hvis du bruker fakturamodulen i Agro Økonomi, blir fakturaene automatisk bokført i regnskapet, i en egen bilagsserie ‘Overføringer fra faktura’.
Remittering / ocr
Hvis du likevel bruker nettbank for betaling av fakturaer, kan du spare tid på å sende betalingsfil fra Agro Økonomi.
Har du store mengder utgående fakturaer kan det også være mye å hente på å bruke ocr-rutinen. Du må ha en avtale med banken om dette før du iverksetter rutinen.
Begge disse rutinene krever avtale med banken, men krever ingen ekstra lisens til programmet. Se mer om disse emnene under ‘Hjelp’ i programmet.
Andre rutiner i bokføringsbildet
Oppslag hovedbok/reskontro
Tast F3 for å hente reskontrooversikten, evt. F4 for å slå opp i kontoplanen. Bildet du får fram, og funksjonene knyttet til det, er identisk for reskontro- og kontoplanoppslag.
Du søker i listen ved å skrive inn søkekriteriet (navn eller nr). Søket foregår kontinuerlig etter hvert som du skriver. Du kan også flytte markøren i listen ved hjelp av piltaster.
Fra oppslagsbildet kan du utføre følgende operasjoner:
Hente konto
Tast ENTER for å hente merket konto.
Ny konto
Tast INS for å registrere en ny konto. Du får da fram et detaljbilde for reskontro, evt. hovedbokskonto. Hvis du skal opprette ny reskontrokonto vil neste ledige kunde/leverandørnummer blir foreslått. Markørens plassering når du trykker INS har betydning for hvilken type konto programmet oppretter. Dersom markøren er plassert på en kundekonto (10000-serien), vil programmet foreslå en ny kundekonto. Tilsvarende for leverandørkonti. Bruk gjerne globus-knappen (se bildet til høyre) for oppslag i Brønnøysundregistrene. Da kan du søke på org.nr. eller navn, og adressen blir hentet.
Ved oppretting av ny hovedbokskonto må du selv angi kontonummer. Vi anbefaler at du sjekker morkontoplanen før du evt. oppretter ny konto.
Kontospesifikasjon
Tast F2 for å kjøre kontospesifikasjon for merket konto. Kontospesifikasjonen viser alle registrerte posteringer på kontoen i inneværende regnskapsår.
Detaljer
Tast F4 for å vise detaljinformasjon om valgt kunde/leverandør, evt. hovedbokskonto. I dette bildet kan du også gjøre eventuelle endringer i opplysningene om kontoen.
Se mer om Reskontro og Kontoplan under ‘Hjelp’.
Søke etter bilag
Bruk knappen ‘Finne bilag’ for å søke i tidligere bokførte bilag:
Merk bilag
Hvis du lurer på noe angående føring av et bilag kan du merke bilaget med en kommentar. Bruk knappen ‘Merke bilag’.
Etter lagring av kommentaren blir bilaget farget gult, slik at det er lett å finne igjen. Du kan også kjøre rapporten ‘Bokføringsspesifikasjon kun merkede bilag’.
Noen generelle «kommandoer»
INS Setter inn ny linje CTRL DELSletter en linje TAB el ENTER Flytter markøren til neste felt SHIFT TAB Flytter markøren til forrige felt → ← ↑ ↓ Flytter markøren fra felt til felt F2 Endre informasjonen i et felt
Funksjonslisten
‘Hovedmenyen’ i Agro Økonomi kalles Funksjonslisten. Denne finner du normalt til venstre i skjermbildet. Klikk en gang for å velge en funksjon fra listen. Dobbeltklikk på en hovedfunksjon (f.eks. Regnskap) vil skjule underfunksjonene. Enkeltklikk på en hovedfunksjon vil åpne den igjen.
Menylinjen, Verktøylinjen og Tittellinjen
Menylinjen (2) finner du øverst i bildet, rett under tittellinjen (1). Gjør deg kjent med valgene under de enkelte punktene i menylinjen.
Verktøylinjen (3) finner du rett under menylinjen. Denne inneholder hurtigknapper til valg som du også finner under punktene i menylinjen.
Innholdet i verktøylinjen vil kunne forandre seg alt etter hvilken funksjon i programmet du har valgt. Enkelte knapper vil også kunne være inaktive av samme årsak.
Hjelp – elektronisk brukerhåndbok (F1)
Den aller enkleste og mest effektive måten å slå opp i brukerhåndboka er å taste F1. Du vil da få opp et hjelpeemne som gir hjelp om det stedet i programmet du befinner deg akkurat nå. Denne muligheten er tilgjengelig over alt, og vil lede deg til relevant informasjon. Om du ikke finner den informasjonen du søker umiddelbart kan du lete videre ved hjelp av metodene som er beskrevet under.
Emner i hjelp
Velg ‘Hjelp’ fra menylinjen, deretter ‘Emner i hjelp’. Her finner du 3 forskjellige ‘inngangsporter’ til hjelpeemnene. Alle leder til de samme hjelpeemnene, og du står fritt til å bruke den måten som fungerer best for deg:
Innhold
I innholdsfortegnelsen finner du hjelpeemnene organisert i en oversikt bestående av bøker og emner. En bok kan åpnes og lukkes (dobbeltklikk), og kan inneholde flere emner eller nye bøker. Dobbeltklikk på et emne for å gå til dette.
Stikkordregister
Et annet valg er ‘Indeks’ eller ‘Stikkordregister’ (navnet kan variere med ulike windows-versjoner). Her finner du en alfabetisk liste over stikkord som leder deg til relevante hjelpeemner.
Raskest oppslag får du ved å skrive inn det stikkordet du ønsker i søkefeltet. Etter hvert som du skriver vil programmet søke seg fram til ord som passer med det du har skrevet.
Når du velger et stikkord fra listen vil du få opp en oversikt over emner som har sammenheng med valgt stikkord. Dobbeltklikk på valgt emne for å se på dette.
Stikkordregisteret er svært anvendelig når du er på jakt etter flere hjelpeemner som har tilknytning til samme ting.
Søk
Fliken ‘Søk’ er 3. alternativ. Ved å angi søkeord i det øverste feltet vil du få fram oversikt over emner som inneholder angitt søkeord. Du kan godt skrive flere ord etter hverandre i vilkårlig rekkefølge. Listen nederst vil hele tiden vise emner som inneholder alle ord som du har skrevet i søkefeltet. Dobbeltklikk på et emne for å gå til dette.
Manøvrering i hjelpeemnene
Når du har fått fram et hjelpemne på skjermen har du mange muligheter til å gå videre for å finne annen relevant informasjon.
Vær oppmerksom på at når du kommer inn i et hjelpemne så er du ikke nødvendigvis plassert i toppen av teksten. Det vil ofte være mer tekst både over og under, og du kan bla opp og ned ved hjelp av rullinjen til høyre eller ↑ ↓.
Elektronisk brukerhåndbok for Agro Økonomi har en utstrakt bruk av hypertekst. Dette er tekst som er ‘klikkbar’, der du ved å klikke på teksten blir ledet videre til annen relevant informasjon direkte tilknyttet teksten. Hypertekst gjenkjenner du ved at teksten er farget og understreket. Hvis du har flyttet deg fra ett hjelpeemne til et annet, f.eks. ved hjelp av klikk på hypertekst, vil du kunne gå tilbake til forrige emne ved å klikke på knappen merket Tilbake.
Enkelte ganger vil du oppleve at du får opp et nytt hjelpevindu i tillegg til det du hadde. Dette kaller vi et oppslag, og du kan gå tilbake til opprinnelig vindu ved å taste ESC.
Hvis du befinner deg i et hjelpeemne som beskriver et skjermbilde i programmet, vil du finne hyperteksten Hurtigtaster rett under den blå overskriften. Klikk her for å få fram en oversikt over tastetrykk som gjør bruken av bildet mer effektiv.
Utskrift av hjelpeemne
Alle hjelpeemner kan skrives ut. Klikk på knappen merket Skriv ut, og velg utskriftsalternativer.
Sikkerhetskopiering
Gode rutiner for sikkerhetskopiering av dine egne datafiler er svært viktig for å unngå tap av data dersom uhell skulle oppstå. Vi anbefaler at du tar sikkerhetskopi etter hver arbeidsøkt.
Vi anbefaler at du bruker flere forskjellige kopi-enheter, som du veksler på å ta kopi til. Dersom feil skulle oppstå på en av enhetene vil du da ha en annen kopi (som riktignok kan være noe eldre) i bakhånd.
Vi anbefaler at du benytter minst 2 av disse alternativene: USB minnepinne, ekstern harddisk, send sikkerhetskopi på e-post til en annen PC eller bruk vår online backup-rutine.
Sikkerhetskopier blir lagret i 10 generasjoner (10 ulike filnavn) for å øke sikkerheten. Dersom du har fått en feil på en av sikkerhetskopiene, vil du da kunne gå tilbake til forrige generasjon for å hente feilfrie data. Vær obs på at siste generasjon ikke nødvendigvis har det høyeste nummer, da dette går i en rundgang (G01,G02,G03.. opp til G10, deretter G01,G02… om igjen).
Se mer om sikkerhetskopiering i heftet «Installasjon, oppstart og sikkerhetskopiering».
Agro Kontor er et frittstående internkontroll-verktøy som dekker kvalitetsikringskravene for regnskapskontor. Agro Kontor er et nyttig og effektivt program for deg som regnskapsfører. Du kan kjøre Agro Kontor parallelt med Agro Økonomi og/eller Agro Time, dersom du installerer server-versjon.
I Agro Kontor finner du:
– Klientregister med oversikt over oppdrag og faste opplysninger – Oppdragsjournal – Oppdragsjournal alle – Oversikt oppdrag – Mankolister – Rapporter
Programmet kan naturligvis brukes sammen med hvilket som helst regnskapsprogram.
Bruker du Agro Kontor dekker du kravene fra Kredittilsynet og NARF for fullstendig kvalitetssikring av kontoret.
Klientregister
Under fliken ‘Kontor’ i klientregisteret registrerer du nødvendig informasjon om oppdraget og hvem som er ansvarlig.
Trykk på knappen ”detaljer” for å huke av de oppdragstypene du skal utføre for denne klienten. (Trykk på Endre-knappen først).
Når dette er registrert, vet programmet hva hver enkelt faglig ansvarlig og/eller saksbehandler skal utføre.
Faste opplysninger har også en egen flik under ‘Klient.
Her registrerer du faste opplysninger pr. klient. Typiske opplysninger er notater om deling av inntekt, fordeling av strøm og telefon, og spesielle forhold som du må huske. Du kan selv legge inn nye momenter i registeret i tillegg til de forhåndsdefinerte. Opplysningene kan skrives ut pr. klient eller for alle klienter som en oversikt.
Oppdragsjournal
Her registrerer du det som blir gjort hver dag. Dato for mottak av bilag og bokføring av bilag, dato for innsending av momsoppgaver, levering av selvangivelse, utfakturering til kunde etc.
Disse registreringene oppfyller myndighetenes krav til dokumentasjon av regnskapsoppdraget.
På grunnlag av disse registreringene kan du også få oversikt over hva som er utført for hver klient.
Oppdragsjournal alle
Her kan du både registrere oppdrag og få oversikt over utførte oppdrag for flere klienter samtidig.
Eksempel på oversikt:
”Bruker 1” er saksbehandler og vil se oversikt over ”bilag inn”. Da ser man at Hansen Transport og Snekker Hansen har levert, men ikke de to andre klientene til ”bruker 1” (som er av huket med oppdrag «bilag inn» under Klient | Kontor -> Detaljer).
Her får du en tydelig oversikt over hvilke oppdrag som er utført, og hvilke som gjenstår. Andre gode eksempler på nyttige oppdragsoversikter er ”Alm. Mva 2 mnd. signert Altinn” eller ”Fakturert kunden”.
Eksempel på registrering for flere klienter samtidig:
”Bruker 2” er faglig ansvarlig og vil registrere at hun har levert 3 årsoppgaver mva. Start med å markere de 3 klientene (Ctrl + mus) og klikk ”Nytt oppdrag”.
I dialogboksen som nå dukker opp registrerer du oppdragstype, måned, år, dato og evt. fritekst.
Oversikt oppdrag
Her får du en grafisk oversikt over mange oppdragstyper samtidig.
Eksempel:
Øverst i bildet vises valgt bruker. Den som er pålogget er i utgangspunktet valgt, men man kan også velge andre.
Nederst finnes knappen ”Endre parametre”. Her velger du de oppdragstypene som du ønsker skal vises for valgt regnskapsår, termin og måned.
Klikker du på tallet i enden på søylen får du fram en rapport som viser hvilke klienter som er utført(grønn) og hvem som ikke er utført (rød)
Her får du en rask oversikt over framdriften på de oppdragstypene som er aktuelle akkurat nå.
Mankoliste
Her registreres mangler og spørsmål etter hvert som du fører bilag. Dette kan være til intern bruk, eller spørsmål du vil rette til klienten.
Bruker du Agro Regnskap kan du registrere direkte i mankolista fra bokføringsbildet ved å bruke knappen ”Merke bilag”. Du får opp dette vinduet og beskriver problemet:
Når du ønsker å lage et brev til klienten, velger du ”Utfør” fra menylinjen i Kontor | Mankoliste, deretter ”Lag brev til klient”. Du markerer de sakene du vil ha med, og klikker på knappen ”Lag brev”.
Da lages et Word-brev adressert til kunden. Brevet foreslås lagret i arkivmappen til klienten (agro6\arkiv\arkiv001\dokumenter). Du kan evt. gjøre endringer i brevet, og deretter skrive det ut eller sende det som vedlegg til epost. Kunden kan notere sine svar direkte i brevet og levere det tilbake til regnskapsfører, som i sin tur noterer svarene i mankolisten i Agro Kontor. Dette blir dermed en god dokumentasjon på framdriften i regnskapsarbeidet og kommunikasjonen mellom kontor og klient.
Rapporter
Agro Kontor har mange ulike rapporter som dokumenterer arbeidet. Vi trekker spesielt fram rapporten ”Bokføringsoversikt”. Denne gir god oversikt over hvorvidt bilag er innkommet og/eller bokført, for hele kontoret (ikke huk av for bruker) eller for en gitt bruker:
Tilgangskontroll
Kontor er avhengig av at brukeren er tildelt en ID. Du kan opprette nye pålogginger/brukere under Agro fra menylinjen, og videre Oppsett og Tilgangskontroll.
Velkommen som bruker av Agro Økonomi Hele programpakken inneholder moduler for regnskap, budsjett, faktura, lønn og skatt/selvangivelse. De forskjellige modulene av Agro Økonomi kan kjøpes og brukes enkeltvis, eller sammen (budsjettprogrammet forutsetter at regnskapsprogrammet er i bruk). Dersom du har en (eller flere) av modulene kan du enkelt oppgradere med nye moduler. Ta kontakt via telefon, epost eller hjemmesiden www.agro.no dersom du har behov for flere av modulene i Agro Økonomi. De delmodulene du ikke har kjøpt lisens til, vil fremkomme som demoversjoner. Demoversjonene har enkelte begrensninger, blant annet begrenset mulighet til utskrifter. På de aller fleste områder vil likevel demoversjonene være kjørbare, og alle data som du legger inn i en demoversjon vil du ta med deg videre dersom du senere velger å kjøpe lisens.
Installasjon
Nedlasting av Agro Økonomi
Linken som starter installasjonen av Agro Økonomi finner du på www.agro.no. Vi anbefaler at du leser gjennom det som står her før du setter i gang installasjonen.
Før du starter nedlasting og installasjon er det viktig å være klar over følgende:
Agro Økonomi er et windows-basert program.
Installasjonen foregår på følgende måte:
Start nedlastingen ved å gå til www.agro.no. Velg ‘Kundesider’ og ‘Nedlastinger’. Velg Agro Økonomi nedlasting og ‘Last ned PC-versjon’. Du vil få spørsmål om hva du vil gjøre med nedlastings-filen. Vi anbefaler at du velger ‘Kjør’. Dersom du får sikkerhetsadvarsel fra Windows (eller annen antivirusprogramvare) om kjøring av usikre filer, må du bekrefte med ‘Kjør’ en gang til. Evt. må du velge ‘Handlinger’ og ‘Kjør likevel’.
Nedlastingen starter, og etter kort tid vil du få frem et installasjonsbilde med teksten ‘Laste ned Agro Økonomi’. Klikk knappen ‘Start’ i dette bildet.
Nå starter selve hoved-nedlastingen av programmet. Dette vil kunne ta noe tid, selvsagt avhengig av din internettforbindelse. Bildet har en indikator som viser framdriften av nedlastingen. Har du for dårlig internettforbindelse, kan du få tilsendt CD fra Agrodata.
Når nedlastingen er fullført starter selve installasjonen. Du vil få spørsmål om hvilken stasjon du vil installere på. Vi anbefaler sterkt at programmet installeres direkte på stasjonen, og ikke i en undermappe. Velg stasjon og klikk ‘Start’. De nedlastede filene pakkes nå ut og installeres på valgt stasjon.
Første oppstart av Agro Økonomi
Agro Økonomi starter nå automatisk.
Du vil bli bedt om å oppgi navn og første regnskapsår (= det eldste året du planlegger å legge inn data for). Programmet vil da opprette en klient nr. 001, med det navnet du legger inn. Navnet kan endres senere, hvis behov.
Du får deretter anledning til å registrere brukerID og passord for pålogging. Standard-valget er imidlertid at du velger å komme direkte inn i programmet uten pålogging. Dersom du velger pålogging, kan brukerID for eksempel være forbokstavene i navnet ditt (fritt valg, men minimum 2 tegn.), og brukernavn kan være hele navnet ditt. Passord er frivillig, og du kan, om du vil, la dette feltet stå tomt. Du bør notere din valgte brukerID og evt. passord. Du kan senere også registrere flere brukerkontoer, dersom det er flere som benytter programmet.
Registrering av lisensinformasjon
Nå vil du få spørsmål om du vil registrere lisens, eller om du vil kjøre demo. Dette spørsmålet vil komme ved hver oppstart, inntil du har lagt inn lisensinformasjon. Det er ingenting i veien for at du først velger ‘demo’, dersom du ønsker å se hvordan programmet fungerer før du legger inn lisenskoden. Detaljert informasjon om inntasting av lisens, finner du i lisensbrevet som sendes deg fra Agrodata etter bestilling.
Du vil senere kunne starte programmet ved å: – benytte snarveien som normalt blir opprettet automatisk (agro6\bin\agro.exe) – gå til Start -> Alle programmer -> Agro Økonomi 6 -> Agro Økonomi
Registrere opplysninger om klienten (firmaet ditt)
Velg Klient fra menyen til venstre i skjermbildet. Klient er et valg under hovedmenypunktet Startside.
Klikk ‘Endre’-knappen for å registrere klientopplysningene dine, som f.eks. adresse, organisasjonsnummer mv. Org.nr. må registreres fortløpende, uten mellomrom, på følgende måte: “NO999999999MVA”. “NO” står for Norge, etterfulgt av 9 siffer og evt. “MVA” til slutt dersom klienten er registrert i merverdiavgiftsregisteret. Velg også selskapstype.
Klikk gjerne på flikene for Telefon og Tilleggsopplysninger. Her kan du registrere ytterligere opplysninger. Brukere av lønns- og fakturamodulen må registrere klientens/arbeidsgivers bankgironummer. eller klikk på ‘Lagre’-knappen.
Lagre klientopplysningene med F12 eller klikk på ‘Lagre’ -knappen.
Første gangs oppstart
Ved lagring av klientopplysningene føres du automatisk til menyvalget ‘Første gangs oppstart’. Dette valget kan du ellers finne under mappen ‘Klient’ i menyen til venstre. De fleste av aktivitetene her er knyttet til regnskapsdelen av programmet, og kan derfor utelates dersom du ikke skal føre regnskap i Agro Økonomi. Punkt 1 må imidlertid gjennomføres for alle program-moduler:
Velg Kontoplan
For alle klienter må det velges en kontoplan (også dersom du bare skal bruke f.eks. Faktura eller Lønn). Kontoplanen er “ryggraden” i økonomisystemet. Når du klikker på ‘Velg kontoplan’ få du en oversikt over 6 alternative morkontoplaner: Landbruk, Forretning, Fiske, Forsøksring, Idrettslag og Forening. Velg den kontoplanen du ønsker (du kan kun velge en). Velg i tillegg avdeling/driftsgren i boksen under kontoplanalternativene. Landbruk og Forretning har her flere alternativer. Klikk til slutt ‘Lag kontoplan’.
Hvis du ikke skal bruke regnskapsmodulen, kan du nå gå videre til punkt 5, Godkjenne oppstart. Punktene 2-4 er beskrevet i ‘Kom i gang Regnskap’.
Dersom du vil opprette flere klienter, går du tilbake til Klient og taster INSERT eller klikker på ‘Ny’-knappen . Etter at du har lagret klient 2, må du velge klienten ved å dobbeltklikke på klientens navn i klientoversikten (til venstre for registreringsbildet). Klientnavnet kommer da frem i tittellinjen til programmet, helt øverst i bildet. Du blir deretter ledet til ‘Første gangs oppstart’ for denne klienten. Se videre veiledning i brukerheftene for de enkelte modulene.
Sikkerhetskopiering
Du kan sikkerhetskopiere den klienten du arbeider med fra menyvalget Agro | Sikkerhetskopi (fra den vannrette toppmenylinjen).
Du vil også få tilbud om sikkerhetskopiering ved avslutning av programmet. Da foreslås det å ta sikkerhetskopi av alle klienter som har vært i bruk i siste arbeidsøkt. Her kan du også velge å ta kopi av klientregisteret (navn, adresse etc. for alle klientene dine). Det er særlig nyttig dersom du har mange klienter. Huk da av for ‘000 Fellesregister’. Kryss av for klienten(e) du vil kopiere og klikk på knappen “Utfør sikkerhetskopi”. Vent til du får en bekreftelse på at sikkerhetskopiering er utført.
Sikkerhetskopiene lagres i mappen agro6\db\backup (også dersom du ikke krysser av for noen av de 3 alternativene til høyre i dialogen). For å oppnå reell sikkerhet bør du krysse av for ‘Ekstra sikkerhetskopi lokalt’ og bruke den gule mappe-knappen for å velge f.eks. usb minnepenn eller ekstern harddisk. Vi anbefaler at du sjekker at valgt katalog har mottatt filene. Dersom du bruker minnepenn anbefaler vi at du veksler mellom flere penner, og at du flytter pennene til et sikkert sted borte fra PC-en.
Du kan også sende sikkerhetskopi på epost (til f.eks. regnskapsfører, revisor..) eller til deg selv, som en ekstra backup.
Vi kan også tilby lagring av sikkerhetskopiene dine på internett. Velg da ‘Online sikkerhetskopi’. Første gang du bruker rutinen blir du bedt om å velge et passord. Sikkerhetskopien blir lagt på en ekstern server på internett, sikret med ditt selv-valgte passord. Dataene er kryptert og kan kun hentes ut ved hjelp av passordet. Ta derfor godt vare på dette! Skulle du trenge å gjenskape en sikkerhetskopi på en ny pc (etter et havari), trenger du din lisens til Agro Økonomi + passordet for online sikkerhetskopi. Du kan fritt lagre inntil 1 GB uten ekstra kostnad. En gang i mellom bør du i tillegg ta kopi av hele agro6-mappen, bl.a. for å inkludere lisenser og evt. spesialtilpassede rapporter. Ved evt. pc-kræsj, er inn-kopiering av agro6-mappen den raskeste måten å komme i gang igjen på.
Forklaring til sikkerhetskopi-filene (gjelder for alle metodene som er beskrevet over): Det lages 2 filer for hver klient: DATA001-G01.zip og Arkiv001.zip (for klient 001). Data-filen inneholder alle registrerte data for klienten (unntatt navn, adresse etc.) for alle moduler og alle år, inkl. evt. dokumentdatabase (skannede dokumenter). Betegnelsen ‘G01’ betyr ‘generasjon 1’. Det lagres 10 generasjoner filer. Dvs. at når du lagrer kopi nr. 11 overskrives kopi nr. 1. Arkiv-filen inneholder rapporter og annet som er lagret i mappen agro6\arkiv\arkiv001. Dersom du har krysset av for ‘000 Fellesregister’ får du i tillegg filen AG-G01.zip. Denne inneholder data fra klientregisteret (navn, adresse, org.nr. etc.)
Sikkerhetskopien genereres av et tilleggsprogram til Agro Økonomi, kalt Agrofix (jobber i bakgrunnen). Agrofix kan startes direkte ved å gå til Start -> Programmer -> Agro Økonomi versjon 6 (eller fra snarvei på skrivebordet). Agro Økonomi og Agrofix kan ikke kjøres samtidig (unntatt for server-installasjoner). Dersom du får behov for å legge tilbakeen sikkerhetskopi, må du starte Agrofix direkte. Velg Gjenskape og marker klienten som skal gjenskapes.
Hente fil fra lokal lagringsplass: Kryss av for ‘Lokalt’ under ‘Velg område’. Filer fra standard backupkatalog (agro6\db\backup) vises i ruten oppe til høyre. Filer fra andre lagringsplasser hentes med knappen ‘Velg annen’. Sjekk at filen har ønsket dato. Dobbeltsjekk at du har valgt riktig fil i ruten ‘Detaljer om valgt sikkerhetskopi’. Velg ‘Utfør gjenskape’. Du får en melding/kvittering når gjenskapingen er fullført. Vær oppmerksom på at alle data for valgt klient vil bli overskrevet av dataene som ligger i den filen som gjenskapes (alle år og alle moduler). Det er mulig å gjenskape til et annet klientnummer enn det som ligger i filen. Du får da en ekstra varsling.
Hente fil fra online backup: Kryss av for ‘Online’ under ‘Velg område’. Du vil da bli bedt om å oppgi online passord, dvs. det passordet du brukte første gang du valgte online sikkerhetskopiering. Sjekk at filen har ønsket dato. Dobbeltsjekk at du har valgt riktig fil i boksen ‘Detaljer om valgt sikkerhetskopi’. Velg ‘Utfør gjenskape’. Du vil få en melding/kvittering når gjenskapingen er fullført.
Flytte Agro Økonomi til ny pc
Dersom du skal flytte Agro Økonomi til ny pc, skjer det enklest ved å kopiere hele mappen ‘agro6’ og lime inn på den nye pc-en. Da flyttes både programfiler, lisenser og data, og det gjenstår bare å opprette snarveier (agro6\bin\agro.exe + agro6\bin\agrofix.exe).
Informasjon om installasjon av Agro Økonomi Faktura.
En forutsetning for å opprette en faktura er at det minimum er opprettet en kunde og en vare.
Registrere ny kunde (reskontrokonto)
Kunderegisteret danner sammen med leverandørregisteret det vi kaller reskontro. Alle kunder må ha et unikt kundenummer (kontonummer) fra 10000 til 19999.
Du kan opprette nye kunder på to måter i programmet:
1. Reskontrooppslag Ved å taste F3 så får du frem reskontrokonti. Klikk «Ny reskontro».
Fyll ut feltene. Data som lagres her blir flettet inn i fakturaen som kundedata.
Kontonr : Når man klikker «Ny reskontro» henter programmet opp første ledige kundekontonr. Dersom du vil benytte et annet nummer kan du skrive det inn i feltet i stedet for forslaget. OBS. Kunder må være i 10000 serien
Kontonavn: Navn på kunden. Hvis det er et firmanavn skriver du hele navnet her. Hvis det er en privatperson skriver du etternavnet her og fornavnet i neste felt (Fornavn).
Adresse: Kundens adresse. Du kan registrere 2 adresselinjer, postnr. og sted. Poststed blir automatisk hentet når du skriver inn postnr.
Du har nå registrert de opplysningene som er nødvendige for å skrive ut faktura til denne kunden. Dersom du ønsker det kan du videre registrere kontaktperson, bank- og postgirokonti, kundekategori og fast rabatt %. Dersom denne kunden skal ha en fast rabatt på alle fakturaer bør dette registreres her.
Du kan også registrere flere forskjellige telefonnr og e-post adresser for hver kunde.
Forsendelse: Det du registrerer her får betydning for utsendelse av fakturaer og da spesielt på funksjonen «Masseutsendelse av fakturaer». Velger man EHF faktura er det et krav at man også registrerer org.nr på kunden. Velger man e-post må det stå en e-post adresse under «Arbeid» eller skrive en alternativ e-post adrese under Forsendelse.
Dersom du ønsker å avbryte registreringen uten å lagre ny kunde, taster du ESC i stedet for å lagre.
Agro Internett: I stedet for å skrive inn alt manuelt kan du bruke funksjonen Agro Internett:
1) Skriv inn søkeord og klikk «Søk». 2) Marker riktig kunde i listen. 3) Klikk «Hent detaljer». 4) Klikk «Kopier data» for å hente de inn i kunderegisteret.
(OBS: Husk å velge «Forsendelse» etterpå).
Registrere ny vare
Gå til Faktura | Varer (venstre meny).
Tast INS eller klikk på ‘Ny vare’ knappen.
Fyll ut feltene. Data som lagres her blir brukt når du setter inn varen på fakturaen.
Varenr: Når man klikker «Ny vare» vil programmet foreslå et nytt varenummer. Overskriv dette dersom du ønsker å registrere et annet varenummer. Et varenummer kan bestå av 15 tegn laget av tall og tekst men ikke spesialtegn som for eksempel «. Varenummer 01-99 er avsatt til «Faste tekster» og kan ikke brukes til varer.
Varebeskrivelse: Tekst som beskriver varen. Maks 50 tegn men ikke spesialtegn som f.eks «
Enhet: Her oppretter du en valgliste med enheter («Stk.» «Pakke» «Kg» «L» etc…) Når du ikke har opprettet varer tidligere fins det ingen valg her. Da må du skrive inn enheten så vil du få spørsmål om du vil lagre den. Svarer du Ja på det blir den lagret i listen og du kan hente den inn neste gang fra listen. Har du mange enheter kan du søke i listen.
Varegruppe og Varekode: Disse to feltene kan du fritt bruke til å gruppere varene dine. Ved kjøring av utskrifter fra vareregisteret kan du på grunnlag av disse registreringene gjøre utvalg for bestemte varegrupper eller varekoder.
Kontonummer: Alle varer må være tilknyttet en konto i kontoplanen for overføring til regnskapet. Du kan bruke kontoen som programmet foreslår, eller du kan overskrive denne. De 4 første sifrene i feltet angir kontonummer, de 2 neste angir avdeling
NB! Det er viktig at du velger en konto med korrekt avgiftskode. Avgiftsbehandlingen for varen blir bestemt av avgiftskoden på valgt konto.
Prosjekt: Agro Økonomi lar deg splitte regnskapet opp i forskjellige delregnskap, uten at dette innvirker på det vanlige skatteregnskapet ditt. Ved å merke hver enkelt vare med et prosjektnummer, vil du kunne ta ut rapporter som viser resultat pr. prosjekt.
Pris: Her registres pris på varen. Dersom du ønsker å angi pris inklusive merverdiavgift, krysser du av for dette i avkrysningsboksen til høyre for registreringsfeltet.
NB! Vi anbefaler på det sterkeste at du bruker konsekvent netto eller brutto priser. Blanding av netto og brutto på en og samme faktura vil bli svært uoversiktelig for kunden.
Bekreft lagring av varen med å klikke på Lagre (i høyre side).
Registrere ny ordre/faktura
Du kan bare registrere Fakturaer på det regnskapsåret du står i. Må du endre år kan du gjøre det fra Klient-bildet. Der kommer det opp grønne piler til høyre og venstre for årstallet (øverst) som du kan bruke for å bytte år frem eller tilbake.
Gå til Faktura | Ordre/Faktura (venstre meny).
Hent inn kunde ved å klikke på knappen Kunde, evt tast ALT K
Velg rett kunde fra listen som kommer opp. Du kan søke deg fram til kunden ved å skrive inn kundenavnet evt. kundenummeret. Marker kunden og klikk OK.
Kunden hentes inn i Ordre/Faktura bildet. Du kan se adresseopplysninger i det grå feltet under Kunde-knappen. Hvis det tidligere er registrert ordrer/fakturaer på denne kunden vil disse vises i oversiktslisten midt i bildet.
Når du skal lage en Faktura må du først starte med å lage en Ordre.
Tast INS eller klikk på «Ny ordre» knappen (til høyre).
En dialog for å sette ordredato kommer opp. Standard valg er dagens dato. Den kan endres bakover eller fremover i tid. Klikk OK for å gå videre.
En ny ordrelinje kommer fram, klar til å registrere første varelinje. Status er satt til Ordre (merket svart)
Klikk på nedtrekks-listen for «Varer». Her vil du kunne velge mellom alle varer som er registrert under Varer, Faste tekster og Maler.
Når varen er valgt vil programmet automatisk hente fram varebeskrivelse, prosjekt, enhet, pris og evt. rabatt. Hvis ønskelig kan disse opplysningene endres, f.eks. pris og rabatt %.
Vil du opprette en til varelinje kan du bruke piltastene og tast pil ned en gang så får du opp en tom ordrelinje og fortsetter på den.
Du kan velge å sette inn tekstlinjer i stedet for varelinjer. En tekstlinje kan inneholde fritekst, eller være helt blank. En tekstlinje får du dersom du lar feltet for varenummer stå åpent. Teksten skriver du i feltet for beskrivelse. Legg inn et mellomrom som beskrivelse for å lage en «blank» linje.
En tekstlinje kan også lages ved at du henter en fast tekst som du tidligere har lagret (under «Varer»).
En ordre kjennetegnes ved at den har status Ordre og at den i oversiktslisten ikke har et Fakturanummer.
Fakturering
Når alle linjene er ferdig registrert kan du velge å lagre ordren som en faktura. Det gjør du ved å klikke på knappen «Fakturer..». Du behøver ikke fakturere ordren med en gang. Du kan vente med den og gå direkte videre med å registrere neste ordre.
Når du klikker knappen «Fakturer», kommer det opp en dialog for å sette Fakturadato og ant. Dager til Forfall. Det som foreslås fra programmet kan endres. Fakturatype vil i starten være valgt «Faktura med kreditt». OBS: Hvis du endrer den til «Kontaktfaktura» så vil dette valget dukke opp som standard ved neste fakturering.
Etter at du har fakturert en ordre vil den endre navn i tittellinjen fra Ordre til Faktura, i oversiktslisten vil det nå stå et Fakturanummer på linjen og status har endret seg fra Ordre til Fakturert.
En ordre som er fakturert har blitt registrert i regnskapet og kan ikke endres eller slettes. For å korrigere en feil faktura må man lage en Kreditnota av den feile fakturaen og etterpå evt. lage en ny faktura som er riktig.
Utskrift eller sende e-post
Utskrift Når man vil ha en utskrift av en Ordre eller en Faktura gjør man det fra Ordre/Faktura bildet Marker ordren eller fakturaen i oversiktslisten og tast CTRL P ,eller klikk på ‘Utskrift’-knappen.
Dersom du bare ønsker visning på skjerm velger du i stedet å taste CTRL W , eller klikker på knappen for forhåndsvisning.
Sende på e-post Dersom du ønsker å sende ordren eller fakturaen med e-post markerer du den og klikker på knappen for e-post utsending.
EHF faktura Staten krever at fakturaer må være i Elektronisk Handels Format (EHF). Andre har også tatt i bruk dette formatet. Du kan sende EHF-fakturaer fra Agro Økonomi.
Fakturaen lages på vanlig måte, men det kreves at man legger inn ‘Deres referanse’ og at det er fylt ut organisasjonsnummer på kunden.
Når Fakturaen er laget markerer man den i oversiktslisten og klikker knappen:
Vi har opprettet kontakt med et aksesspunkt med felles avtale for alle våre kunder. Når det gjelder sending av EHF-faktura så er det ingen oppstart- eller mnd/års-pris. Dere betaler kun pr. sendte faktura og prisen er for tiden kr. 7,- + mva. pr. stk. Fakturering skjer ved ordinært forfall for årlig brukeravgift.
Eksport/Import av fakturaer i Agro Økonomi
Fakturaer som lages i Agro Økonomi blir automatisk bokført i regnskapet (i egen bilagsserie «Overføring fra faktura»).
Hvis du ikke fører regnskapet selv, og regnskapsføreren din bruker Agro Økonomi, kan du sende en fil med fakturainformasjon til regnskapsføreren:
1. Velg Faktura | Rapport
2. Endre profil til ‘Eksport’
3. Velg rapporten ‘Eksport faktura til regnskap’
4. Velg periode ‘Fra’ og ‘Til’
5. Hvis du har epost installert på pc-en (Outlook el.lign.): Klikk ‘Send til epost’ Tast inn mottakerens epost-adresse i meldingen som dukker opp, og send.
6. Hvis du har web-epost (hotmail, yahoo el.lign.): Klikk ‘Lagre’ Lagre gjerne på foreslått plassering. Opprett epost og hent inn filen som vedlegg.
Mottakeren av filen (den som skal bokføre fakturaene) gjør følgende: Lagre filen i klientens arkivmappe (f.eks. agro6\arkiv\arkiv001). Velg Regnskap|Bokføring, velg ‘Importere’, huk av for ‘Faktura’ og hent filen der du lagret den. Tast OK. Bilagene blir nå importert til en egen bilagsserie (velges automatisk): ‘Overføringer fra faktura’, bilagsnr. 70001 ->
Det er også mulig å importere fakturaer fra andre økonomisystem, evt. eksportere til andre.Les mer om det her.
Faktura-rapporter
Dette bildet henter du ved å velge Faktura | Rapport fra venstremenyen. Følgende rapporter er tilgjengelige fra fakturamodulen i Agro Økonomi:
Faktura/Kreditnota Dette er selve fakturablanketten. Dersom totalsummen er positiv vil den bli skrevet ut med overskriften ‘Faktura’. Dersom summen er negativ vil den få overskriften ‘Kreditnota’. Rapportparameter: Fakturanr: Angi fra-til fakturanr. du ønsker å skrive ut.
Hvis du ønsker å endre hva som vises i fakturaen, evt. legge til logo, så kan du klikke på knappen:
Avregning Dersom du lager Avregninger så bruk denne rapporten.
Ordre Ordreutskriften gir samme opplysninger som den ferdige faktura, men utskriften inneholder ikke fakturanummer, og heller ikke giro for betaling. Kan sendes til kunde som ordrebekreftelse..
Rapportparametre: Ordrenr: Angi fra-til ordrenr. du ønsker å skrive ut. Inkludere: Her velger du om utskriften skal omfatte alle ordrer, eller kun ordrer som ikke er fakturert (ordrereserve).
Følgeseddel Denne utskriften gir deg liste over alle varer i en ordre eller faktura med tilhørende antall, og med felt for manuell utfylling av ‘Levert’ og ‘Rest’. Fylles ut med penn ved pakking av varer, og legges ved forsendelsen.
Rapportparametre som for ‘Ordre’.
Fakturajournal Viser oversikt over fakturaer, sortert etter fakturanummer. I tillegg til fakturanummer viser oversikten fakturadato, kunde, beløp før m.v.a. (netto), beregnet m.v.a., samt totalbeløp inklusive m.v.a
Rapportparametre: – Fakturanr: Angi fra-til fakturanr. som skal medtas på utskriften. Programmet vil foreslå at rapporten starter der den sluttet sist du kjørte fakturajournal. – Periode: Angi fra- og til-dato for utskriften. Alle fakturaer med fakturadato innenfor angitt periode blir med i utskriften. Programmet vil med utgangspunkt i dagens dato foreslå fra 1.1. innværende år til dagens dato.
Fakturakonti Rapporten summerer opp overføringer til regnskap for et utvalg av fakturaer, og viser utfakturert beløp fordelt på overføringskonti. Rapportparameter som for fakturajournal.
Vareliste Gir deg en liste over varer som er registrert i vareregisteret. Oversikten viser varenummer, beskrivelse, enhetstype, overføringskonto til regnskap, pris og avgiftsbehandling. Dersom du ønsker varelisten utskrevet etter beskrivelse, kan du velge rapportmalen ‘Vareliste sortert etter beskrivelse’.
Rapportparametre: – Varegruppe: Angi fra-til varegruppe for varer du ønsker å medta på utskriften. – Varekode: Angi fra-til varekode for varer du ønsker å medta på utskriften. – Varenr: Angi fra-til varenummer for varer du ønsker å medta på utskriften.
Du kan kun gjøre utvalg for en av opplysningene om gangen.
Ordrejournal
Viser oversikt over ordrer, sortert etter ordrenummer. I tillegg til ordrenummer viser oversikten kunde, beløp før m.v.a. (netto), beregnet m.v.a., samt totalbeløp inklusive m.v.a.
Rapportparametre: – Ordrenr: Angi fra-til ordrenr. som skal medtas på utskriften. Programmet vil foreslå at rapporten starter der den sluttet sist du kjørte odrejournal. – Ordrejournal: Her velger du om utskriften skal omfatte alle ordrer, eller kun ordrer som ikke er fakturert (ordrereserve). – Periode: Angi fra- og til-dato for utskriften. Alle ordrer med odredata innenfor angitt periode blir med i utskriften. Programmet vil med utgangspunkt i dagens dato foreslå fra 1.1. innværende år til dagens dato.
Varestatistikk Viser omsetning pr. vare for en gitt periode. Omsetning vises i mengde og beløp (ekskl. m.v.a.).
Rapportparametre: – Kunde: Du kan avgrense rapporten til å kun ta med seg omsetning til et utvalg av kundene. Utvalg kan gjøres enten på grunnlag av kategori eller på grunnlag av kundenummer. -Vare: Du kan avgrense rapporten til et bestemt utvalg av varer. Utvalg kan gjøres enten på grunnlag av varegruppe eller varenummer. Dersom du benytter alfanumeriske varenummer, må du krysse av for dette – Inkludere: Her velger du om utskriften skal omfatte alle ordrer, eller kun ordrer som ikke er fakturert (ordrereserve). – Periode: Angi fra- og til-dato for utskriften. Alle fakturaer med fakturadato innenfor angitt periode blir med i utvalget.
Kundestatistikk Viser omsetning pr. kunde for en gitt periode. Omsetning vises i mengde og beløp (ekskl. m.v.a.)
Rapportparametre: Kunde: Du kan avgrense rapporten til å kun ta med seg et utvalg av kundene. Utvalg kan gjøres enten på grunnlag av kategori eller på grunnlag av kundenummer. Vare: Du kan avgrense rapporten til å gjelde omsetning av et bestemt utvalg av varer. Utvalg kan gjøres enten på grunnlag av varegruppe eller varenummer. Inkludere: Her velger du om utskriften skal omfatte alle ordrer, eller kun ordrer som ikke er fakturert (ordrereserve). Periode: Angi fra- og til-dato for utskriften. Alle fakturaer med fakturadato innenfor angitt periode blir med i utvalget.
Rentenota Skrives ut på grunnlag av opplysningene som ligger i purrebildet, og forutsetter at all tilgjengelig informasjon er hentet inn i purrebildet.
Purre- og rentenotaen inneholder ubetalte og forfalte fakturaer til kunder, med evt. belastninger for renter og gebyr. Det blir skrevet ut en rentenota pr. kunde. Dersom en kunde har flere forfalte fakturaer, vil disse komme på samme rentenota.
Rentenotajournal Skrives ut på grunnlag av opplysningene som ligger i purrebildet, og forutsetter at all tilgjengelig informasjon er hentet inn i purrebildet. Rapporten lister opp alle rentenotaene fra purrebildet, og summerer disse til slutt.,
Prisliste Prislisten lister opp varer fra vareregisteret, og viser enhetstype og pris. Dersom du ønsker prislisten utskrevet alfabetisk, kan du velge rapportmalen ‘Prisliste alfabetisk.QR2’.
Rapportparametre:
– Varegruppe: Angi fra-til varegruppe for varer du ønsker å medta på utskriften. – Varekode: Angi fra-til varekode for varer du ønsker å medta på utskriften. – Varenr: Angi fra-til varenummer for varer du ønsker å medta på utskriften.
Du kan kun gjøre utvalg for en av opplysningene om gangen.
Ordrekonti Rapporten summerer opp overføringer til regnskap for et utvalg av ordrer, og viser ordrebeløp fordelt på overføringskonti. Merk: Så lenge det er snakk om ‘ordrer’, vil overføringer til regnskap dreie seg om forventede posteringer. Faktiske overføringer skjer ikke før ordrene blir fakturert.
Hurtigtaster
Følgende hurtigtaster er tilgjengelige i Ordre/faktura-bildet:
CTRL DEL Sletter en ordrelinje fra en påbegynt ordre, evt. sletter en påbegynt ordre INS Setter inn en ordrelinje i en påbegynt ordre, evt. setter inn en ny ordre MELLOMROM Fra varenummerfeltet: Slår opp i vareregisteret CTRL F Fakturere en ordre CTRL O Vis alle ordrer CTRL N Kundenotat CTRL P Skriv ut ordre/faktura til skriver CTRL W Skriv ut ordre/faktura til skjerm CTRL R Hurtigpurring ALT O Flytt markøren til ordreoversikten ALT F Flytt markøren til ordreoversikten ALT K Velg kunde F1 Gir deg hjelp om det vinduet du befinner deg i F3 Reskontrooppslag
Verktøy for kontroll og dokumentasjon av regnskapstall
Agro Avstemming hjelper deg å kontrollere og dokumentere verdiene på balanse, resultat og reskontro. Alle konti vises med oppdaterte tall fra regnskapet, og du kan legge inn kommentarer og evt. dokumenter for å forklare den enkelte saldo. Konto-summene oppdateres automatisk, når du fører nye eller korrigerer bilag. Du vil da lett se om det har oppstått differanser i forhold til din forrige avstemming. Det er en stor fordel sammenlignet med statiske avstemmings-skjemaer.
Slik bruker du Agro Avstemming:
Velg Regnskap i menyen til venstre, deretter Avslutning, og Avstemming.
Forklaring til knappene oppe til høyre: «Vis dokument» kan brukes for å hente inn vedlegg som forklarer/dokumenterer en saldo. «Kontospesifikasjon» gir deg spesifikasjon av valgt konto (kan også bruke F2). «Kom i gang» forklarer en del hurtig-taster. «Åpne poster» vises i fliken Kunder og Leverandører dersom du har slått på Post mot post.
Velg hvilken måned du vil avstemme for. Her velger jeg august, da jeg skal avstemme for 4. termin. Saldoene pr. 31. august for hver enkelt konto hentes nå inn, og du kan velge mellom Balanse, Resultat, Kunder og Leverandører.
Vi foreslår å starte med kunder og leverandører:
Skriv inn det avstemte/kontrollerte beløpet i angitt kolonne. Alternativt tast F9 for å kopiere regnskapsverdien. Avvik blir 0 når kontoen har riktig verdi. Kolonnen for Regnskap oppdateres umiddelbart dersom du lagrer et nytt eller korrigert bilag i bokføringen.
Skriv inn det som er aktuelt for hver konto på kilde og kommentarer, og hent evt. inn dokumenter.
På samme måte kan du avstemme kontiene under Balanse og Resultat. Kontroller de du har behov for. Den første kolonnen Vis, angir hvilke konti som vises i bildet. Ved å høyreklikke på kolonnen kan du velge å merke alle, eller fjerne merkene, og du kan dobbeltklikke for å sette eller fjerne merket for en enkelt konto. Videre kan du klikke på Vis alle (kontoer) eller Vis merkede. På denne måten kan du få fram kun de kontoene du ønsker.
Dokumenter kan hentes inn ved bruk av knappen Vis dokument og Hent Dokument. Konti med vedlagte dokumenter, vises med en binders i feltet før kilde. Dobbeltklikk på linjen for å vise dokumentet.
Du kan skrive ut eller lagre PDF av rapporten Kontoavstemming ved å bruke knappene Forhåndsvis eller Skriver opp til høyre i bildet (alternativt Ctrl W eller Ctrl P). Vi anbefaler å lagre en pdf hver gang du er ferdig med en avstemming.
